受付係の良い資質

受付係は、最初の訪問または電話で顧客に挨拶する顔と声であることで会社を表します。優れた第一印象を作成する受付係の能力は、ビジネス全体の成功の重要な要素です。受付業務は、雇用主や業界によって多少異なる場合がありますが、業務に必要な共通のスキルや受付の資質があります。

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コミュニケーションスキル

コミュニケーションは受付係の責務の中心です。彼女は電話でそして直接に人々にはっきりと話すことができなければなりません。彼女はメッセージを受け取り、それらを適切な個人に伝えます。彼女は指示を出したり、質問に答えたり、他の従業員や部署に直接訪問者や電話をかけてきます。良い受付係は読みやすい筆跡を持っているのでメモやメッセージを簡単に読むことができます。

その分野の用語を知ることも重要です。たとえば、医療受付のスキルには、医療手続に関する基本的な知識や、保険会社や製薬会社が使用する用語が含まれることがよくあります。優秀な受付係は、基本的な質問に答えたり、発信者や訪問者を適切な部署に案内したりできるように、ビジネスとその専門用語について十分に知っています。

チームプレーヤーになる能力

受付係は、顧客と希望するサービスを提供する従業員との間のリンクとして機能します。受付係は顧客と顧客が彼らが望むものを手に入れるのを助けます。彼らは、電話をかけたり受けたりすることから、予約の予約をしたり、その他の日常的な事務作業を行うことまで、さまざまな方法で同僚を支援します。受付係は同僚同士のコミュニケーションも容易にすることが多く、ビジネスの円滑な運営を支援します。

コンピューターリテラシー

仕事によっては、受付係は電話に答えることや顧客に挨拶すること以上のことをするかもしれません。受付係の仕事には、手紙、メモ、請求書、スケジュール、その他の種類の文書や記録の作成が含まれます。今日のほとんどの企業は、文書の作成と管理を電子的に行っています。受付係は、Microsoft WordやExcelなどの標準的なワープロや表計算ソフトウェアに精通している必要があります。彼らは会社がその管理業務のために使用するかもしれないどんな特別なソフトウェアも学ぶことができるべきです。

受付係はまた標準的な事務用機器を操作する方法を知っているべきです。これには、複数回線の電話、コピー機、ファックス、郵便料金メーターが含まれます。

正しい性格

受付係のいくつかの資質は学校で学ぶことができません。受付係になるのはストレスが多いです。優秀な受付係は、落ち着きと効率性をもって一度に複数のタスクを処理します。何人かの顧客が注目を集めるために並んでいるかもしれません。配達の運転手は、電話を複数回線で接続している間に署名が必要になる場合があります。ある同僚がメッセージを同時に要求していると、別の同僚が予約のスケジュールを確認するように要求している可能性があります。優秀な受付係は、タスクが正しくタイムリーに実行されるようにタスクを整理して優先順位を付けることができます。

受付係として、あなたはおそらく同僚やクライアントに関する機密情報にアクセスすることができます。どちらも個人情報保護のための受付係の忠誠心と裁量を除いて例外があります。

発信人格は良い受付係のための明確なプラスです。勤務先によっては、顧客や同僚との交流が非常に多いので、忙しい一日を過ごすことができます。あなたが何を感じていても、どんな種類の日を過ごしていても、常に快適でビジネス的であることが重要です。

作業環境

受付係は通常、受付エリア、待合室、またはオフィスの机に座っています。最近の調査によるとボストングローブ現在働いている受付係の90％以上が女性です。受付係が必要とされる多種多様な産業および環境のために、通常の営業時間中、および夕方、夜間、休日および週末のスケジュールで、フルタイムおよびパートタイムの仕事の機会が存在する。