正式なメモを書くことは、社内でコミュニケーションをとるための効果的な方法です。読者を脅迫するのではなく通知することを意図した権威ある声でメモを書きます。メモに含まれている補足情報は添付ファイルとして知られており、エンクロージャは通常文字で含まれています。正式なメモには特定のセクションがあり、最後には作家と助手の両方のイニシャルが含まれています。ほとんどのメモは1ページ以下ですが、メモが1ページを超える場合は、メモの最後に要約段落を含めることを忘れないでください。
$config[code] not found"To"、 "From"、および "Subject"セクションを含むメモの見出しを作成します。誰がメモのコピーを受け取る必要があるかを決めます。添付ファイルを含める場合は、誰が添付ファイルを入手する必要があるのか、誰がメモのコピーを必要とするのかを判断して、情報を認識し、添付ファイルを配布します。コピーは必ずしも必要ではないでしょう）。見出しの「宛先」セクションにメモを受け取るための全員の名前を含めます。コピーしたい人は、メモの最後にあるメモの「cc」部分に入ります。あなたが個人的にメモに知らせたい人もいるかもしれません。これらの受信者は「ブラインドコピー」されます。メモのコピーが与えられますが、「To」または「cc」のセクションには公に記載されていません。
メモの本文をはっきりと簡潔に書いてください。直接的で正式な言葉を使うが、メモが威圧的または軽蔑的に聞こえないようにする。長いメモには、読みやすくするために段落見出しを含める必要があります。
メモを書き終えます。メモの本文の最後に、著者のイニシャルが表示され、アシスタントのイニシャルはスラッシュ "XX / yy"の後に表示されます。著者のイニシャルは大文字で書かれています。アシスタントは小文字です。その下で、2つ下のスペースは、「Attachments（x）」という単語で、複数ある場合は添付ファイルの数が括弧に入っています。次に、あなたがカーボンコピーしたい人々、または "cc"をリストしてください。リスト形式になっているはずです。ブラインドコピーされた人々は、彼らのコピーに手で書かれるべきです。彼らが匿名でコピーされたことを彼らが知っているように、必ず "bcc"を含めてください。メモの作成者は、メモが配布される前に、見出しの「差出人」セクションに自分の名前を最初に付けてください。
先端
他の誰かが配布リストに追加される必要がある場合に備えて、添付ファイルと一緒に1つのファイルに追加のコピーまたは2つのメモを保管してください。
スペルチェッカーが見逃していた誤字（form / from）についてメモを校正してください。
あなたの会社が使用するものを指定していない場合、ほとんどのワープロソフトにはメモテンプレートが含まれています。
警告
メモの宛先セクションにすべての受信者を含めるようにしてください。
メモは社内のコミュニケーションにのみ使用します。ベンダーや顧客とのコミュニケーションは文字フォーマットで書かれるべきです。
