従業員の異動、給与の増額、または個人的または医学的な理由による休業の要求を拒否すると、人事担当者にとって最も困難なタスクとして、おそらく第2位になります。従業員が適切に文書化されたタイムリーな休暇申請を提出するのであれば、特に困難です。休業が必要であり、従業員に利益があると確信している場合は特にそうです。ただし、職場の方針、公正な雇用慣行、そして場合によっては連邦または州の規制で要求される事項を一貫して適用するには、従業員の要求を却下するための手紙を書くことが必要です。
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あなたが彼の要求を受け取ったことを従業員に知らせ、タイミングが問題である場合は、あなたが要求を受け取った日付を含めてください。従業員がタイムリーな申請を提出できなかった場合、または休暇申請の手順に従わなかった場合、タイミングが問題になる可能性があります。あなたの書簡の中で、「家族および医療休暇法に基づく6週間の休暇の申請は2013年8月1日に受領されました」など、従業員の申請の根拠を言い換える。
会社の方針
会社の方針に基づいて従業員の休暇申請を却下する必要がある場合は、その方針と従業員ハンドブックのどこにあるかを引用します。また、従業員の要求を拒否することをサポートする会社の方針の関連部分を含めます。 「個人休暇の申請に関するABC Enterprisesの方針によれば、従業員は個人休暇の開始の少なくとも30日前に休暇を申請するための書面による声明を提出する必要があります。この方針はFMLA以外の個人休暇申請に適用されます。プロセスの詳しい説明については、ABC従業員ハンドブックの30ページを参照してください。」
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苗木によってあなたにもたらされた苗木によってあなたにもたらされた雇用者規制
強制休暇については、連邦または州の規制を確認してください。 FMLA規則は、雇用主が休暇を要求する従業員に書面による通知を提供する際に特定の規則に従うことを要求しています。また、育児休暇に関する州法の中には、休暇の適格性について従業員に通知するための特定のプロトコルに従うことを要求するものがあります。たとえば、あなたがカリフォルニアにいる場合、あなたの会社はカリフォルニア州の家族権利法または妊娠障害者休暇法の下で州が義務付けた雇用主通知義務を負っているかもしれません。
従業員の資格
多くの場合、従業員の適格性が要求を拒否する要因になることがあります。職場の方針を指すこととは別に、従業員が休暇を取る資格があるかどうかを決定する規則がある場合は、それも引用します。たとえば、FMLAには、特定の従業員適格性ガイドラインがあります。従業員は、休暇期間の開始前に少なくとも12ヶ月間雇用され、その間に少なくとも1,250時間の時間が必要です。さらに、FMLAには、誰が家族の一員になる資格があるかについてのガイドラインがあり、これはしばしば休暇の適格性条件を複雑にします。このような場合は、従業員に適切な法律または規制を参照し、FMLA休暇のようなファクトシートが利用できる場合は、あなたのレターにコピーを添付してください。
代替案
雇用主と従業員の関係を維持することは、すべての人事決定において重要な考慮事項です。あなたが選択肢を提供する立場にあるならば、フラットアウト否定の打撃を和らげるためにそうしてください。従業員の要求を満たすことができる別の会社方針を参照するか、または従業員が要件を満たすように休暇を再申請するか、要求を変更することを提案することができます。たとえば、従業員の要求がFMLA休暇を取得する資格がない場合は、FMLA以外の会社の方針および個人的な休暇の取得について説明します。
相談
また、従業員とのプライベートミーティングで、拒否の理由を思いやりをもって説明することで、雇用主と従業員の関係を保護することもできます。可能であれば、面談で従業員との却下通知を確認してください。そうすることはその決定を正当化し、あなたが休暇を承認することができればあなたがそうすることを従業員に印象づけるのを助けるかもしれません。それはまた従業員が会社の立場を理解するのを助けるために違いの世界を作り、そしてそれはHRの決定が非個人的であるという従業員の認識を妨げます。
