会議で議事録をとることは、人々があまりにもディスカッションに参加してメモを取ることができない可能性があるビジネス会議中に解決されるべきアクションポイント、決定およびクエリを書き留めるための効果的かつ有用な方法です。通常、指名された議事録作成者がいます。その仕事は、会議中にメモを取り、読みやすい形式に整理して、会議の終了後に出席者に発行することです。正式な会議では、前回の会議の議事録が合意され、会議の出席者によって現在の会議の議事録の議事録に承認される必要があります。
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現在の会議に定足数があるかどうかを確認します。定足数とは、協会または団体の付則に従って、申立てを承認し、最終的な決定を下すのに必要な最低限の会員数と定義されます。定足数がなければ、公式の会議は開かれません。
協会、理事会、またはグループの幹事に、前回の会議からの議事録を声に出して読んでもらうか、出席している人たち、および発生したすべての行動に注意してください。
前回の会議の議事録について話し合い、承認前に修正を加えます。議論は事実と友好的であるべきであり、古い議論や対立を開かないでください。
床からの動きを要求します。会長、理事会、グループまたは会議の議長は、前回の会議の議事録を既読のまま受け入れるか、または述べられているように議論された変更を加えて受け入れることを求めます。この動議はいかなる投票委員によっても行うことができ、他の誰かに委任される必要があります。前の議事録は、現在の会議を続行する前に承認する必要があります。
議事録に同意するために投票するようにすべての出席者に依頼します。これは、音声による、または各出席者に個別に尋ねる議長による手のショーを通して行われます。現在の会議の議事録に、前回の会議が受け入れられたことをメモします。
議事録
何を議論すべきかを決定するために、会議の議題のコピーを入手してください。これは取られるべき議事録の流れを概説するでしょう。議題としてのRobert's Order of Rulesでは、会議が始まる前に前回の会議議事録を読み、承認する必要があります。
会議が進行するにつれて、説明を明確にするために会議の議長を務めている人の横に座ってください。会議が終了したら、テープレコーダーを使用して議事録を記録し、メモを確認します。
議事録のタイトルを書き、会議の日付、時刻、開催場所、および会議の各出席者の名前を記録します。
会議の進行中にメモを取り、話し合われている各議題項目をメモします。運動をした人の名前と、それが採用されているか拒否されているかを記録します。このショーがどのように行われたのかを書き留めてください。
ディスカッションはまだ新鮮ですが、会議の終了後できるだけ早く会議メモを転記してください。
前回の会議のテンプレートを使用して、現在の議事録を書き留めます。前の議事録がない場合は、会議のタイトル、日付、および出席者を明確に記載したテンプレートを作成します。
その解像度が何であるかの完全な詳細と一緒に、行われたすべての解像度を明確に表示します。
議事録を付録として含めるために、会議中に提示されたその他の文書を添付してください。
先端
偏見なく書いて、議論の正確な事実だけを述べてください。
議事録が回覧される前に、会議マネージャにあいまいな事項があれば明確にしてください。
