スモールビジネスのオーナーとして、資本、従業員、施設など、会社のリソースをしっかり把握しています。しかし、従業員の時間はどうですか？時間を定量化して追跡するのは困難です。そのため、多くの中小企業の所有者は、時間を無限のリソースであるかのように誤って扱います。しかし、これは真実から遠いことはできません。
McKinseyによる最近の調査によると、現在従業員の時間がどのように割り当てられているかに「非常に満足」しているのは9％の幹部だけでした。さらに、経営幹部の半数近くが、現在の時間配分が会社の目的と一致していないと述べています。そして平均的なオフィスワーカーは、電子メールへの返信や重要でない会議への参加など、自社の仕事にはあまりにも多くの時間が費やされていると言うことができます。
$config[code] not found効果的な時間管理は、ビジネスの生産性と収益性にとって重要です。では、企業はどのようにして時間管理を改善できるのでしょうか。従業員に時間をもっと効果的に使うように言うだけでは簡単ではありません。代わりに、リーダーシップチームは、組織全体で効果的な時間管理を積極的にサポートする企業風土を築く必要があります。
効果的な時間管理を支える文化
従業員のプライバシー
マルチタスクは、ビジネスの世界における主要な流行語です。従業員は一度に複数のタスクを効果的に組み合わせることができると期待されています。そのため、管理者はさまざまなプロジェクト、会議、企業活動で勤務時間を埋めます。
しかし、マルチタスキングが無効であることが研究によって証明されることが増えています。事実、スタンフォード大学の研究者たちは、マルチタスクでは組織のスキルが悪く、気が散りやすく、焦点が合わないことが多いことを証明しました。
マルチタスクが効果的な時間管理の鍵にならない場合はどうなりますか？
答えは流れです。著者で心理学者のMihaly Csikszentmihalyiによって定義されているように、あなたが目の前の仕事に集中的で楽な集中の状態に入ると、流れが起こります。この状態にある間は、「ゾーン内にいる」とよく呼ばれ、従業員の生産性ははるかに高くなります。
生産性を向上させるために、雇用主は従業員をフローモードに保つためにできる限りのことをするべきです。これは、沈黙とプライバシーの企業環境を促進することを意味します。可能であれば、管理者は従業員に複数のタスクを負担させたり、不要な電子メールや電話で気を散らせたりしないようにする必要があります。
多くの従業員はまた、騒がしいキュービクル農場で働くのではなく、プライベートオフィスを持つことから利益を得ます。
より少なく、より効果的な会議
効果的な時間管理を実現するための最大の課題の1つは、企業会議です。平均的な会議には貴重な時間がかかり、従業員のフローモードは中断されますが、意味のある結果にはほとんどなりません。
Microsoftの調査によると、平均的な1週間の仕事の中で、無効な会議が時間の無駄になっています。さらに、従業員は毎週約6時間会議に費やし、69％の従業員はこれらの会議が非生産的であると感じています。
会社の時間をより適切に管理するために、経営幹部は絶対に必要な会議のみをスケジュールするべきです。会議は特定の目的を持つべきです：決断を下すか、問題を解決すること。議論されるべき問題とその順序、そしてそれぞれに割り当てられる時間の詳細な議題があるべきです。
会議が情報提供のみを目的としている場合は、代わりに電子メールを送信することを検討してください。多くの会議もオプションにすることができるため、従業員がその重要なフローモードになっている場合、その従業員は中断からオプトアウトできます。
時間追跡
企業が前進するためには、将来に向けて明確に定義された一連の目的と目標が必要であることをすべての経営者が知っています。しかし、単にこれらの目的を設定するだけでは十分ではありません。あまりにも多くの場合、幹部とその従業員は日々の仕事に没頭し、長期的な目標を達成する時間を見つけることができません。これが、統合された電子タイムトラッキングが登場するところです。
効果的な電子タイムトラッキングシステムは、個々の従業員とプロジェクトに費やされた時間と同様にコストを捉えて、そしてこの情報を会社の時間配分の包括的な見方に統合するべきです。このようにして、あなたはあなたの会社の現在の時間配分があなたの会社の目的に合っているかどうかを決めることができます。他のリソースと同様に、時間を正しく割り当てることは無駄を減らし、会社の成長を促進します。
伝説の経営コンサルタントであるPeter Druckersはかつて言った。
時間は最も貴重な資源であり、それが管理されない限り、他に管理することはできません。
ビジネスの世界では、時間は貴重です。それを測定し、管理し、そして評価する企業文化を促進することは、すべての雇用主にとって最大の関心事です。
Shutterstockによる非生産的な会議写真
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