あなたが苦情を正当化するのに十分な行動をしていない同僚を扱っているならば、あなたの苦情をできるだけ早くそして助けることができる人々の手中に書かせてください。他の業務用文書または苦情申立書と同様に、書簡には、名前を呼ぶ声明や感情的な声明に頼ることなく事実を明記してください。
職場のプロトコルを調べる
書き始める前に、ハンドブックを見て、 同僚の苦情のためのプロトコルがすでに整っているかどうかを調べる。場合によっては、記入する必要がある内部フォームがあるか、会社内の特定の人に手紙を送るように指示されます。それはあなたの直接の上司ですが、それは会社の人事担当官でもあるかもしれません。問題にセクシャルハラスメントや違法行為などの違法な行為が含まれる場合は、後でその情報を共有する必要がある場合に備えて、目撃したすべてのインシデントを記録してください。
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書く前に 受取人が何を心配しようとしているのかについて考える - ほとんどの場合、これはビジネスの健全性と生産性です。同僚が迷惑な行動に従事している場合、それはあなたの同僚が迷惑なことをしていることを受取人に伝えるのに十分ではありません。代わりに、その迷惑な行動があなたや職場にどのように影響するかについて書いてください。たとえば、作業をタイムリーに完了することが困難になると、それは会社の全体的な生産性に影響を及ぼします。問題を検討し、同僚の行動が会社の生産性や全体的な健康に実際には影響を及ぼしていないことに気付いた場合、苦情通知は不要であることが実際にわかります。
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苗木によってあなたにもたらされた苗木によってあなたにもたらされた事実を述べる
「私はあなたにオフィスの生産性に影響を及ぼしている問題を知らせるために書いている」のような何かで手紙を始めます。これは受取人の注意を引くでしょう。それから 問題の事実を述べる受信者に何が起こっているのかのアイデアを与えるのに十分な詳細を提供するが、彼女が行き詰まるほど多くの詳細は提供しない。また "I"ステートメントに焦点を当てる同僚の行動についてだけ話すのではなく、問題があなたにどのように影響するかについて話す、あなたのオフィスのコーチMarie G. McIntyreが示唆しています。この節は1段落または2段落にしてください。問題を簡潔に説明するのが最良の方法です、とグリーンは言います。
解決を求める
手紙の最後の段落では、 問題を解決するためにあなたがしたことを話し合う。あなたが同僚と個人的に話をしたことがあるなら、例えば、それを言及してください。それから 宛て先の助けを求める 問題を解決することに。これは要求よりも望ましい方法です。競合するようには見えず、コラボレーションソリューションを探しているように見えるためです。最後に、手紙に真剣に署名し、上または下に日付を入れて、問題を解決しようとしたときの決定的な記録があるようにします。最善のシナリオでは、上司または人事担当者がそこから問題の面倒を見ます。
