先月、私たちはあなたのビジネスの防災レベルを事前に評価するための積極的な措置を講じることの重要性について話しました。災害への備えの前に積極的な対策を講じることで、事業の早期再開を支援することで、災害による経済的な影響を減らすことができるため、防災計画の立案は重要な第一歩です。
しかし、災害が実際に発生したら、あなたはどうしますか？あなたはどのようにして災害の最中とその後に内外のコミュニケーションをとりますか？
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危機に対処している事業主は、事業継続のこの重要な要素を見逃していることがよくあります。あなたのビジネスが災害の最中と後の両方で通信する方法は、あなたのビジネスがどれほどうまく回復するかに直接影響します。
あなたのビジネスが危機コミュニケーション計画を策定する際に留意すべきいくつかの重要なヒントは次のとおりです。
- 緊急連絡先リストを作成し維持する。これには、自宅の電話番号、予備の携帯電話番号、個人の電子メールアドレス、および家族の連絡先情報を含める必要があります。リストを作成するときは、顧客、従業員、仕入先、地域社会など、さまざまな対象者を検討してください。
- 電話ツリーの割り当てシステムを確立して、災害の後で誰が連絡をとる必要があるのかを全員が認識できるようにします。デジタル通信や電子機器に大きく依存している世界では、アクセスが容易なハードコピーについて明確に概説された伝統的な電話ツリーと割り当てシステムが、危機の際に非常に役立ちます。
- 正式な避難計画を立て、それを従業員と定期的に練習します。
- 従業員と顧客の両方に通知をプッシュできるテキストまたは電子メールの警告システムを評価します。業務に適したものが見つかった場合は、システムが定期的にテストされ、正しく機能することを確認してください。
明確に通信する
上記の災害対策のヒントは、コミュニケーション方法に関しては非常に優れていますが、ビジネスで伝達されるメッセージも同様に重要です。誤解を招くような情報は、たとえ外部の情報源からであっても、ビジネスに関する推測を駆り立てることがあります。災害の発生時と発生後の両方で、一般の人々と社内の視聴者の両方に対する正確で効果的なコミュニケーションに焦点を合わせることが絶対に重要です。
考慮すべき2つのベストプラクティスは次のとおりです。
- できるかぎり、災害時および災害後の会社についての記載内容を監視してください。これにより、会話を監視するだけでなく会話に参加することもできます。また、ビジネス戦略全体の長所と短所についての洞察を得ることもできます。
- 必要に応じて地元のメディアと協力する計画を立てる。適切な計画を立てれば、メディアは災害後に再構築するように機能するため、サポートの役割を果たすことができます。これを成功させるために、あなたのビジネスは彼または彼女のベルトの下でいくつかの基本的なメディアトレーニングをしている指定されたスポークスマンを必要とするでしょう。すべての従業員は、スタッフのどのメンバーがメディアトレーニングを受けているか、および重要なメッセージングポイントを強調していることを知っているトレーニング資料を受け取る必要があります。
予防的計画と組織的な危機コミュニケーションは、通常の災害後の業務への復帰に大いに役立ちます。そしてもちろん、学んだ教訓を評価し、それを将来の危機コミュニケーション計画の改善に役立てるために、あらゆる事件の後に正式な報告を行うことは常に良い考えです。
シャッターストックによる竜巻の余波写真
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