会議のコーディネーター、または会議の計画担当者は、通常、最初の契約の締結からイベントの最終日の整理まで、会議のあらゆる側面に関与します。その間にあなたが遭遇すると期待できることができる義務の広い範囲があります。労働統計局が会議コーディネーターの雇用の増加を約10％と予測しているので、2014年以来、少なくとも2024年まで続くと予想される分野でかなりの機会がありました。
$config[code] not found事前計画
あなたが会議の準備を始める前に、コーディネーターとして、あなたのクライアントが必要とするすべての詳細が契約書に書かれていることを確かめることはあなたの責任です。あなたは何人の参加が予定されているか、何の食事やおやつが必要か、誰が対象としているか、会議の目的は何か、どのような予算があるのかクライアントがいることを制限します。さらに、ベンダー、施設、その他のサービスプロバイダと交渉して、イベントの総費用を記録する必要があります。あなたは通常あなたが内で働かなければならない予算を持っているでしょう。
イベントを企画する
イベントが開催される場所とサービスを提供するユーザーの詳細をすべて確定したら、その詳細を円滑な流れの中にまとめる責任があります。ワークショップの人気度や宴会チケットの購入予定人数に応じて、さまざまなスピーカーがどの部屋を使用するかを判断する必要があります。クライアントと一緒に、メニュー、テーブルの配置、エンターテイメントを選択し、マイクやスピーカーの視聴覚ニーズに合わせて調整を行います。あなたが会議を開催している場所以外のホテルに出席者が滞在している場合、あなたは彼らのために交通手段を手配しなければならないかもしれません。イベントの時までに、あなたはすべてのサービスのための詳細なスケジュールと連絡先のリストを作成しているはずです。
今日のビデオ
苗木によってあなたにもたらされた苗木によってあなたにもたらされたイベント監視
会議中は、土壇場でのリクエストに対応し、仕入先が想定どおりの場所にいることを確認するために電話をかけることになります。初日の早い時期に、施設の見学を行い、展示ブースが適切に設置されていることを確認します。ホテルにはゲストが到着する準備が整い、看板が適切であることを確認します。あなたはトランシーバーを携帯するか、クライアントの要求に即座に反応するようにあなたの携帯電話で準備をすることができます。会議の進行中に会議の進行状況を監視することに加えて、主に、問題が発生したときのトラブルシューティングと解決を担当します。
ファローアップ
効果的な会議コーディネーターが、イベントが成功したと見なされたかどうかを確認するために、クライアントにフォローアップを提供します。また、イベントの直後に支払いを回収し、ベンダーに支払いをする必要があります。イベントを離れる前に記入する参加者のための調査を作成し、あなたのクライアントと結果を共有してください。会議を開催した会社の主催者と意見を交換してください。多くの会議コーディネーターも彼らのサービスを販売することに関わっているので、あなたがこのフォローアップをするとき、あなたは次の会議または会議を調整する仕事を依頼するほうがよいかもしれません。
