事務作業の要件

オフィスワーカーには、入力、校正、出願、およびコンピューター作業を含む、多くの義務と責任があります。彼らはインターネットに精通している必要があり、優れたコミュニケーションと組織のスキルを持っている必要があります。その他の要件は雇用主によって異なる場合があります。高校教育だけを必要とし、実地訓練を提供する間、中等学校後教育と以前のオフィスワーク経験を必要とするものもあります。

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教育とトレーニング

事務作業に興味のある人は、適切な教育と訓練を受ける必要があります。ほとんどの雇用主は、申請者に少なくとも高校の卒業証書またはそれに相当するものが必要です。職務に関連する役職の応募者は、同様にいくつかの中等後教育を受けるべきです。オフィスワークに必要なスキルを提供するクラスは、コミュニティカレッジ、職業学校、専門学校、またはオンラインでの指導を通じて利用可能です。これらのスキルには、キーボードおよびコンピュータのスキル、複数回線交換電話システムの使用方法、およびファックス、プリンタ、コピー機、スキャナなどのオフィス機器の操作方法が含まれます。

コミュニケーションスキル

事務作業には、高度な書面および口頭でのコミュニケーションスキルが必要です。労働者は、直接、電話で、クライアント、同僚、上司と、はっきりと、親切に、そして専門的にコミュニケーションをとる方法を知っていなければなりません。オフィスワーカーは、適切な文法、句読点、つづり、および書式を使用して、職業上の通信を作成および校正する方法を知っている必要があります。

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セルフスターター

オフィス環境で働く個人は、監督されているかどうかにかかわらず、割り当てられたタスクと割り当てられていないタスクの両方を完了する自発的な開始者である必要があります。オフィスワーカーはしばしばオフィスを円滑に運営する責任があります。

コンピューターに精通している

オフィスワーカーはコンピューターに精通している必要があります。これは、Windowsなどのコンピュータオペレーティングシステムの使い方を知っていることと、Microsoft Wordを使って文書を作成すること、Microsoft Excelを使ってスプレッドシートを作成すること、PowerPointとスライドプレゼンテーションを作成することを意味します。オフィスワーカーは、電子メールとインターネットの使用にも精通している必要があり、プリンタ、コピー機、およびファックス機に関する専門知識を持っている必要があります。

組織スキル

事務作業を完了するには、優れた組織力が必要です。作業者は自分の時間を賢く管理する方法を理解し、作業をタイムリーに実行するためにタスクに優先順位を付ける必要があります。オフィス環境の労働者はまた、ファイリング、アーカイブ、在庫管理、その他の情報保管および検索システムの実装と追跡にも熟達している必要があります。