過去には、秘書はしばしば会社のトーテムポールの最下位に入ると考えられていました。しかし、時代は変わり、秘書の役割は管理アシスタント、組織全体の機能の中心的役割を果たす人物になりました。 1人のエグゼクティブ、複数のマネージャ、組織全体を問わず、アシスタントの管理業務を担当することで、詳細が管理されていることを認識しながら、戦略的優先事項とビジネスの成長により多くの時間を費やすことができます。
$config[code] not found管理業務の概要
最も一般的な意味では、管理業務は、ビジネスの日常業務の一部であるタスクと活動です。これには、電話への応答、メッセージの受信、連絡文書の管理、消耗品の注文、および共有オフィスエリアの整理と機能の維持が含まれます。職務には、レポートの作成、データの入力と管理、ファイルの管理、基本的な簿記、その他の財務上のタスクも含まれます。これらの職務の多くは事務アシスタントによって管理されており、その任務は事務職務の一部または全部を引き受けることによって個人またはチームを支援することですが、多くのエントリーおよびミッドレベルのポジションにはかなりの管理業務も含まれます。たとえば、管理アシスタントは、プロジェクト管理システムで自分の作業を更新したり、電子メールに応答したりする責任があります。ほとんどの管理業務の大部分は事務的なものであり、多くの場合、情報の管理と配布に集中しています。
技術
テクノロジーの使い方を知ることは、管理業務の最も重要な側面の1つです。これには、コンピューター、ファックス、コピー機、スキャナー、電話、その他の事務機器などのツールの使用が含まれます。ワープロ、表計算、データベース、デスクトップパブリッシングソフトウェアなどの一般的なコンピュータソフトウェアプログラムを使用することは、ほとんどの管理業務に一般的に必要です。共用装置に関する問題をトラブルシューティングする機能も、多くの管理業務記述の一部です。たとえば、行政の専門家が紙詰まりを解消したり、プリンタやコピー機のトナーを交換するように求められるのは珍しいことではありません。
一部の企業では、管理アシスタントがスケジューリングおよびプロジェクト管理ソフトウェアの使用方法を知っていることも期待されています。経営幹部のために直接働く人々は通常、上司のカレンダーを管理するよう求められ、部門の管理アシスタントは会議をスケジュールし、休暇や病欠を追跡し、人々がどこにいるのか、そして何をしているのかを知るよう求められます。
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苗木によってあなたにもたらされた苗木によってあなたにもたらされたコミュニケーション
もう一つの重要な行政上の義務はコミュニケーションを含みます。行政助手は、書面でも口頭でもコミュニケーションをとるよう求められることがよくあります。メモを書いたり、電子メールを使って同僚や顧客と連絡を取ったり、会社のハンドブックやウェブサイトを更新したり、他人の作品を編集して校正したりするよう求められることがあります。アシスタントは通常、電話に応答し、上司に代わって電話をかけ、訪問者と対話することも担当します。したがって、成功した管理アシスタントは優れたコミュニケーションスキルを持ち、明瞭かつ専門的に書いて話すことができなければなりません。アシスタントが彼または彼女の上司を代表するので、スペル、文法、およびプロの書面によるコミュニケーションの標準をしっかりと把握することが重要です。
簿記および購入
どのようなビジネスでも経費を追跡することは重要であり、スプレッドシートまたは簿記プログラムに経費を入力し、従業員から経費報告を収集して検証し、そして経費を管理することを求められる管理アシスタントにそのタスクが任されます。中小企業では、管理アシスタントが売掛金の処理、請求書の送付および支払いの処理、そして会社の預金の処理も行う場合があります。行政の専門家も時々ちょっとした現金を担当し、経費を把握し、必要に応じて資金を追加しています。この分野の他の任務には、経費の分析、予算作成の支援、ベンダーの紛争の処理などがあります。
それが購買に関しては、管理アシスタントは通常、物資を担当します。つまり、事務用品は必要に応じて事務用品を整理および監視し、補充を注文します。仕入先に関する調査を行い、必要に応じて発注書を要求または発行します。場合によっては、管理アシスタントがソフトウェアまたはサブスクリプションのライセンスの追跡と管理を担当して、迅速に支払いが行われ、適切に使用されるようにします。
研究と計画
研究プロジェクトを管理し、情報を集めるために、多くの行政専門家が求められています。電話番号や住所を探すのと同じくらい簡単な場合もあれば、より複雑なプロジェクトでは顧客情報を調べたり、詳細を相互参照したり、複雑なスプレッドシートやレポートを作成したりする場合もあります。これらのプロジェクトでは通常、厳しい期限内に作業し、情報を提示する必要があります。
多くの場合、管理業務には計画も含まれます。毎週のスタッフミーティングから主要なイベントまで、管理アシスタントが細部の世話をするよう求められています。会議のために会議室を予約したり、建物全体またはフロア全体の部屋の予約を管理したり、軽食を注文したり、会議の開始時にすべてのハイテク機器の準備が整って機能していることを確認します。旅行計画もまた大きな責任です。会社に旅行部門がない場合、管理アシスタントは、フライトやホテルの調査や予約、食事の予約、会議の登録などのその他の詳細の面倒を見る人である可能性があります。
特化したタスク
特定の業界では、専門的な知識やスキルを必要とするタスクを処理するために管理専門家が求められます。たとえば、法務および医療管理のアシスタントは、業界の用語と手順を理解する必要がある作業を完了する必要があることがよくあります。基本的なレベルの法的な知識と理解を必要とする召喚状、上訴または請求などの法的文書の事務処理を完成させて提出するよう法務長官に要請することができます。法務調査の実施方法を知っているように、裁判所の制度と手続きを理解することもこれらの行政助手にとって重要です。
人事部門の職務は雇用の問題に焦点を当てており、面接のスケジュール設定、経歴の確認の処理、申請の最初の確認を行ってそれらが完全であることを確認することが含まれます。この能力のある人は、人的資源および雇用法を理解し、経験している必要があるでしょう。基本的には、管理アシスタントが勤務する特定の分野と部門が特定の業務における決定的要因となり、一部の分野では他の分野よりも多くの経験と知識が必要になります。
管理アシスタントの資格
ほとんどの仕事には少なくともいくつかの管理業務が含まれていますが、そのほとんどは管理アシスタントによって処理されます。ほとんどすべての業界にチャンスがあり、ほとんどのエントリーレベルのポジションは、高校の卒業証書または同等のものを持つ個人に開かれています。一部の雇用主は、その分野での学士号または学歴を持つ管理アシスタントまたは秘書を雇うことを好む。法律や医学などの特定の分野では、通常、アシスタントはその分野に関連する追加の教育を受ける必要があります。
教育のレベルにかかわらず、ほとんどの雇用主は事務処理の経験とスキルを持っている事務助手を探します、ワープロ、表計算とデータベース管理を含みます。通常、雇用主はアシスタントにMicrosoft Office製品のスキルを身に付けることを求めます。コミュニティカレッジ、臨時代理店、および成人教育プログラムの中には、オフィス管理で証明書プログラムを提供するものがあります。これは、仕事を探しているときに有利になることがあります。ほとんどの雇用主はまた、アシスタントがスピードアップして彼らの特定の仕事に慣れるのを助けるために実地訓練を提供します。
事務スキルを超えて、雇用者は優れたコミュニケーションスキル（筆記と口頭の両方）、組織のスキル、意思決定と問題解決の能力、そして対人関係のスキルを持っている個人を雇いたいです。マルチタスクと優先順位付けの能力と同様に、プロフェッショナリズムも必須です。非常に多くの雇用主が機密情報を扱い、連邦の規制に縛られることが多いため、裁量と機密保持の能力も重要な資質です。
給与と雇用の見通し
管理アシスタントの平均給与はかなり異なり、20〜20ドル台半ばの給与を稼ぐのは初級レベルのアシスタントで、6桁近く稼いでいる最高給与のエグゼクティブアシスタントです。 PayScale.comのレポートによると、行政助手の平均給与は38,736ドルで、これは統計局統計に密接に反映されており、給与の中央値は37,870ドルとなっています。 。 BLSは、最高報酬のアシスタントが年間62,000ドル以上を稼いでいることを報告しており、その額はエグゼクティブ秘書のために85,000ドルに急上昇しています。長年の経験、そして最も経験を積んだ人が最も収入を得ているため、給与は増加します。
残念なことに、BLSはまた、ほとんどの役職は新規ではなくむしろ離職した従業員の交代ではないため、行政補助の需要は2026年までに5％減少すると予測している。技術の発展と多くの管理業務の他の従業員へのシフトは減少の大部分を占めています。また、多くの組織が業務を合理化するにつれて、アシスタントは複数のマネージャまたは部門に割り当てられ、より多くの責任を引き受けています。
管理業務を成功させる方法
特に彼らが大学の学位を持ち、業界とビジネスについての深い理解を持っているとき、しばしば、すばらしい行政助手は昇進のためのリストのトップにいます。仕事を真剣に受け止めることは、より大きくより良いものにつながる可能性があるので、上司や同僚に不可欠になるための方法を見つけることがあなたの最善の利益になります。
これを行うための最良の方法の1つは、あなたの上司の目標と優先順位について学び、彼または彼女のニーズを予想することです。あなたの上司が彼らに気づく前に、先を見て、要求やニーズに備えて先見性を持ってください。たとえば、上司が毎週または毎月特定の会議に出席する場合は、事前に会議の議事録を読み、上司が会議に出席する予定の文書や報告書を事前に準備しておきます。上司が休みなく一日中会議に出席する予定の場合は、昼食を配達してコーヒーポットを新鮮に保ちます。上司の見栄えを良くするのはあなたの仕事であることを忘れないでください。だから、あなたが最もプロフェッショナルで有能なイメージを提示するためにあなたがしなければならないことをしなさい。
あなたの業界についていくことはまたあなたがロックスターアシスタントであるのを助けることができます。用語を学び、トレンドについていく。このように、あなたは会話に貢献することができて、あなたの仕事においてより正確になることができます。詳細が重要なので、誰もが話していることを理解しておくと、コストのかかるミスを避けるのに役立ちます。偉大なアシスタントもまた機知に富み、いつ行動を起こすべきか、そして正確に何をすべきかを知っています。あなたはすべての質問や問題であなたの上司に走ることはできません。あなたの上司はあなたが物事の世話をすることを期待しています。そしてそれは学びに戻ります。組織の内部と外部、情報の入手先、および会社のポリシーと手順を知っている場合は、より機知に富み、問題を解決することができます。
最後に、素晴らしいアシスタントになるには、優れた組織スキルが必要です。いつでも質問に答えたり、最新情報を提供したり、その他の問題を解決したりするよう求められることがあります。組織化されていない場合は、これを行うことはできません。最も重要な管理上の義務は、すべてのプレートを回転させて整理することです。そのスキルの基盤となるものです。
