良いフロントデスクを実行する方法

受付の立場では、会社を代表しながら、人がフロントを円滑かつ効率的に運営する責任を負っています。結局のところ、あなたがビジネスに入るときあなたが最初に目にするのは受付係です。効果的な受付係であるためには、人は管理上および事務上のスキルおよび対人関係のコミュニケーションを強く理解する必要があります。

コンピュータをめぐる道を知ってください。良いフロントデスクを運営するには、人はコンピュータをうまくナビゲートする能力を必要とします。受付係であることの多くは、電子メールへの回答、毎週の予定表の印刷、およびスタッフへの通知の配布を伴います。受付係が知っておくと便利なプログラムには、Microsoft Word、Office、PowerPoint、Excel、QuickBooks、およびAccessがあります。すばやく正確に入力することもプラスです。

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正面から取り組む問題。効果的な受付係であることの大部分は、問題を効率的にかつタイムリーに処理する方法を知っていることです。プリンタの紙詰まりに対処する必要があるか、上司が別の都市での重要な会議に遅刻するかにかかわらず、素早い批判的思考力は必須です。

他人と効果的にコミュニケーションをとる。フロントデスクで働くことは、フレンドリーで明るい個性と強い対人関係のスキルを持っている人々にとって理想的な立場です。仕事は確かに反社会的勢力のためではありません。受付係になるためには、他の人々と明確かつ簡潔にコミュニケーションできる必要があります。あなたがどんなに多忙で圧倒されていようとも、常に構成された、リラックスした、そしてプロフェッショナルな態度を維持することは重要です。

プロのように電話を使ってください。フロントでは、電話はあなたの親友になる必要があります。受付係は、上司へのメッセージを取り下げる、スタッフの個々の回線に発信者を誘導する、または電話会議を設定するなど、電話でその日の大部分を費やします。電話をきちんと働かせるためには、受付係は常に丁寧な口調で話し、話しながら食事をしないようにし、貧弱な言葉を使わないようにし、相手の側にいる人を援助することに本物の懸念を示す。

鋭い組織感を見せる。フロントデスクをうまく運営するには、組織のスキルが不可欠です。受付係になることは、マルチタスキングに関するすべてです。時々、あなたは誰かを保留にしておくのから約束を待っている誰かと話すことからファックスを送ることと請求書をタイプアップすることまで一度に十ダースものを処理することに対して責任があるかもしれません。位置は混沌とすることができますが、熟練した受付担当者は簡単にそれを処理する能力を持っている必要があります。