記録管理は、今日の多くの業種で不可欠な部分です。あなたが診療所、大学、法律事務所または他の機関で働いているかどうか、これらのビジネスを実行し続けるフォームを管理することはそれ自体でしばしばフルタイムの仕事です。時には、組織によって生み出される事務処理の量が圧倒的に見えることがあります。レコード管理が直面する一般的な問題は、それらを処理するためのシステムを用意することで軽減できます。
$config[code] not found失われた記録
失われた記録は、企業にとっての軽微な不便さから、解決するまでに数ヶ月、さらには数年かかる巨大な面倒なものまで多岐にわたります。たとえば、クライアントが定期的に会社からドキュメントを要求し、それらをタイムリーに（またはまったく）提供できない場合は、将来的にビジネスが失われる危険性があります。訴訟に対して会社を弁護するなど、重要な記録が法的問題のために必要とされるならば、適切な文書を供給しないことは莫大な金額を要するか、あるいは事業の完全な解散さえ意味します。レコードを失うことを避けるための1つの方法は、詳細な編成と保管プロセスを用意することです。
レコード編成
適切なファイル編成は、優れたレコード管理の基礎の1つです。通常、企業はファイルを年ごとに年代順に整理してから、クライアント名のアルファベット順に整理します。あなたの会社の記録のハードコピーに加えて、電子ストレージはあなたのビジネスが他の用途にかけることができるスペースと時間の両方を節約する実行可能なオプションです。ただし、貴重なファイルの大部分を組織のコンピュータに保存することを選択したとしても、ハードコピーは記録保管や組織化にその役割を果たします。公証署名付きのものなどの元の文書は、一定の年数、場合によっては無期限に保管する必要があります。
今日のビデオ
苗木によってあなたにもたらされた苗木によってあなたにもたらされたレコード保管
記録を保管する事業の種類や会社の運営期間によっては、すべてのファイルキャビネットに必要な用紙のスペースが足りなくなることがあります。この問題に対する潜在的な解決策は、不要なレコードを保存しないことです。あなたのビジネスが本当にこれらのフォームを手にするためにどれくらい必要とするかを考えてください。連邦税の目的では、申告の種類に応じて、内国歳入庁（IRS）の指示に従って、指定された期間の経過後に大部分の文書を処分することができます（「参考文献」セクションを参照）。法務機関や医療機関などのさまざまな企業では、事業の状況に応じて、一定の年数だけクライアント情報を保持する必要があります。もう1つの解決策は、レンタル保管単位などの別の施設にレコードを保管することです。このように、彼らはあなたが組織を運営するために使用できるあなたのビジネスの敷地内の貴重なスペースを占有しません。ただし、このような単位は、格納する必要があるレコードの数によっては費用がかかる可能性があることに注意してください。
