21円滑な運用のためのオフィスの保管と組織のアイデア

よく整理されたオフィスは時間を節約し、幸せなあなたと幸せな同僚になります。

紙の束、ごちゃごちゃした引き出し、絡まったワイヤー、周りに座っているものの箱などを歩かなければならないことは大したことではないように思えるかもしれませんが、見つけやすいものの捜索に費やす時間を考えるとそれは本当の肉体的負担です、しかしそうではありません。混乱した電子ファイルと混乱は同じくらい大きな問題です。

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それから精神的な負担があります。あなたが意識的にそれに気づいているかどうかにかかわらず、雑然とすることは皆を強調しているかもしれません。

ここにあなたの物理的および電子的作業スペースを組織化する21の方法があります。

床から降りる

本棚や棚ユニットと垂直に移動します。多くの場合、デスクトップスペースまたはフロアスペースが不足しています。垂直収納はスペースをより効率的に使用し、目の高さでより多くを置きます。

「活動センター」を作成する

あなたが定期的に活動を行う場合は特に、あなたが活動を完了するために必要なすべてを1つの領域に入れてください。必要なものを探して組み立てるのに時間を浪費するのを避けることができます。たとえば、梱包と出荷のための消耗品と道具は、1つの領域にまとめてください。旅行用ブリーフケース、ネオプレン製の袖、携帯用の充電器など、旅行時に持ち歩くアイテムの棚を作成することもできます。

それをファイル、スキャン、それを細断処理

重要な書類（小切手など）が紛失する可能性があるので、デスクトップを受信トレイとして使用しないでください。署名入りの契約書など、紙の形で残しておきたいものは速やかに提出してください。デジタル形式に他の何かをスキャンします。紙を細断して廃棄するか、リサイクルします。

すべてのフォルダ

すべての紙の文書用のフォルダがあります。 Pendaflexハンギングフォルダーは、マニラの内部フォルダーと一緒に、安価なソリューションです。両方にラベルを付けます。 Pendaflexフォルダは、ファイリングキャビネット内のプレースホルダであり、常にそこに残しておく必要があります。内側のマニラフォルダーは、必要に応じて引き出すフォルダーです。それが終わったら、マニラフォルダをそのpendaflexに補充するのは簡単です。

ラップコンピュータコード

コンピュータケーブルと電気コードが絡まっていませんか。あなただけではありません。幸いなことに、特別なツイストネクタイとコードカバーは物事をきれいに保つことができます。コードにラベルを付けて、何かを外したり移動したりする必要があるときに正しいコードを見つけることができます。

コルクボードを使って、「トップオブマインド」のアイテムを目の前に配置する

タスクのチェックリストやその他の注意事項を参照する必要がある場合は、机の近くのコルクボードに固定してください。それが根本的な習慣になるまで、これはどんな新しいプロセスにも適しています。あなたがもはやそれを参照する必要がないとき、単にアイテムをアンタックする。

すべてのマニュアルを1か所に保管

プリンタの取扱説明書を参照する必要がありますか？または、Bluetoothヘッドセットに付属の小さな説明書を見つけますか。すべてのマニュアルを専用の引き出し、プラスチック製の箱、またはフォルダに入れておけば、それらを探す必要はありません。

分割引き出しを作成する

引き出しに仕切りがない場合は、安価な金属製または木製の仕切り、またはもっと良いのは再生プラスチックを購入します。デバイスの充電器を整理します。ペンペーパークリップ;メモ帳と付箋。はさみなどのアイテム。整理された引き出しが時間を節約するだけでなく、あなたが1日に数回ごちゃごちゃした混乱に飛び込む必要がなければ、ストレスが軽減されます。

棚を整理しておくためにLabelerを使う

ラベルが必要なファイルだけではありません。棚や引き出しにはラベルを貼っておくと便利です。そのようにして、オフィスの誰もがものを返すための正しい場所を知っています。

「やること」リストを保管する

精神的な混乱は、物理的な混乱と同じくらいの問題です。 Getting Things Doneシステムの重要なポイントの1つは、あなたの頭から紙の上（または電子リスト）にアイテムを取り出すことです。そのようにして、あなたは目の前のタスクに集中することができます。あなたのやることリストを短く整理しておいてください。

毎週のメンテナンスとクリーンアップ

各週末には、その週に使用したものを元の場所に戻します。用紙の束を細断処理またはファイルします。散らかったままにしすぎないようにすると、整理しやすくなります。

会社のドキュメントに中央クラウドロケーションを使用する

時間を節約し、全員が独自の「仮想ファイリング」システムを設定する必要性を回避する素晴らしい方法は、会社の文書用に1つの中央クラウドロケーションを使用することです。 GoogleドライブやOneDriveなどのオプションを使用すると、トピックやクライアントごとに中央フォルダを設定してドキュメントを共有できます。

プロジェクト管理ソフトウェアまたはタスクマネージャソフトウェアを使用する

プロジェクト管理システムにより、従業員はプロジェクトを追跡できます。さらに重要なことに、それは紙のやることリストと電子メールの指示、そしてそれらから生じる混乱を排除します。

領収書をスキャンしてクラウドに保存する

その後、領収書を破棄することができます。最新のモバイルアプリでは、スキャナーは必要ありません - 写真を撮るだけです。高度なアプリを使えば、（手動キー入力を避けて）自動的にあなたの会計記録やクレジットカードの記録と領収書を同期させることができます。

クイックリファレンスにブラウザのブックマークを使用する

定期的な参照サイトやログイン画面へのリンクを探すために時間を費やすことはありますか？それともどこでそれらを見つけるか覚えていませんか？ブックマークしてブックマークをフォルダに整理すると、数回クリックするだけでアクセスできます。

定期的な注文のお気に入りリストを保存する

もう1つの時間節約策は、あなたが定期的に使用するオンライン小売業者にお気に入りリストを保存することです。そうすれば、購入するたびに同じ消耗品を探す必要がなくなります。 Staples.comのようなサイトではお気に入りリストを保存でき、とても便利です。

古いファイルをアーカイブする

過去1年ほどでコンピュータファイル（特に電子メール）を使用したことがない場合は、それらをアーカイブします。あなたはまだそれらを持っているでしょう、しかしあなたは現在のアイテムを見つけるためにそれらを通って渡る必要はありません。一定期間後にアーカイブファイルを削除するポリシーを設定することも検討してください。

十分なアンチウイルスおよびアンチマルウェアソフトウェアを持っている

コンピュータウイルスやマルウェアの攻撃により、ファイルの損失や時間の損失よりも多くの混乱や混乱を招くことはほとんどありません。 '言っ途切れる！

メモ整理アプリを使用する

Evernote、MicrosoftのOneNote、SimpleNoteなどのノートアプリは、Webリサーチや電子ノートの整理と保存に役立ちます。

本当に「スマートな」電話は時間節約になります

賢明に使用されるスマートフォンは時間を節約し、私たちを幸せにすることができます。重要なことが起こった場合に備えて連絡を取り合っているので、家族のできごとのために罪を犯すことなく事務所を脱出できるかもしれません。必要なアプリを実行するのに十分な内蔵メモリを備えた強力なスマートフォンを用意してください。

全デバイスの自動同期

スマートフォンと言えば、事業主も従業員も同じ日に、1人あたりデスクトップコンピュータ、タブレット、スマートフォンなど、複数のデバイスを使用しています。クラウドファイルストレージ、または少なくともファイルを自動的に同期する機能は、時間を節約し、最新のファイルがないことによる混乱を避けるために不可欠です。