その重要な会議の時間です：あなたはあなたのファイルがどこにあるか知っていますか？

組織化されたビジネスマンは、参加するあらゆる取り組みにおいて組織化されたアウトプットを作成します。組織化されたビジネスマンとは、組織化されたビジネスマンがショーを運営していることを意味します。

物理的なスペースを整理しておくのは簡単ですが、経済的な成功という点では、内側にあるのが重要です。特にあなたのコンピューターのファイルとフォルダー。整頓されたコンピューターがなければ、見事なオフィスは豆の丘の価値がない。

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整理されたコンピュータ上のファイルとフォルダの外観

整理されたコンピューターには、ユーザーが探しているものを簡単に見つけることができるように名前が付けられて配置されたファイルとフォルダーが含まれています。ほとんどの人はファイルを保存したりフォルダを作成するときにこの意図を持っていますが、それは長続きしません。

デスクトップが乱雑になり、ダウンロードフォルダがオーバーフローし、削除されていないインストールファイルがハードドライブの大部分を消費するようになりました。既存のフォルダが見つからない場合は新しいフォルダが作成され、ファイルにはその時点で都合の良いと思われる名前が付けられます。特定のファイルを会議に持ち込む必要がある場合や、サーバー上のファイルにアクセスする必要がある従業員のチームがある場合は、これは機能しません。あなたのファイルにあなたの頭に浮かぶ最初のことに名前を付けることによって、あなたは混乱を引き起こしています。

コンピュータファイルの整理は順番から始まる

ファイル編成は命名規則から始まります。命名規則は、ファイルに名前を付けるための定義済みのテンプレートまたは構造です。たとえば、Microsoft Word文書を定期的に作成する場合は、作成日から始まるファイル名でそれらを保存することができます。文書にさまざまなイベントから編集された情報が含まれている場合は、ファイルを「日付+イベント名+文書の説明これにより、ファイルはフォルダ内で日付順、イベント順にグループ化されます。

命名規則が整っていれば、ファイル名のリストを見るとすぐにそれらを認識し、必要なものを見つけることができます。 RevEngine Marketingによって公開されているこれらの例でわかるように、命名規則を使用すると、世界ですべての違いが生じます。

使用する命名規則は、後でファイルやフォルダを検索する可能性が最も高い方法に基づいている必要があります。いくつかの便利な編成ツールの説明の中で、Setappは重要なことを指摘しています。良いファイル名を使用すると、ファイルを開かなくてもファイルに含まれる内容を知ることができます。手遅れで、異なる名前のファイルが大量に積み上げられている場合は、名前付け規則と名前変更アプリケーションを作成するために必要な作業が数分で完了します。

ファイルやフォルダの名前を変更する前に、明確な命名規則を考えてください。命名規則では、ファイル名に次のような重要な情報を含める必要があります。

ファイルが作成された日付。マーケティングファイルの場合、これはうまく機能します。たとえば、Word文書で電子メールニュースレターを送信する前に作成し、複数のリビジョンを作成したとします。各ドラフトを作成日と一緒に保存します。このようにして、昨日作成したドラフトに戻したいと決心した場合は、そうすることができます。
ファイルの内容が表す日付。たとえば、タイムラインに入力される履歴イベントのデータを収集している場合は、ファイル名に履歴イベントの日付を使用することができます。フォルダ内のこれらのファイルを表示すると、日付順に英数字順に整理されているため、時系列でコンテンツを簡単に抽出できます。
コンテンツが由来した場所。ネットワークイベントへの参加中に情報を収集する場合は、ファイル名に場所を追加すると、後で正しい情報にアクセスするのに役立ちます。突然気づいたことがあるかもしれず、昨年のDigital Hollywoodからの情報を含むファイルにアクセスする必要があるかもしれませんが、ファイル名に「Digital Hollywood」または「DH」を付けない限り、それを見つけるために文書を開く必要があります。
特定の日付の選択肢。「08-12-2015」のように完全な日付を使用する代わりに、ファイル名の中の4分の1を参照することをお勧めします。たとえば、「2015-Q3」は2015年の第3四半期を表します。任意の年の第3四半期の情報を参照する必要がある場合は、ファイル名を四半期ごとに整理する必要があります。それ以外の場合は、正しいファイルを入手したことがわかる前に、数学を使用して特定の日付を四半期に変換する必要があります。