あなたの前に執筆プロジェクトがあります…そして空白の一枚の紙。冷たい汗で、あなたはそれがコピーライターを雇うことがより簡単であるかもしれないと考え始めます（結局、あなたは作家になるためにビジネスに入らなかったです）。もう一度考えてみて。 5つの簡単なステップといくつかの練習で、あなたはあなた自身のコピーライターになり、あなたがあなたのビジネスのための外部の援助に費やしたであろうお金を再投資することができます。
ビジネスライティングが重要な理由
執筆、またはあらゆる種類のビジネスコミュニケーションが重要であることは、私たちがビジネスに従事しているのと同じ理由です。効果的なビジネスライティングは、次のようなさまざまな方法でプラスの業績をもたらします。
- ステークホルダーへの価値創造
- ステークホルダーと企業の戦略および目標との一致を支援する
- 作家が継続的な学習に取り組むことを可能にする
以下の提案を書くことで、非公式のEメールから完全なビジネス提案まで、あなたが書く方法を長持ちさせることができます。 （異なるのは、それぞれの執筆作業に費やされる時間だけです。）
ステップ1：あなたの聴衆を知ってください。
あなたは上下左右にコミュニケーションをとっていますか？あなたのオーディエンスはあなたの組織の内部ですか、それとも外部ですか？これらはあなたの聴衆に関連する最も基本的な質問です。あなたが調査をここでやめた場合、あなたは執筆プロセスをさらに進めるのに十分な情報を持っていないでしょう。
読者にできる限り知らせる。それが特定の1人の人であるならば、彼らはあなたに何らかの洞察を与えることができるアシスタントを持っていますか？おそらく、その人の直接の報告があなたにいくつかの指針を与えることができますか？あなたが彼らの興味やコミュニケーションスタイルを決定するのを助ける人のプロフィールはありますか？あなたが命令の連鎖を売ったり伝えたりしているのなら、これらの質問に対する答えはあなたの聴衆があなたの文章を読み、それに基づいて行動するかどうかの決定的な決定要因となることができます。
少し時間をかけて、読者が好むコミュニケーションスタイルを検討してください。彼らがあなたや他の人たちとどのようにコミュニケーションをとるかについて考えてください。彼らはあなたが「要点にたどり着く」ことを望みますか、それとも彼らはあなたの家族が何をしているかを尋ねることによって始めますか？アメリカの書面によるコミュニケーションにおける一般的な知恵は、その点に直接着手することです。しかしながら;多くのビジネス専門家は最初に関係を築くことを好みます、そして彼らは彼らがビジネスに直接ジャンプするコミュニケーションによって切り下げられたと感じるならば彼らはあなたのEメールを読みません。あなたの聴衆を知ることは、あなたの主なポイントをどこに置くべきかを知ることを意味します：始めか終わりか。
あなたの聴衆を考慮するときに覚えるべき最も重要なことは彼らが気にするものを知っていることです。 「私のためには何がありますか」という質問に問題はありません。読者に代わって質問しないと、メッセージが見落とされる可能性があります。
ステップ2：通信チャネルを決定します。
あなたがあなたの聴衆を知ったら、あなたはどのチャンネルを使うべきかについての情報に基づいた決定をすることができます。チャネル、または通信モードは、内部または外部、正式または非公式に分けられます。繰り返しますが、これはほんの最初のステップです。読者があなたの情報を伝えるかどうかを検討してください。もしそうなら、誰にそれを渡すのでしょうか？これらの質問は、あなたがパンフレット、手紙、メモ、電子メールまたは他の形式のビジネス文書を必要とするかどうかあなたが決めるのを助けるでしょう。
例： 私たちは、有給休暇の申請について新しい方針を立てる必要があると彼に納得させるために、上司に手紙を送ります。これはより正式な内部要求なので、メモ形式を使用します。メモは上司が討議のために人事部長に持っていくことができるような方法で書かれます。
ステップ3：希望する行動を言語化する。
ビジネスライティングのワークショップでは、参加者は観客とコミュニケーションチャネルをよく理解していますが、全体的な目的を明確にしなければならない時点で、「読んでほしい」と考えています。書く - 行動を変える。読者から欲しいものを言葉で表現することは、特定の行動を促します。読者に新しい方針に従ってもらいたいですか？あなたは彼らに上映やトライアルオファーを呼びかけたいですか？あなたは変更を提案していますか、それとも即時の行動を必要とする要求をしていますか？
理想的な結果的な行動についてあなたが不明確であるならば、あなたの読者もまた不明瞭になり - そして行動する可能性はより少なくなるでしょう。反対に、あなたのコミュニケーションの目的が何であるかの明確な考えを持つことによって、あなたはあなたの読者に行動するよう説得する可能性がより高いです。ビジネスライティングでは時間が最も重要です。あなたが言わなければならないことは価値があり、行動を必要としていることを観客に知らせるための瞬間があります。
ステップ4：レポーターのように考えなさい。
記者のように、「5つのW」に答えてください - 誰が、何を、どこで、いつ、なぜ（そしてどのように）。ビジネスライティングは、要点に達すると明確になります。読者にしてもらいたいことと直接関係しない限り、歴史と「興味深い」背景の詳細を与えないでください。
かなり詳細な情報を好む読者がいる場合は、次の質問に答えることを検討してください。
- なぜ読者は気にかけているのですか？
- 読者はどのように利益を得ますか？
- 読者は何をすべきですか？
- 読者はいつそれをすべきですか？
- 読者が行動を起こすとどうなりますか？
- 読者はどうなりますか しない 行動を起こす？
- 他に誰が利益を得るでしょうか？どうして？
- 読者はより詳しい情報を求めてどこに行きますか。
ステップ5：売却を閉じます。
あなたのビジネスコミュニケーションの終わりに販売を頼みなさい。読者にあなたが期待する行動とあなたがそれを期待するときを要請しなさい。これは米国の視聴者にとって最も効果的な「クロージング」テクニックです。国際的な聴衆のために書くならば、含まれる異なるステップがあります。しかし、説得力のある目的を提供することはあなたのコミュニケーションを強化するでしょう。
ライティングプロセスの5つのステップすべてを使用する例を見てみましょう。
宛先：Evan Datta 投稿者：Soma Jurgensen、x 555 日付：2010年12月29日
再：有料休暇（PTO）要求の効率を向上させる 最近のスタッフ会議で、私たちの時間を優先し、組織としての仕事と生活のバランスをよりよく見つけるために、私たちのプロセスの効率を改善したいというあなたの願いに感動しました。その日のあなたの思いやりのあるアイデアは、私が自分自身のアイデアを提供するように促しました。 このメモは、当社の無数の非効率性とやり直し作業にかかるプロセスの変更要求であると考えてください。この変更要求を武装して、プロセスを合理化することによって人々に焦点を合わせるというあなたの戦略を支持するために別の戦術を追加することができます。 現在の方針は、従業員がPTOの上司に電子メールを送ることです。その後、上司は従業員の日数を調査し、要求を承認する前に従業員が記入して署名するためのフォームに部分的に記入します。昨年の事業再編の間に当社が各上司に報告する従業員数が増加したため、上司のPTO請求の時間に対する要求は急激に増加しました。アシスタントが1人だけの場合、人事部長は個々の従業員のPTO発生要求の要求にあふれています。その結果、要求を調査して満足させるのにかなりの時間が費やされ、それもまた多くの誤りをもたらしました。 社内イントラネットを使用してフォームを配布し、従業員ログインを使用してHRISシステムをカスタマイズすることで、調査およびフォームの多くを従業員自身が実行できます。新しいシステムは次のように機能します。 この手続き上の変更を採用すると、従業員、管理職、人事に時間がかかります。節約された時間は、日常的な質問以上の従業員との個人的な接触に費やされる可能性があり、HRによって提供される顧客サービスを向上させます。 現在の方針を継続すると、時間とリソースが失われます。現在の方針に関するフラストレーションの詳細については、人事アシスタントと私は年の最初の後に会うことが可能です。人事部長との面談で、この変更を裏付ける具体的な詳細情報を提供することができます。 この新しいプロセスは6ヵ月以内に実行でき、会社はこの暦年（2011年）の恩恵を受けることができ、ポリシーを合理化することによって人々に焦点を合わせるというあなたの戦略を素早く強調することができます。 この機会についてさらに議論するために、私はその年の最初の一週間以内にあなたに連絡します。それまでの間に質問がある場合は、メモのヘッダーにある私の内線で私に連絡してください。 敬具 XXXX
おわりに これを覚えておいてください - この5ステップのプロセスを使用してあなたの考えを整理することに数秒を捧げることは内容に関係なくあなたの仕事を改善することができます。相互に包括的な各ステップに従うことで、ビジネスライターであるあなたはあなたのビジネスに良い結果をもたらす強いコミュニケーションを促進することができます。
