あなたはおそらくあなたのビジネスのいくつかの局面を運営するためにすでに「クラウド」を使っている（すなわちオンラインになっている）でしょう。
しかし、Microsoft Worldwide SMBの副社長であるThomas Hansen氏が説明しているように、クラウドの恩恵を受けて売っていたとしても、始めるのは難しいかもしれません。
彼は段階的な措置を取ることを提唱している。小さく始めます。それから時間をかけてもっとやりなさい。
$config[code] not foundそのため、今日から始めて、クラウドにジャンプしたりクラウドアプリケーションを使用したりするためにできる10のことを概説することで、そのアイデアを構築することを考えました。これらの戦術的なステップをいくつか選択すれば、時間を節約し、ビジネスをより効率的に運営し、そしてしばしばコストを削減することができます。
1）デフォルトのファイル保存場所をクラウドに設定する
集中的なオンラインファイルストレージについて話すことが1つあります。しかし、あなたとあなたのスタッフが常にあなたのオンラインクラウドストレージプラットフォームにファイルを転送するために特別なステップを踏まなければならないなら、それは全く別のことです。
それについて考えてください。あなたとあなたのスタッフが最初にローカルのハードドライブやデバイスに保存しようとしているのであれば、それらのファイルを後でクラウドファイルストレージに保存して保存するには2倍の労力がかかります。
しかし、「設定して忘れる」ことができるので、特別な手順を踏む必要はありません。そして、あなたの重要な会社のファイルは自動的にその過程でバックアップされます。
各スタッフのデフォルトのファイル保存場所が会社のオンラインストレージソリューションになるようにコンピュータを設定するだけです。
たとえば、クラウドストレージソリューションとしてMicrosoft OneDriveを使用している場合は、Windows 8で簡単に設定できます。PC設定をクリックすると、OneDriveのメニュー項目が表示されます。そこから、オン/オフボタンをクリックしてOneDriveをファイルストレージのデフォルトの場所にすることができます。
または特定のデバイスで最適なプラットフォームに変更する方法については、オンラインで検索してください。クラウドストレージを多くのデバイスのデフォルトの保存場所として設定することは可能です。
2）ぶら下がっている果物を探す：クラウドベースの電子メールと文書
もう1つの論理的な出発点は、Office 365などのクラウドベースの電子メールおよびドキュメントプラットフォームを採用することです。これをまだ行っていない場合は、ビジネス上の利点が非常に魅力的です。
まず、それはあなたとあなたのチームの個人的な生産性に役立ちます。複数のデバイスを使用している場合（私のように）、どのデバイスを使用していても、オフィスタイプのすべての文書や電子メールにアクセスできます。会議に行き、あなたのラップトップかタブレットを持って行きますか。 Office 365のようなクラウド生産性プラットフォームでは、ログインするだけで必要なものがすべて揃います。後でサムドライブからファイルを転送したり、デバイスを同期したりする必要はもうありません。
次に、チームコラボレーションに役立ちます。私の仕事では、チームメンバーのほとんどが彼らの家から離れて働いています。それでも、ブラウザやモバイルアプリに接続するだけで、ファイルや同じツールにアクセスできます。
たとえば、共有カレンダーを広く使用しています。このようにして、複数の人や部署に影響を与えたり関係したりする会社の期限を追跡し、リマインダーを一元管理し、スケジュールの可用性を一目で確認できます。
また、文字通り毎日、共有ドキュメントコラボレーションも使用しています。電話会議またはビデオ会議を介して会議を開催し、会議中にチームが1つの文書を見て編集します。あるいは、会議のメモを中央の共有文書にまとめます。それは多くの時間を節約します。会議メモを後で転送する必要はありません。ドキュメントのどのバージョンが最新のものであるかを心配する必要はありません。私たち全員が同じドキュメントを作成および編集しているからです。
さらに、あなたは毎月コストを分散させることができます。前もって大きなライセンス料はかかりません - 予算を立てて余裕を持って購入するのはずっと簡単です。
3）集中オンラインファイリングシステムの構築
すべての人がクラウドに保存できるようになったら、チームが共通ファイル用のものを見つけるための簡単な方法が必要です。
これを行うには、オンラインファイリングシステムを作成します。あなたのビジネスが日々作成している文書やファイルの数が増えていくのを整理しましょう。
明確にラベル付けされた一連のフォルダを使用してください。あなたはプロジェクトによってあなたの仕事を組織しますか？クライアントでは？部署では？あなたのビジネスに意味のあるシステムを作りましょう。
全社的なファイリングシステムを使用すると、チームが何かを見つけられないため、アイテムの検索や作業の重複に費やす時間を節約できます。
4）クライアントと請負業者がクラウドを介して共有することを奨励する
ファイルをやり取りする回数は何回ですか。それからあなたはあなたが必要とするファイルを見つけるために後で電子メールを捜し求めなければなりません。
クラウド経由でファイルを直接共有することで時間を節約できます。
あなたが求めていない理由で、あなたはあなたのクラウド共有プラットフォームを使うことを第三者に「強制する」ことができないかもしれません？ 「OneDrive（またはDropboxまたは他のプラットフォーム）上でファイルを共有および編集するのが好きなので、電子メールによる時間の節約になります。」などの利点をすぐに述べてください。これをあなたと共有できますか？」
このようにファイルを快適に共有できない人もいます。しかし、あなたがそれをオプションとして言及した場合、あなたは驚かれるかもしれません。
5）電子署名アプリを使う
署名を必要とする多くの文書を送受信しますか？もしそうなら、あなたとあなたのチームはおそらく電子メール、印刷、署名、スキャン、ファックス送信に多くの時間を費やします - あなたはドリルを知っています。
ここにヒントがあります：クラウドベースの電子署名アプリをチェックしてください。ハローサインやDocuSignとお考えください。他にもたくさんの電子署名の選択肢があります。
それらは時間の負荷を節約します。それだけでなく、電子署名アプリは、プリンタやファックス機の近くまで待つのではなく、出張中でもすぐに文書に署名できるため、先延ばし要因の一部を取り除きます。
彼らはまた、署名のために文書を回覧する煩わしさの多くを取り除きます。彼らは署名のためにすべての当事者に文書を送付し、さらには催促状を送っています。
6）クラウドでデジタル資産ライブラリを作成する
私にあなたに質問をさせてください：あなたは会社のデジタル資産を探したり転送するのにどれくらいの時間を費やしますか？
私はあなたのロゴ、あなたが数年前に見本市に持っていったパンフレット、あなたが昨年使用したボードプレゼンテーションテンプレート、あなたの空白のパフォーマンスレビューフォーム、公式の会社写真、役員略歴、プレスキットと他の資産について話しています。
あなたの会社が以前の私のようなものであるならば、あなたはその種の材料について掘り下げることに全く時間をかけ過ぎます。
デジタル資産のライブラリを作成します。クラウドストレージプラットフォーム上に1つまたは複数の中央共有フォルダを設定します。これで、これらのアセットは、いつでもどこでも、それらを必要とするあなたのチームの誰にでも利用可能になります。彼らは彼らのために狩りをしたり、それらを見つけるために他の誰かに迷惑をかけたりする必要はありません。
7）1つの重要なビジネスシステムをクラウドに変換する
すべてのビジネスシステムに取り組み、すべてを一度にクラウドに移行する必要はありません。あなたのトップ3つの最も重要なシステムを見ることから始めましょう。それはQuickBooks、あなたの連絡先データベース、そしてあなたの在庫管理システムかもしれません。
これらのシステムのローカルまたはデスクトップベースのバージョンをまだ使用している場合は、クラウドベース（オンライン）バージョンの利点の評価を開始してください。クラウド版を使用すると、チーム全体が情報にアクセスしてコラボレーションを向上させることができます。また、クラウドシステムを使用すると、あるシステムから別のシステムにデータを転送しやすくなり、重複したデータ入力や1つのシステムでの情報のサイロ効果がなくなります。
どのアプリがクラウドに移行することで最大の成果を上げるのでしょうか。それが質問です。
8）すべての作業者に対してクラウドアップデートされたマルウェア保護を主張する
これは、遠隔地の作業者にとって特に重要です。
大企業には通常、マルウェア対策などの保護手段を使用して会社のネットワークを構築する会社のIT部門があります。
しかし、中小企業はネットワークを持っていないかもしれません。
あるいは、小規模ビジネスチームは、ネットワークに接続していない人々と仕事をすることがよくあります。リモートワーカーは、パブリッククラウドを使用して、自宅から自分のデバイスから接続することができます。彼らは単にインターネットを介してログオンしています。
そのため、システムやデータにアクセスしたり、ファイルを共有したりするすべての人が、クラウド経由で新しいマルウェアシグネチャで定期的にマルウェア保護を更新することが重要です。
マイクロソフトはデスクトップおよびWindowsベースのデバイス用の組み込みのWindows Defender製品を提供しています - そしてそれは無料です。有効になっていることを確認してください。または、他のマルウェア対策オプションを用意してください。
また、Windows 10が今年後半に登場するときには、Windows Updateを介して組み込まれたセキュリティ機能が追加される予定です。 Windows 10では、Windows Update for Businessというオプションも提供されます。これにより、IT管理者はセキュリティ更新プログラムや重要な修正プログラムへのアクセスが速くなり、更新プログラムの展開を制御できます。たとえば、IT部門がある場合は、限られた帯域幅を使用してリモートサイトにパッチを配信できます。
9）クラウドベースの電話システムをインストールする
ボイスオーバーIP（VOIP）電話サービス、またはソフトウェアベースの仮想配電盤とボイスメールシステムのいずれかを検討してください。
クラウドベースの電話システムを使用すると、非常に低コストで、遠隔地の従業員が中央の電話システムにアクセスできるようになります。遠隔地にいる労働者や在宅勤務の人がいる中小企業にとって、これは特に重要です。チームメンバーが自分のモバイルデバイスを使用している場合でも、全員を中央の内線番号や会社のボイスメールボックスに接続できます。
また、自動音声グリーティングの形で職業的な印象を受けます。
ボイスメールメッセージは、電子メールを介してオーディオファイルとして転送できるため、他のチームメンバーに転送できます。
また、チームが電話をどのように使用しているかを把握するのに役立つ使用統計情報も得られます。たとえば、カスタマーサポート機能の管理に最適です。
10）ビデオ会議を利用する
大事なことを言い忘れましたが、重要なのは、ビデオを介して仮想会議を広く利用することです。あなたがすでにそれらを使っているのであれば、素晴らしいです - それらをもっとやってください。
ビデオは、対面旅行の費用をかけずに、顧客と販売見込み客との間の個人的な対話の影響をもたらします。
ビデオ会議もチームにとって最適です。自宅で仕事をしている人、あるいは異なるオフィスにいる人は孤立していると感じるかもしれません。これはやる気を起こさせることができます。電子メールとインスタントメッセージは便利ですが、チームメンバーの声の変化を聞いたり上司の笑顔を見たりすることに代わるものではありません。ビデオは人々を包み込むように感じさせる。それは一緒に働く方法を滑らかにします。
多くの中小企業がSkypeを使っています。なぜならそれは無料だから、個人的な目的のためにSkypeを使っているからです。どの会議ソリューションを選択しても、それを実行してください。
これらの10のアイデアが、クラウドでもっと多くのことをやる気にさせてくれることを願っています - あるいは、クラウドに関してあなたのビジネスが良い状態にあることを確認してください。
すぐにこれらすべてに取り組まないでください。 1つか2つを選んでください - そして始めましょう。
これを書いている時点で、Anita CampbellはMicrosoft Small Business Ambassador Programに参加しています。
Shutterstockによる低ハンギングフルーツ写真
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