総勘定元帳は、会社に関する財務情報の要約として機能します。総勘定元帳の目的は、主要分野の現在の残高を表示することです。総勘定元帳には、資産、負債、収益、および費用の4つの基本セクションがあります。資産には、会社が所有する物資と現金が含まれます。負債には、会社が供給者または投資家に支払うべき未払債務が含まれています。収入には、ビジネスで稼いだ金額が含まれます。費用は、事業を行う、家賃を支払う、従業員、広告、および関連商品の費用です。
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元帳マスタファイルを設定します。元帳帳には、ページの下部に列があります。ページ上部で、元帳の4つの基本セクション（資産、負債、経費、および収益）ごとに1つの列にラベルを付けます。左側には、ビジネスの処理量と必要な詳細度に応じて、行ごとまたは月ごとに行にラベルを付けます。このページには、各期間の初めの各セクションの残高が表示されます。
事業資産を特定する。事務用機器、消耗品、およびビジネス当座預金勘定科目の資金など、ビジネスが所有するすべてのものの価値を決定します。事業資産の合計金額を加算し、その数値を資産列の最初の行に入れます。
事業経費を特定する。ビジネスが給料、家賃、広告、および物資にどのくらいのお金を使うかを決めます。行に週別のラベルが付いている場合は、週別に経費を計算します。行に月ごとのラベルが付いている場合は、月ごとに経費を計算します。保険などの定期的な支出を平均化して、金額が支出から除外されないようにします。事業費の合計額を加算して、それを支出欄に入れます。
負債を特定します。そのようなビジネスの車の支払いのためにそのような投資家または他の長期融資への事業債務の価値を計算します。この金額を負債欄に記入してください。
収入を特定する新規事業の場合、この列はお金が入ってくるまで空白で始まります。事業が収入を得た後、その数字は収入列に入ります。
行に対して選択した期間に基づいて、各列の合計を計算します。各期間中に新しい合計を行に入れます。
元帳一般ファイル
4つの基本セクションのそれぞれにページを作成します。資産、負債、費用、および収入にはそれぞれページがあります。そのカテゴリに適合するアイテムの説明でページ上部の列にラベルを付けます。たとえば、資産には、消耗品、商品、現金、事務機器というラベルの付いた列があります。最後の列を合計列にします。行に日付でラベルを付けます。最初の行には各列項目の現在の値があります。
元帳を更新します。項目の値が変わるたびに、元帳帳に記録します。たとえば、初日に、その事業が100ドルで評価された商品を販売した場合、資産の列から100ドルを差し引く必要があります。収入に100ドルが追加されます。
元帳マスタファイルに情報を転送します。各期間の終わりに、合計列の金額をマスターファイルに転送します。あなたが定期的に一般的なファイルについていくならば、それはマスターファイルを維持することを合計を転送することの簡単な問題にします。
