事務スタッフの任務

事務スタッフはどんな会社でも重要な役割を果たします。スタッフは、一般的なオフィスの日常業務を担当するスタッフであり、多くの場合、会社のその他のさまざまな機能の実行も求められます。ただし、事務職員の職務と期待は応募者には必ずしも明確ではないため、採用する前に会社が明確に定義する必要があります。

電話

事務スタッフは、電話に出る、指示する、電話をかけるなどの責任を負っています。彼らは専門的な方法でこれらの電話をかけなければならなくて、人がそこにいないか、または別の電話に出ているならば、電話を転送して、適切なボイスメールボックスに電話をかけることができなければなりません。また、通話を正しく転送できるように、全従業員の役割に精通している必要があります。また、転送に必要な通話やテレマーケティングなどの通話の優先順位が低いことにも精通している必要があります。

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郵便物

事務スタッフは、受信メールと送信メールの両方に責任があります。受信メールはソートされて目的の受信者に配信されるか、顧客の苦情など郵送の性質を判断して適切な場所に送信するために事務スタッフによって開封される必要があります。送信メールは整理され、アドレスされ、そして刻印されなければなりません。さらに、事務職員は、小包配達および集配のためにFederal Expressなどの配送サービスと調整します。

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文書管理

内部文書を管理する責任は、事務スタッフにも大きく左右されます。事務職員は、すべての内部文書のタイピング、コピー、配布および提出または破棄について責任を負います。彼らは、適切なアルファベット順でファイリングシステムを維持し、一定期間後に破棄しなければならない機密文書を追跡します。さらに、大量のコピーがスタッフに委任されます。

イベントコーディネーション

事務職員はしばしば会社の出来事を調整することが求められます。彼らは食物が正しい時間に配達されるよう手配し、そして配布資料はコピーされ利用可能になるだろう。また、PowerPointプレゼンテーションやその他のマルチメディア要素をデザインするのに役立ち、イベントが始まる前に会議室自体が正しい順番になっていることを確認します。