スモールビジネスの約3分の2、つまり64％は、自社のプリントデバイスのコストを追跡できず、使用状況も追跡できません。そして、あなたがあなたのビジネスでこれらの基本的な統計を追跡することができないならば、あなたはいくら浪費されているかわかりません。
Smarter Document Management（PDF）レポートを使用してIT予算を最適化する方法およびXeroxによるSMBのDocument Management調査（NYSE：XRX）は、デジタルの世界での印刷に関する貴重な洞察と解決策を提供します。
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調査
調査は、米国、フランス、ドイツ、イギリスで実施され、1,000を超える中小企業が参加しました。目標は、これらの企業が印刷物と文書をどのように管理していたかを調べることでした。プリンタの使用状況の内訳は、中小企業で何が起こっているのかを表しています。インタビューを受けた企業のうち、56％が請求書と請求書を組織内で紙の使用量が多いプロセスとして報告し、53％がビジネスおよび財務報告も同様に紙の使用量が多かったと述べました。
47％の従業員が電子メールを印刷していると文句を言うと、合法的な署名が紙とプリンターの使用を大きく減らしたと主張しています。 40％強の企業が購買承認、マーケティング資料、顧客見積もりを報告し、大量の紙と印刷リソースを消費しました。
小規模の医療、法律、建築、デザインの会社では、印刷物の出力は調査の結果よりはるかに高くなる可能性があります。そして多くの場合、これらの企業では、この労働集約的なタスクを引き受けているManaged Print Servicesプロバイダーを持っていません。
調査から得られたもう1つの明らかな統計は、印刷に関連するプロセスに費やされた時間量でしたか？プリンターでの仕事を待っているとき、消耗品がなくなっているとき、またはプリンターを購入するためにプリンター店に行くと、かなりの時間がかかります。コストは、もちろん、見えないかもしれませんが、それはそこにあります。
ゼロックス氏は、米国では、中央プリンタを共有しているビジネスでのドキュメントの待ち時間は、各従業員につき約3分であると述べています。これは従業員1人あたり毎年13時間になります。したがって、10人の従業員を抱える中小企業でも130時間の無駄な時間を経験する可能性があります。
レポート
「よりスマートな文書管理を使用してIT予算を最適化する方法」レポートには、調査で明らかになった問題を回避するために中小企業が展開できるソリューションがあります。
最初のものは彼らが彼らのプリンタ使用法をより効率的に管理するのを助けるためにManaged Print Servicesパートナーを見つけることです。 Xeroxの公式ブログの投稿で、Xerox Channel Marketing ManagerのLisa Grahamは、プリンタの使用状況を評価する上で企業がより積極的になる必要があると書いています。 「印刷評価により、コスト削減と効率改善がすぐにわかります」とGraham氏は説明します。
プリンタトレイに捨てられた文書から消耗品の購入、不必要にカラーでの印刷、そしてその他の非効率なものまで、すべてがあなたを犠牲にしています。
デジタル化がビジネスのほぼすべての部分を変革することで、信頼できるマネージドプリントサービスまたは他のパートナーは、デジタル化、ドキュメントワークフロー、モバイル印刷、クラウドテクノロジ、およびセキュリティを組み込むことができます。
これとは別の関連した問題として、報告書には、安全でない印刷が原因でビジネスの90％が侵害されたことが示されています。
結論
レポートの最後に、ゼロックスはあらゆる規模の企業が正しいマネージドプリントサービスパートナーを見つけることを推奨していますが、これは中小企業には不可能かもしれません。このレポートには、そのようなサービスを雇う余裕がない人々に役立つ情報が掲載されています。
追跡および監視ソリューションを備えた最新のプリンターを選択し、優れたガバナンスを得てベストプラクティスを実施し、従業員を教育することで、プリンターの不適切な使用に関連する問題を効果的に管理できます。一部のソリューションには、すべてのコピーが白黒になるように設定を標準化すること、クラウドおよびモバイルワークフローと統合すること、ワークフローを自動化すること、およびサプライ品の購入を調整することが含まれます。
画像：ゼロックス
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