リーダーとして、あなたは生産的なチームを望んでいるので、それは適時性を強化し、チームメンバーが先延ばしのような悪い仕事の習慣を避けられるようにするのを助けることだけが理にかなっています。
先延ばしは先延ばしをしている人の生産性に影響を与えます。それ以上に、それはストレスを先延ばしにするだけでなく、チームの残りの部分にもストレスを加えます。
$config[code] not foundそれはまたチームワークを侵害する否定的な感情にもつながります。先延ばし担当者はタイムリーではないために罪悪感を抱いており、チームの他のメンバーは他の誰かがボールを落としたことを埋め合わせなければならないことに憤慨を感じています。
言うまでもありませんが、もちろん、それはあなたのビジネスの収益に悪影響を与える可能性があります。先延ばしは、不幸な顧客、遅延のペナルティ、そして将来の売上の損失につながります。
ソフトウェアは、チームが先延ばしの習慣を打破するのに役立つ簡単な解決策を提供します。ソフトウェアを使用して先延ばしから脱却し、あなたとあなたのチームをより生産的にするための5つの簡単な方法は次のとおりです。
カレンダーを最大限の可能性に活用する
デジタルカレンダーは先延ばしのサイクルを打破するのに最適です - あなたがそれらを正しい方法で使用すれば。あなたのチームにこれらのカレンダーテクニックを試すように勧めてください（そして、例を挙げてリードするためにそれらを使ってください）：
- カレンダー上で重要なプロジェクトやタスクを実行するために一定期間ブロックする。カレンダーに1時間または2時間の余裕がある場合は、タスクをToDoリストに追加するよりも一歩先に進みます。
- カレンダー通知を設定したら、タスクに必要なすべての文書へのリンクをカレンダー通知の右側に追加します。そうすることで、始めるために文書を探すのに時間を無駄にしたり、気を散らすことはありません。
- 可用性をチェックするために行ったり来たりするのを避けるために、組織内で共有カレンダーを使用してください。共有カレンダーを使用すると、誰が無料かを確認できます。また、カレンダープログラムの機能を学んで、スケジュールを簡単にする小さなハックを見つけてください。たとえば、Outlookの予定表にはスケジュール設定アシスタントと呼ばれるものがあり、会議の設定をすばやく実行できます。
洗い流して繰り返す：テンプレート、テンプレート、テンプレート
空白の画面を見て次のプロジェクトのどこから始めればいいのだろうかというような先延ばしを助長するものは何もありません。テンプレートを使用すると、レポートの作成、プレゼンテーションの作成、会議の議題の作成などの作業を迅速に行うことができます。
テンプレートには2種類あります。 1つは一般的なテンプレートで、オンラインでも、使用しているOfficeスイートでも見つけることができます。たとえば、Office 365のスプレッドシートやプレゼンテーションなどのさまざまなモジュールには、無料のテンプレートがたくさんあります。
もう一つの種類のテンプレートはあなたのビジネスに特に合わせられているものです。時間が経つにつれて、販売プレゼンテーション、レポートなどのテンプレートを作成します。重要なのは、必要なときに誰でも確実に見つけられるようにすることです。中央のテンプレートライブラリを作成し、それを使うように皆に勧めます。共有フォルダとクラウドファイルストレージがあれば、これを設定するのはとても簡単です。
Tick Tock：時間管理タイマーを使用する
重要ではないタスクに時間をかけ過ぎることによって先延ばしが促進されていることがあります。最も緊急で最も重要なタスクに時間を費やすために、自分の時間をより適切に割り当てる方法をチームが理解できるようにします。
これは、タイマーと同じくらい簡単なものが役立つ場合がある場所です。チームの誰かが重要でない電子メールを読むのに時間をかけ過ぎる、または会議をやり直すことができるようになる場合は、タイマーを使用することで、1週間のうちに数分かかる時間を節約できます。
私は時間をもっと意識することは驚くべき効果をもたらすことがわかりました。私が追跡し始めるまで、私は自分の時間のどれだけが重要度の低いタスクに浪費されていたかに気づきませんでした。
Windows 10には無料のタイマーアプリが組み込まれています。また、Web上でタイマーアプリを探すことも、単にスマートフォンのタイマーとアラームを使用することもできます。
即時の変更：共有文書を介した共同作業
あなたがそれがインターネット上に出る前にあなたがあなたのチームの何人かに見て欲しいプレスリリースがあるとしましょう。それをレビューして対応するために意見を述べる必要のある人全員を取り込もうとすると時間がかかることがあります。
ここでは、クラウドは共有クラウド文書の形で救済されます。
リアルタイムで共同編集できる機能を使用して、Wordで共同作業できることをご存知でしたか？他の人がドキュメントを編集しているときは、編集内容を1文字ずつ追跡できます。こうすることで、全員が電話をかけてリアルタイムですべての情報をすばやく収集し、一部のユーザーが先延ばしになる傾向を回避できます。
Microsoft Office 365には、マルチパーティHDビデオおよびオーディオプラットフォームチームも用意されているので、グループはさまざまな場所からの番号、キャンペーン、およびプロジェクトについてディスカッションできます。最新のキャンペーンのアイデアをまとめたいクライアントがいる場合は、全員が同じオンラインページに表示されます。
PlannerはOffice 365専用に設計されています。すべてのデバイスで機能します。どこにいても、ファイル、タスクを追加したり、チームと話すことさえできます。電子メール通知により、チームメンバーにいつ新しいタスクが割り当てられたのかを簡単に知らせることができます。 Plannerは全員を関与させ、あらゆる開発について彼らを最新の状態に保ちます。
Office 365ビデオは先延ばしを避けるためのもう1つのオプションです。あなたの会社を通してビデオコンテンツをアップロードして共有することは書かれたメモと指示に顔と実写を置きます。
Cortanaのような仮想アシスタントを使う
もう1つの先延ばし回避ハックがあります。仮想アシスタントを使用してメモを取り、次のプロジェクトのために調査を行うことです。たとえば、Cortanaを使用して、その大きなレポートに対していくつかのメモを口頭で指示し、それらをOneNoteに保存することができます。レポートに含めることのいくつかのメモを口述するなど、ベビーステップから始めると、始めるのがはるかに簡単になることがあります。
Cortanaを使用して、会話形式でプロジェクトのWeb調査を行うこともできます。 Cortanaのようなものを使って物事を調べれば、それは面倒な仕事のようではなく、単純な議論のようなものになります。
これらの例が示しているように、開始して先延ばしを避けるためにテクノロジーを使用する方法はたくさんあります。何を求めている？これらのツールのいくつかを使い始めましょう！
これを書いている時点で、Anita CampbellはMicrosoft Small Business Ambassadorプログラムに参加しています。
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