多くの人にとって、会議に呼ばれることは歓迎すべき出来事ではありません。多くの職場では、労働者はミーティングに多大な時間を費やしています。自分が実行した会議を、出席者が以前に経験したことがある残りの価値のない、場合によっては痛みを伴う会議と組み合わせることを許可する代わりに、会議を効果的に計画し、実行することによって自分の会議を区別します。
$config[code] not found目標を設定します。すべての会議には目的があります。あなたの会議の前に、この座席で何を達成したいのかを決めてください。目標を構成するときは、「第4四半期の広告キャンペーンを選択するには」など、簡潔でわかりやすい説明を書きます。
議題を準備します。あなたがそれらを論議したいと思う順序で会合で論議したいと思うトピックのすべてをリストしなさい。各項目の横に、見積もり時間を指定して話し合うことで、議題をさらに明確にし、あまりにも多くの項目が含まれていないことを確認できます。
会議の前に電子メールであなたの目標と議題を共有してください。会議の目的とアジェンダの両方を到着前に参加する予定の人と共有することで、会議の準備に精神的に取り組むことができるようにし、計画に関連する書類やその他の資料を用意する機会を与えることができます。トピック。
役割を確立する秘書を務める個人を選択し、会議の進行に合わせてこの人にメモを取るよう依頼します。タイムキーパーとして行動する別の会議出席者を割り当てます。この個人は時計を監視し、あなたが各議題項目のためのあなたの計画された時間配分に従うことを確実にするのを助けるでしょう。自分自身を会議のモデレータに宣言し、タイムリーかつ効果的な方法で議題の項目を移動するというタスクを引き受けます。
会議から外れた場合は、会議の管理を再試行します。特に会議の出席者が会議を誤って先導する傾向がある場合は、会議のリーダーとして自分の力を発揮し、セッションを継続することが重要です。これを効果的に行うには、会議の理由を会議をハイジャックしようとしている個人に丁寧に思い出させ、後で話し合うために副次的な懸念を保存するように依頼します。
タスクを割り当てます。話し合いを進め、必要なことを決めたら、その場でタスクを割り当てます。また、各タスクの完了期限を設定して、タスクが実際に完了する可能性を高めます。議事録を取っている個人に、これらのタスク割り当てを書き留めるよう依頼してください。
時間通りに会議を締めくくる。あなたが会議がその予定された終点を過ぎて通過することを許可するならば、あなたはたぶん座席から精神的にチェックアウトする多くの出席者を見つけるでしょう。あなたがあなたの割り当てられた時間の終わりに達し、あなたがまだ議論するべき項目を持っているならば、会議に出席するために彼らの時間を与えた人々のために敬意を払って後日それらを表にします。
会議の議事録を共有します。会議の議事録を電子メールで送信し、会議の終了から24時間以内に参加者の協力と貢献に感謝します。会議中に多数のタスクを割り当てた場合は、割り当てられた項目をフォロースルーするように出席者に丁寧な通知を含めます。
