あなたが他の中小企業のオーナーのようであるならば、あなたはおそらく近年オンライン会議でますます時間を費やしたでしょう。ただし、これらの種類の会議には複雑な状況がありますが、会議のテーブルやクライアントのオフィスで開催される古い学校の会議とは対照的ですが、覚えておくとよいでしょう。他のすべての会議参加者に丁寧に対応するために、オンラインビジネス会議のエチケットに関する50のヒントを紹介します。
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必要な会議のみをスケジュールする
会議の最初の規則は、オンラインであっても、それらは特定の目的を果たすべきであるということです。簡単な電子メールを送信したり、時間のかからない別の方法で解決したりできる場合は、会議全体に時間をかけてチームに時間を費やさせないでください。
不可欠な人を招待する
同様に、会議には実際に会話に不可欠な人だけが含まれるべきです。情報があまり関係のない人を招待した場合は、時間を無駄にするだけです。
発表されていないゲストを招待しない
また、出席者全員がゲストリストに含まれている人全員に対して明確にする必要があります。会議が始まったときに誰かが驚かされることを望まないでください。
スケジューリングについて人々に尋ねる
オンライン会議の場合は、スケジュールを設定して人を招待するのではなく、重要な参加者に自分に合った時間を尋ねることもお勧めです。
公式の招待状を送る
時間と日付を選択したら、Googleカレンダーなどのプログラムに公式招待を送信して、特定の時間を簡単に予約できるようにすることができます。
必要なら確認
予定よりもはるかに早く会議をスケジュールしている場合は、念のために、会議を予定している相手と約1日早く確認することもできます。
特定の議題を送信する
会議の前、できれば少なくとも数日から一週間前に、会議の内容を詳細に記した議題をすべての参加者に送付します。
時間割を設定する
出席者が一日の残りの時間を計画することができるように、あなたはまたあなたの議題に時間を含めるべきです。
何を期待すべきかを人々に知らせる
会議中に他の文書や資料にアクセスできるようにする必要がある場合は、それが重要な文書なのか、クライアントの連絡先情報なのかにかかわらず、事前に明確にしてください。
誰でもオンライン会議室にアクセスできるようにする
バーチャルミーティングを開催している場合は、使用する予定のプログラムにアクセスできることを確認するために、事前に全員にチェックインすることをお勧めします。会議に出席するためにアプリをダウンロードする必要がある場合に備えて、十分な時間をかけて彼らに知らせてください。
事前にテストを受ける
会議が円滑に行われるようにするために、事前に自分の会議用アプリまたはプログラムをテストすることをお勧めします。
適切なユーザー名と写真を持ってください
Skypeなどの会議用プログラムを使用している場合は、ユーザー名と写真が専門的な会議に適していることを確認してください。
タイムゾーンを確認
仮想会議では、スケジュールを立てるときにタイムゾーンについても明確にする必要があります。新しい連絡先があなたのタイムゾーンにいると仮定しないでください。
時間通りに現れる
会議を運営している場合でも、単にゲストとして参加している場合でも、予定通りに参加する必要があります。現実的には、安全を期すために少し早めにする必要があります。
矛盾がある場合は電話をかける
あなたが会議を見逃したり遅刻させるような緊急事態や紛争がある場合は、主催者または出席者にできるだけ早く知らせる必要があります。会議の日にあなたの対立が起こった場合、それはおそらくあなたが相手に電話をかける必要があることを意味します。
みんなが到着するのを待つ
オンライン会議室に電話をかけたり入ったりしたら、人々が現れるのを歓迎しますが、実際にダイビングする前に、あなたが知っているすべての人が参加しているのを待ってください。
静かな場所を選ぶ
オンライン会議は基本的にどこからでも開催できますが、気を散らすものや騒音があまりない場所で静かな場所を選択するのが最善です。
すぐにボリュームを確立する
全員がオンライン会議に参加したら、必要に応じてすぐに調整できるように、全員に音量のテストを依頼してください。
ふさわしい服装
ビデオ会議に参加している場合は、見た目を考慮する必要があります。それは対面の会議ほど重要ではないかもしれません。しかし、あなたはまだ専門的に見える必要があります。
紹介をする
知り合っていない人をオンライン会議に招待する場合は、必ずその人を個人的に紹介するか、会議の開始時に自己紹介する機会を与えてください。
名前を覚えて
初めて会った人でも、7回目で会った人でも、名前を覚えていて、人々に挨拶するときに実際にそれらを使用すると、長い道のりが得られます。
トピックに留まる
会議中には、会話をしながら会話をすることがあります。ただし、会話を常に主な目的に導き、時計を監視して、すべての時間に丁寧に対応できるようにします。
大声で話す
会議中に話しているときは、必ず誰かがあなたの声を聞けるように十分に声を出して話してください。
他人に割り込まないで
そして、他の人が話しているときは、あなた自身の考えを提供する前にそれらを終わらせてください。
正しい発言を避ける
グループ全体に質問が投げかけられたとき、あなたが話すのを少し待つことによって厄介な中断を避けることができます。他の人がすぐにそうするなら、それからあなたの順番を待ちます。誰も話さなければ、行ってもいいです。
長い考えを共有する前に尋ねる
あなたが共有することについて長い考えや考えを持っているならば、あなたが時間が不足しているならば、事前にそうすることが大丈夫かどうか尋ねなさい。いつでも後で電子メールでまとめたり、別の会議で共有することができます。
話していないときにミュートする
バックグラウンドノイズが他人の気を散らすものにならないようにするには、かなりの時間話していないときに自分自身をミュートします。
注意深く耳を傾ける
他の人が話している間も、あなたが実際に耳を傾けるようにしてください。あなたは何かを見逃したくないし、後でそれを質問に持ち込みたくないでしょう。
あなたが聞いていることを示す
ビデオ会議に参加している場合は、実際に話をしているときに自分が聞いていることを他の人にも示す必要があります。メモに頭を埋めないでください。それらを見て、積極的に聞いて練習してください。
ユーモアを使ってケアする
会議中にユーモアを使用する必要性を感じた場合は、それが視聴者にとって適切であることを確認してください。チームメンバーと話をしているだけの場合は、これははるかに簡単です。しかし、クライアントやあなたがよく知らない人と会うときはもっと注意してください。
必須文書のコピーを提供する
会議中に重要な文書を参照する場合は、その前またはその間に会議の参加者にそれらの項目を送信して、参照用に入手できるようにします。
プレゼンテーション資料を用意する
プレゼンテーションを行うための機器が必要な場合は、事前にすべてが正常に機能していることを確認してください。
あなたの観客を知っています
プレゼンテーションやその他の議題項目を準備する際には、視聴者を考慮し、特にそれらに向けてメッセージを送信することも重要です。関係ないピッチで人々の時間を無駄にしないでください。また、会議に参加している正確な人々にアピールする可能性が低いトーンまたはトピックを使用しないでください。
あなたの電話を片付けなさい
会議中は、電話が邪魔されないように無音にしておく必要があります。
神経質な習慣を避ける
ミーティング参加者がペンをクリックしたりガムを吸ったりするなどの神経質な習慣を練習するのは自然なことです。しかし、専門家の会議中にそれらを避けるために意識的な努力をしてください。
話しながら食べてはいけない
また、オンライン会議中には食べないようにする必要があります。事前におやつを持ってください。また、必要に応じて他の人が話をするようになったときにのみ水を飲んでください。
質問に決められた時間を過ごす
あなたが会議を主導するのであれば、人々が質問をするための時間を設定するのも良い考えです。また、参加している場合は、その機会をアジェンダに配置して、いつでもポイントを獲得できるようにしてください。
質問セクションを支配しない
その質問セクションが出てくるとき、あなたは一つか二つの質問をするかもしれません。しかし、会話を支配しないでください。他の人にもチャンスを与えます。
アイデアにクレジットを提供
最初は自分の考えではなかったことを会議中に行っている場合は、必ずオリジネーターにクレジットを付与してください。あなたがそうでなければ、人々はただそれがあなたの考えだと思うでしょう。
会議後の個人的な事項について話し合う
グループミーティング中に、自分と他の1人の人間にしか関係のないものがあった場合は、他の人の時間を割くのではなく、後で話し合う時間を取ってください。
人に電話をかけない
また、チームのメンバーが会議に悪影響を与えるようなミスをしているという状況に遭遇することもあります。しかし、それらを講義するために会議の時間を使わないでください。必要ならば、後でその人とプライベートミーティングをして話し合いましょう。
落ち着け
また、誰と取引していても、会議中に気分を失うことはありません。
長時間の会議に休憩を与える
数時間以上かかる会議を主催する場合は、予定表に休憩を入れて、人々が何か食べ物を探したり、電話をチェックしたり、バスルームを利用したりできるようにします。
時間通りに終了
会議中は、いつでも会議を終了するようにしてください。
人々に去る機会を与える
予定していた時間内に自分がやりたいことすべてについて話し合う機会が偶然に得られなかった場合は、他の人に会いたいかどうかを尋ねることができます。しかし、事前にコミットメントを持っている人には時間どおりに時間を過ごすチャンスを与えましょう。
ご参加ありがとうございました
あなたが会議に電話をかけた場合、彼らが去る前に出席したすべての人にもあなたに感謝の言葉を言うことを確認してください。
他の言語や文化を認識すること
場合によっては、さまざまな背景や文化の人々と出会うこともあります。だから会う前にあなたの能力の及ぶ限り彼らの言語と習慣に注意してください。
メモでフォローアップ
会議の後、メモやリマインダーをEメールで他の人と共有することをお勧めします。フォローアップのための具体的な情報がない場合は、すぐに感謝の意を送ってください。
他の人との会議情報の共有を避ける
会議に関しては、特に説明がない限り、話し合いの項目は出席者のグループ内に留まるべきです。そのため、出席していない他の人と詳細を共有しないでください。
すべてのアクションアイテムを完成させる
そして、あなたがあなたの会議の後で何かの仕事を完了することを志願したならば、あなたがそれらの項目について直ちにフォローアップすることを確認してください。
Shutterstockによるビデオ会議写真
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