行政助手の役割は、職員が職務を効果的に遂行できるように専門職員を支援することです。政府、企業、非営利団体を問わず、事務処理担当者は事務処理やコンピューターの記録などの必需品の世話をすることで、オフィスをハミングし続けます。彼らは通常、いくつかの管理業務も行いますが、具体的なタスクは職務のレベルとオフィスの種類によって異なります。
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管理アシスタントは、会議の手配、予定のスケジューリング、オフィスのカレンダーの維持、電話への応答、および連絡文書の編集などの職務を実行します。彼らは、オフィスのファイルとデータベースを管理し、コンピュータのスプレッドシートとプレゼンテーションを作成します。多くの場合、彼らの責任には、物資の購入や物資供給室の管理も含まれます。
彼らの顧客サービス業務には、オフィスの訪問者を受け入れること、そして彼らが必要とする援助を受けることを確認することが含まれます。
追加の義務
行政助手の他の仕事はしばしば特定の産業に依存しています。法務機関では、管理者が法的文書の作成を手助けし、医療機関では保険会社に請求します。学校の事務所では、生徒の記録を維持し、両親とコミュニケーションをとることが彼らの義務の1つです。
レベルと役職によって、管理アシスタントの責任範囲が決まります。 初級レベルの管理者は事務機能と基本的なコンピュータタスクに焦点を当てていますが、高度なコンピュータスキルを持つ上級管理者は通常、事務スタッフの監督や新入社員のトレーニングなどの管理業務を引き受けます。経営幹部への行政アシスタントは、調査、報告書の作成、会議での議事録の作成、他の管理者の監督、および旅行の手配をすることもできます。
知識とスキル
組織力が不可欠 管理者の主な仕事は、オフィスの記録を管理し、会議や予定を追跡することです。管理者は、口頭でも書面でも英語で上手にコミュニケーションをとり、インターネット調査を行うことができなければなりません。仕事には、コンピューター、コピー機、電話システム、ファックス、テレビ会議設備などの事務機器の習熟度が必要です。
ポジションと業界によっては、 管理者は、電子メール、経理、データベース、スプレッドシート、ワープロソフトなど、さまざまなコンピュータプログラムの習熟度が必要です。.
仕事の資格
管理アシスタントは、オフィスでの授業やコンピュータソフトウェアを含む最低限の高校卒業証書を必要とします。英語とコンピュータスキルの追加トレーニングは役に立ちます、そして多くの管理者はいくつかの専門学校や大学のクラスを取ったり、準学士号を持っています。雇用主はまた、通常、自分のオフィスの手続きや特定の事業の語彙、例えば法的語彙の新入社員を訓練します。
管理者は、国際行政専門家協会から任意の認証を受けることができます。。認定資格は、管理者の教育に応じて2年から4年の経験が必要で、申請者も試験に合格する必要があります。
