事務機器の使い方

それで、あなたは、おそらく管理アシスタントまたは秘書として、オフィスで働くポジションを確保しました。職場ではコンピューターの使用、ファックスの送信、コピーの作成などが必要になるため、今度はあなたのオフィスで機器を使用する正しい方法を学ぶ必要があります。適切に取り扱えば、あなたのオフィスの機器は数年間持続し、実際にあなたの仕事をより簡単にするはずです。機器の使い方をよく知っていればいるほど、仕事ができるようになります。

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コピー機の使用

コピー機に付属の取扱説明書をお読みください。電源スイッチを見つけて、本機の電源を入れます。機械がウォームアップするのに十分な時間を取ってください。古い機種は新しい機種よりも時間がかかります。

カバーを持ち上げて、コピーする書類をガラス面に裏返して置きます。正しく配置するように注意してください。ほとんどのコピー機には、書類を置く場所を示すマーキングがあります。カバーを下げて、コントロールパネルを使用して、コピーする部数を選択します。「開始」を押すとコピーが始まります。

コピー機の自動フィードを使用して、長さ数ページの文書をコピーします。フィードの横にあるガイドに従って、書類の束を配置します。多くのコピー機は文書を自動給紙します。あなたのコピー機があなたの文書を自動的に照合して綴じるためのオプションを持っているかどうか確かめてください - ほとんどのより新しいモデルはそうします。デジタルディスプレイ上でこれらのオプションを選択し、「開始」を押すと、あなたの書類の山がコピーされ、丁合いされ、そしてステープルされます。

ファックス機を使用する

製造元の指示を読みます。ファックス機をオンにする前に、電源と電話ジャックに接続されていることを確認してください。送信しているファックスの宛先のファックス番号を取得します。送信している文書を順番に並べます。

FAXの送付状に記入してください。これは受取人の名前とファックス番号、あなたの上司またはオフィスの名前、あなたのオフィスのファックス番号、受取人への短いメッセージとカバーシートを含むページ数を含みます。

原稿を上向きにして給紙トレイにセットします。受信者のファックス番号をダイヤルしてください。使用しているマシンに応じて、送信またはファックスを押して文書を送信します。

あなたのマシンのトナーカートリッジにたくさんのインクがあること、そしてたくさんの紙があることを確認してください、そうすればあなたはスムーズにファックスを受け取ることができます。電話が鳴るのを待ちますが、応答しないでください。これは、ファックスが着信していることを示します。送信者のファックス機とファックス機が通信していることを知らせる「ハンドシェイク」トーンを聞きます。ファックス機が印刷を開始し、文書全体が送信されるまで待ちます。

送付状の数とあなたが受け取ったページ数を比較して、ファックス全体が届いていることを確認してください。送信者に連絡して、この文書の受け取りを確認してください。