特定の政府規制を遵守しようとする際に多くの企業が直面する最大の課題の1つは、タイムトラッキングソフトウェアの適切な実装です。ローテクとハイテクの両方を含む多数の選択肢があるため、全社的に実装するための適切なソフトウェア、適切な方法、およびベストプラクティスを決定するのは困難な場合があります。
以下は、組織にとって適切なタイムトラッキングソフトウェアを見つけるための最も基本的かつ重要なプラクティスのいくつかを含むタイムシートのベストプラクティスの一部です。
$config[code] not found上から下へのタイムトラッキングの実装
特に自分の時間を追跡することに関しては、二重の基準があると感じている以上に従業員を怒らせることはできません。上司がタイムトラッキングを促進するだけでなくそれを使用するとき、これは関係者全員にとってタイムトラッキングの重要性を従業員に強調するのに役立ちます。
組織全体に責任を負わせるための創造的な方法はたくさんあります。広告代理店のColle + McVoyは、タイムシートシステムだけでなく、全従業員のタイムシートが期限内に提出されるという条件で、毎週金曜日に全社的なビール冷蔵庫を開くことを可能にするソフトウェアソリューションを実装しました。
Adweekによると：
“ Colle + McVoyは、TapServerと呼ばれる素晴らしいマシンを構築しました。これは、RFIDとカスタムソフトウェアを使って、あなたが怠け者であることをやめ、あなたのタイムシートを終え、無料のパイントを得たかどうかを確かめる“マルチケッグビール導入システム”です。 」
特に時間追跡と同じくらい人気のないもので、上司が自分でそれを行い、全社的に同じ規則を適用するのに十分であると評価することを知ることは、他のみんなが自分の役割を果たす強力な動機になります。
必要な研修を提供する
コミュニケーションがすべてです。正確なタイムトラッキングに関わっていることを全員に確実に理解させることで、従業員が新しいタイムシートポリシーに対応する方法を飛躍的に変えることができます。従業員の善意にもかかわらず、何が関わっているのか理解していないと、エラーやタイムシートの情報の欠落につながる可能性があります。
これは、政府機関と仕事をしている会社、時間給または給与の従業員タイプがある会社、または時間追跡要件が厳しいその他の組織にとって特に重要です。適切なトレーニングは、多くの場合、準拠を維持することと価値のある契約を完全に失うこととの違いを意味します。
プロセス全体を自動化する
DCAA Newsは、DCAAに準拠した安全な政府契約になることを検討している業者に情報を提供する組織です。 DCAA準拠を維持するには正確な時間追跡が必要なので、DCAAニュースが行う推奨事項の1つに注目する価値があります。
「…手動による簿記のいかなる形式もスキップする。 DCAAに準拠した自動化ソフトウェアシステムであなたの生活を楽にしましょう。これらのソフトウェアパッケージは、どのデータを追跡する必要があるかを通知し、承認を自動化し、従業員がどこからでも出入りできるようにし、請求書を作成し、QuickBooksにダウンロードし、時間を追跡し、非常に詳細なアドホックレポートを作成し、パスワードを提供します。保護など。これらのソフトウェアパッケージを使用すると、管理者はより具体的なタスクを実行でき、同時に正確なタイムシートデータを表示できます。」
ビジネスプロセスを自動化することで政府の規制に準拠するだけでなく、会社のデータを安全に保つのにも大いに役立ちます。 IBMの調査によると、「すべてのセキュリティインシデントの95％に人為的エラーが含まれています」。 めちゃくちゃ高い.
プロセスを自動化することで、データのリスクが軽減されるだけでなく、コンプライアンスを維持できます。また、これらの新しいシステムに従うようにスタッフを適切にトレーニングしている限り、組織はタイムシートシステムを最大限に活用できます。 。
毎時社員への移動
給与の支払われた従業員は理論的には良いように思えるかもしれませんが、実際には、取り決めが雇用主または従業員のためにうまくいくことはめったにありません。多くの雇用主は従業員から彼らのお金の価値以上のものを得ようとしていますが、従業員が結果に基づかない給与を利用するのは非常に簡単です。その結果、しばしば生産性が最終的な犠牲者となる綱引き闘争が起こります。
Get Rich Slowlyのために書いたApril Dykmanは、これらの課題のいくつかについて説明しています。
「別の仕事で、給料があるということは「早めに事務所を閉鎖しても、まだ給料がもらえます」と言われました。しかし、その年のうち2〜3日は事務所を閉鎖しました。 8日以上の時間を要する多くのイベント。特に大きなイベントのために22時間の日を過ごしました。
はるかに優れた解決策は、すべての従業員を時間給に変更することです。各当事者は、予想されることを明確に理解し、一方が他方を利用する余地ははるかに少ないのです。
毎日あなたの時間を記録する
最も多い間違いの1つは、週末にタイムシートを記録することです。私たちの多くは昨日の朝食のことをほとんど覚えていませんが、その事実の後の仕事全体を覚えて作り直すことは言うまでもありません。良い記録とベストプラクティスを維持するために、社内の全員が少なくとも1日1回タイムシートを記録していることを確認してください。
逆に、それを容易にするために、タイムシートを記録するプロセスが複雑にならないようにして、それを実行するのが面倒な作業になるようにします。タイムシートを記録することは、毎日数分以内になるはずです。
確かに網羅的ではありませんが、これらのタイムシートのベストプラクティスは、最も重要な、そして残念ながら見落とされがちなものです。
タイムシートシステムが実装されている間に組織がこれらを実装でき、従業員と明確かつ効果的にコミュニケーションを取り続けることができれば、あなたの会社はそのためにいっそううまく機能するでしょう。
Shutterstockによるストップウォッチ写真
7コメント▼
