職場の電話のタイピング、ファイリング、および回答などの事務的な仕事は、かつて秘書、エグゼクティブアシスタント、および管理職の従業員に任命されていました。しかし、技術的スキルを必要とする仕事が増える中で、専門家（弁護士、医師、教師などを含む）が日常業務を遂行するために事務的スキルを使用することは珍しいことではありません。多くの労働者がコンピューターを使用しているので、事務作業は実質的にすべての仕事と職業の不可欠な部分となっています。 GoodTempsの寄稿者、Carissa Doshiが、入力、ファイリング、データ入力、電話の使用、そしてMicrosoft WordとExcelの習熟度という、6つの事務スキルがオフィスワーカーにとって不可欠である理由について説明します。
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あなたがエグゼクティブアシスタントやスタッフの弁護士になることを申請しているかどうかにかかわらず、あなたはいくつかの事務的なスキルを持っているべきです。あなたの役割によっては、これらのスキルを厳密に事務的なものとは見なさないかもしれません。オフィスのスキルがより正確であると説明するのです。たとえば、行政アシスタントは、仕事の大部分を事務的な仕事に費やします。それにもかかわらず、弁護士、看護師および他の専門家はまた、クライアントレターの起草、診療所訪問概要の作成、法廷での概要説明書の作成、または裁判中のラップトップでのメモの作成において、タイピングおよび関連技術スキルに頼っています。管理アシスタントは資格を説明するときに彼の「事務スキル」を参照するかもしれませんが、スタッフの弁護士は単に「オフィススキル」という用語を使用してキーボードの使い方を知っていることを説明するかもしれません。あなたはコンピュータ、ラップトップ、タブレットそしてスマートフォンに事務的で典型的なオフィススキルの広範囲にわたるそして機能横断的な使用の責任があります。
タイピング、Microsoft Word、Excelの能力を向上させる
キーボード上の文字の配置と、指を置いた文字を理解することが、素早く正確に入力するための鍵となります（駄目ではありません）。必須の資格としてタイピングを要求する求職の申請書を提出する前に、LiveChatで提供されているようなオンラインタイピングテストを受けてください。オンラインタイピングテストはあなたのスピード（1分あたりの単語数、またはWPM）と正確さを測定します。多くの雇用者はスピードより正確さを高く評価しています。たとえば、1分あたり100語を入力しても精度が60パーセントしかない場合は、間違いの修正に時間がかかります。あなたは100％の正確さで50WPMをタイプするために同様に努力するかもしれません。タイピングスキルを向上させるのに役立つオンラインチュートリアルはたくさんあります。
今日の事務スキルは、一般的にMicrosoft Word、Excel、そして多くの場合PowerPointやAccessといった生産性向上アプリケーションをコンピュータ上で使用する能力と同義です。 Microsoft Word、Excel、その他のソフトウェアアプリケーションの習熟度は、ある程度、タイピングスキルに左右されます。データ入力と同じです。通信文、レポート、その他の文書をナラティブ形式で作成する場合は、おそらくMicrosoft Wordを使用します。作成するスプレッドシートには、データ入力のスキルとMicrosoft Excelの知識が必要です。どちらにも正確性が求められ、場合によっては作業の速さに応じてスピードも求められます。 「データ入力」という用語は通常、テンキーを追加する機械に似たキーボードの右側面に対するあなたの快適さのレベルと共に、数字を含むキーボード入力スキル（すなわち、タイピング）を指す。
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苗木によってあなたにもたらされた苗木によってあなたにもたらされた電話とオフィスのコミュニケーション
秘書、事務助手および受付係は一般的に会社の電話に答えることを要求され、それは単一の電話回線から複数回線の業務用電話または配電盤のようなボイスオーバーインターネットプロトコル（ＶＯＩＰ）システムまで及ぶ可能性がある。
あなたが答える必要がある電話回線の数に関係なく、適切な電話エチケットは事務作業の重要な分野です。オフィスワーカーの通常の電話業務には、発信者に対して明確で専門的な方法で応答すること、および通話を正しく転送およびリダイレクトする方法を知ることが含まれます。あなたが受付係でなくても、あなたが誤った電話を受けた場合にあなたが電話をかける相手に応答する正しい方法を知っておくべきです。非管理職に応募する場合は、履歴書に電話のスキルを記載しないでください。電話でのコミュニケーションのスキルを参考にしてください。一方、あなたが非管理職に興味があり、あなたが受付係のバックアップであるか、あなたが事務スタッフを管理しているなら、あなたが機器に精通していることは明らかであるように複雑な電話または配電盤システムのあなたの知識を示しなさい。
あなたの事務能力を説明する
あなたの事務スキルと能力をどのように説明するかは、あなたが応募しているポジションによって異なります。求人掲載に事務職務が職務の一部であると明確に記載されている場合は、必ず履歴書と申請書に「事務スキル」のセクションを含める必要があります。このセクションでは、あなたが熟達しているソフトウェアアプリケーションを示してください。あなたが上級ユーザーであれば、それをあなたの説明に含めてください。あなたがそれらのアプリケーションでトレーニングや資格を持っているなら、あなたはあなたのスキルの説明やトレーニングと資格のためのあなたの履歴書の別のセクションにそれを含めるかもしれません。さらに、特定のアプリケーションを使用した経験がかなりある場合は、それもリストしてください。
「Microsoft Word - 複雑なレポートの作成、通信文の作成、大量メール送信の効率的な処理のための差し込み印刷機能の活用など、10年間の経験。MicrosoftExcel - 3年間を含む8年間の経験。複数参照式、ピボットテーブル、VLOOKUPの作成などの機能を使用する。」
管理チームに所属していない職種や事務職に就いていない職種に応募する場合は、秘書を探している会計士ではないと思われる方法でテクノロジスキルを説明することを検討してください。ポジション。たとえば、求人がソフトウェアおよび生産性アプリケーションの知識を持つ会計士のためのものである場合、履歴書に「事務スキル」を記載しないでください。 Microsoft Excel、Access、PowerPointなどの特定のアプリケーションの習熟度についての簡単な説明を含めます。これらは多くの場合、職業に携わる従業員が快適に使用するために必要なアプリケーションです。繰り返しますが、あなたが上級のExcelユーザーであるか、会計士が使用するアプリケーションでトレーニングまたは認定を受けた場合は、それを履歴書に含めてください。あなたがより高いレベルのポジションのためにテーブルに持ってくる資格よりむしろあなたが望む仕事の事務的側面にもっと集中しているように見えないようにあなたはそれがあなたが望む仕事の事務的側面にもっと集中しているように見えません。 。
事務スキルを必要とする管理アシスタントの仕事
管理職の補佐職には事務的なスキルが必要ですが、求人には「ここでは職務に必要な事務的スキルがあります」と明記されていない場合があります。記載されている職務は、事務スキルを必要とするタスクの例です。事務的スキルと事務的スキルを必要とする管理アシスタントのポジションのためのサンプル求人公募はここにあります：
ABC公衆衛生研究所は、公衆衛生研究所の管理者を支援し、公衆衛生研究所の日常業務を支援するための行政助手を求めています。このエグゼクティブアドミニストレーションアシスタントは、訪問者、学生、教職員、スタッフを迎えるために研究所の7階に配置されます。最高レベルのカスタマーサービスを提供することに加えて、この人は、公衆衛生研究所のマネージャーおよび公衆衛生研究所の理事をさまざまな管理活動および関連タスクで支援しながら、研究所ベースの教職員に一般的なオフィスサポートを提供します。
行政管理アシスタントは以下のことを行います。公衆衛生研究所および公衆衛生研究所に関する直接電話、メッセージの受信、および問い合わせへの回答。事務用品、研究室用品、教育用品の注文、受け取り、保管、配布を支援する。必要に応じて、コピー、ファックス、およびファイリングなど、その他の関連する事務職務を支援する。コピー機やプリンター用の紙やトナーなどの消耗品を含む事務用品を日常的に監視および補充する。会議室を定期的に監視して、事務用品やプレゼンテーション資料が適切に保管されていることを確認します。 7階のロケーション全体にわたって、本社オフィススイートおよびその他の公共エリアの作業環境の清潔さと安全性を維持する。従業員のセキュリティ手順を守り、オフィスの敷地内の訪問者に対してセキュリティ手順の厳守を要求する。オフィス間購買プロセスを使用して注文を発注し、注文の会計処理および7階全体の供給使用量を維持します。公衆衛生研究所のために7階の会議室を予約する。実験室の教職員の主な窓口としての役割を果たす。事務機器や家具のメンテナンス依頼を送信する。夜間およびエクスプレスメールサービス（例：FedEx、UPS）のピックアップと配達を調整する。そして教職員、訪問者および学生のための主要な接触点として役立つ。
事務スキルを必要とするスタッフ会計士（非管理職）の仕事
同様に、管理アシスタント型の役割ではありませんが、スタッフ会計士など、同様の事務スキルを必要とする職種もあります。スタッフ会計士のためのこのサンプル求人掲載には、事務的スキルを必要とするいくつかの職務があります。しかし、彼らは特に事務的または事務的スキルとして挙げられていません。例えば：
XYZ Industriesのスタッフ会計士は、仕訳入力、月次および年度末処理、銀行照合、固定資産管理、および総勘定元帳照合の準備を担当します。さらに、コンプライアンスに参加し、報告プロセスのスケジュールを見直し、四半期レビューと年次監査のために外部監査人と協力します。主な責務 - 現金、前払い費用、給与を含むがこれらに限定されない、仕訳記入および勘定調整表を作成する。監督なしで月末決算、仕訳入力を行う。固定資産元帳、減価償却および調整を維持します。損益計算書と貸借対照表を分析し、調査結果を経営陣に伝えます。部門全体のイニシアチブに参加する。月次決算ワークブックの作成を含む、月末、四半期、年末の決算プロセスを支援する。 SOXに基づく内部統制およびGAAPの遵守を確実にする会計手続を実施、維持および遵守する。財務データについて報告し、それを有用かつ理解可能な方法で伝達する。キャピタルリースと毎月の支払いスケジュールを管理します。
職務要件には、次のものが含まれます。問題の特定、関連データの収集、有効な結論の作成、および改善と是正措置の推奨など、実証済みの分析スキル。請求の経験があり、アカウントの調整ができること。売掛金の経験が望ましいこと、およびMicrosoft Excelの習熟度。仕訳入力と買掛金の経験に関する基礎的な知識。組織的、書面および口頭でのコミュニケーションスキル。スプレッドシートやデータベース内で作業する能力。重要なビジネス期限を守るための献身的で必要なスキル
事務的経験の関連性を過小評価しない
行政助手であるか訴訟弁護士であるかを問わず、事務的スキルまたは事務的経験の重要性を過小評価しないでください。あなたのオフィスの運営と事務スキルについてのあなたの道を知ることはどんな仕事でも役に立つ資格です。オフィスプロセスとその管理方法に精通していることは、明らかに管理上の役割において不可欠です。事務職員を監督することが期待される職種に応募する場合は管理スキルが必要ですが、オフィススキルの重要性を理解することは、ワークロードを調整し、報告を行う他の人の作業期待を管理できるという意味でも有益です。 。さらに、非管理的または非事務的な役割で、オフィススキルを持つことは、管理アシスタントまたは秘書がいないときや他の優先事項に取り組むときにチームメンバーとして参加できることを示唆しています。
