効果的な報告書の書き方

効果的なレポートを書くための鍵は、事実を守ることです。最も重要な詳細に焦点を当てます。最良のレポートは、目下の話題についての明確で簡潔な説明を与えます。多くの人が、報告書は長く、詳細に溢れていなければならないと考えていますが、実際には、効果的な報告書は簡潔に問題の要旨に到達するでしょう。レポートを書き始める前に、まず、話し合う必要があるすべてのトピックの箇条書きリストを作成します。その後、この情報に基づいてレポートを整理することができます。

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レポートを作成する前に、レポートの概要を説明してください。一般的なセクションを作成し、それらのセクションを説明的でわかりやすいタイトルの小さいサブセクションに分割します。概要を目次にして、レポートの先頭に目次を含めると、読者はレポートの情報を簡単に参照できるようになります。

あなたの観客を決定します。誰がこのレポートを読むのでしょうか？これはあなたがレポートのトーンを決めるのに役立ちます。非公式か正式かを決定します。あなたが使うトーンに関係なく、平易でわかりやすい言葉で書いてください。「企業の話」、専門用語、および大きな言葉は避けてください。

エグゼクティブサマリーからレポートを始めます。要点をまとめる。簡潔にするため、およびレポートの主な目的に注意を向けるために、箇条書きを使用してください。レポートが完成したら、このエグゼクティブサマリーに戻って、すべての最も重要な詳細を把握したことを確認してください。

最初のステップで概説した各サブセクションについて具体的な詳細を記入してください。短い段落に分けます。各段落は、4〜5文を超えてはいけません。詳細な説明は避けてください。あなたの意見、関連する統計、または提案された行動を述べ、次のセクションに進んでください。

あなたのポイントを説明するために適度にビジュアルを使用してください。あなたの調査結果を裏付けるグラフ、チャート、写真は、読者が概念を把握するのに役立ちます。

最初のドラフトを完成させた後にレポートを2回読んでください。不要な言葉や余分な言葉を切り取ってください。文法とスペルミスを修正してください。

簡単な表紙の付いた魅力的なテンプレートにレポートテキストをレイアウトします。 Microsoft Officeには、Microsoftのサイトで無料のレポートテンプレートが用意されています（「参考文献」を参照）。読者が簡単にページをめくることができるように、レポートをらせん綴じで囲みます。