1964年公民権法では、雇用申請書を少なくとも1年間はファイルに保管することが義務付けられています。申請者が40歳以上であることがわかっている場合は、その雇用申請の年齢差別に従って、申請を2年間保持する必要があります。州法は、求職者の記録を保持するためにさらに長い期間を必要とする可能性があります。州および連邦の規制により、求職者のための正確な記録管理および申告システムはビジネスの重要な部分です。あなたが雇った従業員がうまくいかない場合は、あなたもこれらの申請者に確認する必要があるかもしれません。
$config[code] not found電子管理ソフトウェアを使用して、求人申込書を作成および保存します。いくつかのオンラインプログラムでは、ユーザーがそのような電子フォームを求人アプリケーションとして作成することができます。これらの雇用形態は電子的に送られそして保存され、そしてペーパーレス貯蔵を可能にする。ほとんどのアプリケーションは電子メールで届くので、これは物理的なスペースを占有しないファイルに素材を保存するための簡単な方法です。会社の文書管理システムに保存されている電子ワークフローを使用するにはセキュリティが必要なので、雇用ファイルが不正な人にハッキングされたり見られたりすることはありません。ファイルを削除または確認する必要があるときに自動的に通知されるように警告を送信するようにコンピュータを設定します。
求人応募者ファイルを紙のフォルダに設定します。引き出し、棚、またはファイルキャビネットに保管されている色分けされたファイルフォルダーを使用して効率的なファイリングシステムを計画します。電子メールで受け取った履歴書と求人応募書類を印刷し、直接記入するか、または郵送で送付した応募書類でファイルしてください。応募者は、職種によって決まるセクションの名前または社会保障番号で提出することができます。たとえば、販売ジョブは「Sales」というタイトルのフォルダに一覧表示され、応募者は姓または番号順に識別番号順に並べられます。ファイルを施錠されたキャビネットまたは部屋に固定します。
求職者から差別の採用を訴えられた場合は、少なくとも4年間記録を保管してください。雇用機会均等委員会は通常、少なくとも1年間は求職者募集の申請書を保管することを要求しますが、訴訟に直面している場合は、少なくとも4年間は求職申請書を保管することをお勧めします。アプリケーションを正しく保存しないと、EEOCから差別的な雇用慣行や記録保持違反が発生する可能性があります。
それらを保持するための法的期間が終了した後に求人応募を破棄する。これを行うための催促状を含むシステムを確立する。 IT部門に連絡して、電子ファイルを正しく削除し、紙の求人申請書を細断処理してください。求人応募ファイルには社会保障番号などの個人情報や厳格に機密にしなければならない雇用データが含まれているため、これは重要です。
