今日の電子事務局では、当然のことながら書類の提出という概念をとることができます。効率的なオフィスファイリングポリシーを作成することは、重要な文書を利用可能にし、アクティブな文書を見つけやすくするのに役立ちます。コンピュータ上でどれだけのドキュメントが作成されているかにかかわらず、印刷して手作業で提出する必要がある一定量が常に存在します。オフィスでの申告を続けると、より効率的なオフィスを運営できます。
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事務所の提出方針がどれほど詳細であっても、誰かがそれを有効にするためにはその方針を日常的に実施する責任がある必要があります。提出権限の委任は、提出する情報の量、提出システムの複雑さ、および情報を取得して再提出する必要がある頻度によって異なります。
適切なファイリングポリシーでは、ファイリングは責任者のみが行うべきです。他の誰かが文書を削除する場合、その文書は責任ある当事者によって提出されるために「in」バスケットに入れられるという規則があるべきです。提出を担当する人が複数いる場合は、各フォルダにシステムを作成して、最後に提出した人が自分のイニシャルに署名する必要があります。優れたファイリングシステムを維持するためには、責任者に説明責任を負わせる必要があります。
カラーコーディング
PowerHomeBiz.comによると、ファイルを整理する方法の1つは、色分けすることです。色付きのタブステッカーを使用してファイルに色を付けることも、キャビネットで使用するためにさまざまな色のファイルフォルダーを購入することもできます。
色分けするときは、より包括的な見出しには色分けシステムを使用し、次に小見出しには別のシステムを使用するほうが効率的です。たとえば、すべての財務文書は緑色のファイルに入れることができますが、税務情報に関連する文書には独自のシステムがあります。カラーコーディングシステムをカラーコーディングしてみてください。緑色のフォルダは財務書類に使用できますが、赤いタブのステッカーを税関連の情報に貼り付けることができます。
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苗木によってあなたにもたらされた苗木によってあなたにもたらされたアクティブとアーカイブ
あなたの最も使用されているファイルはアクティブであると考えられるべきであるものであるでしょう、そして定期的に参照されないものはアーカイブすることができます。アクティブファイルシステムは動的であり、拡張と追加の余地があります。文書がアクティブフェーズを超えたと見なされると、その文書はアーカイブに移動します。アクティブファイルを必要な人が利用できるようにしておき、毎日アクティブファイルを整理してください。
