メモ、またはメモは、組織内で通信するために使用される文書です。この種の文書は通常、問題や通知を組織のメンバーに伝えたり、他の人に行動を起こさせたり、フィードバックを求めたりします。メモは必ず短く簡潔にして、特定の形式に従います。ほとんどすべての専門分野がコミュニケーションのためにメモを使用しています。その書き方を学ぶことは、プロとしての成功にとってしばしば重要です。
$config[code] not found実際の文書を書く前に、あなたのメモと対象読者の一般的な考えを書き留めておいてください。メモを書くときには、観客への配慮が非常に重要です。たとえば、問題が少数の人々だけを対象としている場合は、メモを組織全体に宛てないでください。聴衆全体に適した言語を考えてください。あなたは部下とは違う上司にメッセージを伝えたいと思うかもしれません。
あなたのヘッダーセクションに記入してください。すべてのメモは同じセクションを持つべきです。まず、「宛先」セクションに受信者の名前が含まれます。たとえば、「To：John Smith」または「To：Smith Co. Staff」は「To：」の行に機能します。 「To：」行の下に、自分の名前を「From：」行に入力します。 「From：」行のすぐ下には、メモが書き込まれた日付の「Date：」セクションがあります。月はしばしば省略されます。 2月は「2月」になります。最後に、メモの内容を示す具体的なタイトルを含む「件名：」行を含めます。
次にあなたのメッセージを書いてください。ページを超えないことを目指してください。あなたの最初の文はメモの目的と文脈を明確に述べるべきです。次に、必要に応じて、メモの主題の出来事、状況、状況の背景について簡単に説明します。次に、メモを受け取った人に何を望んでいるのか、何を期待しているのかを正確に説明します。メモが1ページよりも長い場合は、わかりやすくするためにメッセージの最後に簡単な要約段落を含めることをお勧めします。
丁寧な終了で閉じます。メモを読んでくれた時間について受取人に感謝し、メモ自体の内容についての議論やコメントを招待するようにしてください。
追加の文書をメモで囲む必要がある場合は、終了後に「添付：」行を含めます。この行の添付ファイルのタイトルを「添付：再開」のように簡単に説明します。
あなたのメモを見直して、余分な情報や言葉の多い文章を簡素化する情報を切り取ってください。メモの目的は簡潔さです。
メモをチェックして、つづりや文法の問題を調べます。メモは通常プロの文書と見なされます。不注意な間違いや文法への不注意が作家にうまく反映されない可能性があります。
