適切な電話エチケットは、プロのイメージを表現し、オフィスを円滑に運営するために不可欠です。ニュアンスを正しく取得することは重要です。電話は通常、顧客との最初の出会いを表しているからです。一人の失礼な人が他の点では調和のとれた環境を容易に混乱させる可能性がある同僚の関係にも、これらと同じ文句のない規則が適用されます。オフィスの電話エチケットの基本的な基本原則を学ぶことは、後で恥ずかしさからあなたを救うでしょう。
$config[code] not foundすぐに自分自身を発表する
電話をかけてきた相手に自分の身元を推測させたままにしないでください。あなたの雇用主が必要な場合は、あなたの氏名と正式な会社のあいさつで答えてください。たとえば、フロントオフィスの受付係は、「おはようございます。これはJane Doeです。電話をかけている間は、ガムを食べたり噛んだりしないでください。発信者がメッセージを残している場合は、詳細を声に出して繰り返してください。伝票を送る前に、各通話の日時をメモします。
あなたのスピーカーフォンを抑制
スピーカーフォンを、電話会議のように、閉じたドアの後ろに音量レベルを含めるのが簡単なプライベート設定に制限します。同僚に迷惑をかけないように、それらをキュービクルや空きスペースに置かないでください。ビジネスを行う際には、開始する前に、すべての当事者があなたがスピーカーフォンを使用していることを知っていることを確認し、同意を得てください。会議が終了したら、参加者以外があなたからのさりげないコメントを聞くのを防ぐために、スピーカーフォンを実際に切断したことを確認します。
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苗木によってあなたにもたらされた苗木によってあなたにもたらされたヘッドフォンを捨てる
トイレを使用したり、共用エリアで個人的な休憩を取ったりする場合など、ヘッドフォンやBluetoothヘッドセットを机の上に置いたままにしておく場合は、そのままにしてください。そうでなければ、同僚はあなたが電話を取っているかどうかわからないので、あなたの注意を引くのに苦労します。イヤホンやヘッドフォンを使用していないときにイヤホンやヘッドフォンを装着するのも失礼です。他の人と交流しても構わないと思われるからです。
音量を下げる
あなたが電話をかけている間、決してあなたの周りの道を見失うことはありません。常に静かで会話的な口調で話してください - しかし、同僚がイライラした表情をしている場合は、声を下げてください。携帯電話のようなデバイスについても同様の規則に従ってください。仕事の邪魔にならないように振動させたままにして、通常の着信音を選択してください。同僚は、たとえば、研磨性のヒップホップやスピードメタルに対するあなたの愛を共有することはできません。
ボイスメールを気にする
あなたの名前、役職、および発信者への指示をボイスメールグリーティングに記載してください。あなたの雇用主のユーザーガイドラインに従ってください。たとえば、University of the Pacificでは、従業員に定期的にグリーティングを更新するように求めています。したがって、発信者は、労働者がまだ休暇中であるかどうかを疑問に思うことはありません。受信者は基本的な詳細以上のものを聞く時間がないかもしれないので、あなたのボイスメッセージを簡潔にしてください。ただし、電話番号をゆっくりと言うと、発信者がメッセージを何度も何度も再生することはなくなります。
