あなたの会社が成長するにつれて、あなたはより多くのプロセス、ソフトウェア、そして人を追加します。あなたがずっと前から積極的に合理化していないのであれば、あなたはあなたのシステムが複雑で冗長であることに気付いて驚かれるかもしれません。
ワークフローを統合することで、成長し続けるビジネスが引き続き繁栄し、人々が重要なものに取り組んでいくのに役立ちます。
ビジネスシステムを統合する方法
データ入力時間を短縮
同じデータを複数の場所に入力していると、時間が無駄になります。ソフトウェアアプリの統合により、データを一度入力して他の場所で自動的に同期することができます。
$config[code] not found巨大な時間節約？ Eメールマーケティング、経理、コンテンツ管理など、他のサービスとのアプリ統合を提供するCRM（Customer Relationship Management）ソフトウェアを探してください。たとえば、InsightlyはEvernote、Gmail、Googleカレンダー、Googleドライブ、MailChimp、Outlook 2013、Quote Roller、Torpio、Zapierと統合されています。まもなく、InsightlyはQuickBooks Onlineと統合する予定です。
統合により、EvernoteからCRMの組織へのプロジェクト情報のリンク、Quote RollerによるCRM情報を使用した個別見積の作成など、作業を重複させることなくCRM内のタスクをより効率的に管理できます。
クラウドで働く
データがデスクトップに保存されているためにプロジェクトに取り組めなくなっていた時代は終わりました。これで、チームの全員、クライアント、そしてプロジェクトやドキュメントで共同作業を行う必要がある他のすべての人が、インターネットを介してあらゆる場所から重要な情報を見たり使用したりできるようになりました。クラウドに保存されているデータは、個人のコンピュータに保存されていないため、コンピュータの不具合による破損には耐性があります。
一部のクラウドアプリで予期しないダウンタイムが発生した場合、作業能力に影響を与える可能性があることに注意してください。 （3月にGoogleドライブが停止したときにビジネスに影響がありましたか？）
ダウンタイムの問題が心配な場合は、ローカルに保存されているバックアップデータ、またはオフラインモードのデータから作業できる組み合わせアプリを検討してください。ビジネス向けの人気のあるクラウドアプリには、Google Apps for Business、Office 365、Box、RebitProなどがあります。さらに、多くのクラウドアプリケーションは、あなたの会社のためにソフトウェアライセンスのブロックを購入するよりも低コストの代替品です。
カレンダーを1つだけ使用する
誰かが間違ったカレンダーをチェックしていたために期限を逃すよりもイライラすることはほとんどありません。これを回避する最善の方法は、全員およびすべてのプロジェクトに対して1つのカレンダーを使用することです。
CRMやプロジェクト管理に使用するソフトウェアに加えて、チームが定期的に使用するモバイル機器と統合する予定表を選択してください。重要なプロジェクト期限を同期できるだけでなく、チームは重要な会社の期限を守りながら、同じモバイルアプリ内で独自のスケジュールを管理できます。
K.I.S.S.に従ってくださいルール"
あなたが学校で学んだように、それを単純にしなさい、愚かな。
日常的なビジネスタスクの複雑化やワークフローの冗長化を避けたい場合は、常に単純さに集中してください。最新のテクノロジが、すでに導入されているものを改善するとは限りません。より良いビジネスシステムを購入する場合は、すでに持っているものと重複していないことを確認してください。これは、プラグイン、アプリ、および拡張機能が本当に役立つ場所です。
CRMやWebブラウザなど、1つのことを本当にうまくやるソフトウェアを見つけることができます。次に、プロセスを自動化するプラグインを追加したり、単一タスクのソフトウェアを使用して管理していた機能を追加したりします。それはあなたとあなたのチームをもう一つのプログラムともう一つ学ぶべきプロセスから解放します。
ビジネスシステムの合理化を怠ってきたのであれば、最初にそのオプションを検討するのは少し大変かもしれません。自動化が必要な仕事に最適なアプリを見つけて、冗長なシステムやソフトウェアを根絶すると、定期的にシステムを評価する権限が与えられ、今後の維持管理がはるかに簡単になります。
システムを合理化するための最善の方法は、冗長なタスクを実行する時間を費やすのではなく、プロジェクトに取り組むためにチームを解放することです。
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