電子メールは重要かもしれませんが、正しいやり方でコミュニケーションを取らないと、実際にビジネスに害を及ぼす可能性があります。
あなたのEメールコミュニケーションがしっかりしていることを確認するために従うことができるいくつかのビジネスEメールエチケットのルールとガイドラインがあります。ここに50のヒントがあります。
ビジネスEメールのエチケットのヒント
プロのメールアドレスを持っている
メールを送信する前に、実際のメールアドレスが適切であることを確認する必要があります。理想的には、あなたはあなたの会社のURLで終わる正式なEメールアドレスを持っているでしょう。ただし、個人用のGmailアカウントなどを使用する場合は、可愛くておもしろくなるのではなく、自分の名前やイニシャルを使ってシンプルにするようにしてください。
$config[code] not found直接件名を含める
各電子メールには、電子メールの内容を正確に反映した件名を含める必要があります。ほんの数語の要約は、実際にあなたのメッセージを読む前に、受信者に何を期待すべきかについての考えを与えます。
必要に応じて「全員に返信」を使用する
組織内の全員、または少数の人々さえ含むEメールを受信した場合は、全員を単に応答に含めることをお勧めします。しかし、メッセージが関係ない場合、これは人々にとって多くの時間の浪費につながります。そのため、注意して、絶対に必要な場合にのみ返信してください。
校正
スペルミスや文法の間違いでいっぱいになるようなすばらしい電子メールメッセージを作成するのに時間をかけたくはありません。そのため、送信前に校正とスペルチェックを行ってから、潜在的なエラーを見つけてください。
トーンのために再読
しかし、あなたはまたあなたの受信者がそれを読む方法についての心を持ってあなたのメッセージを実際に読むべきです。時々、調子は電子メールで迷子になることができます。ですから、あなたが意図したとおりに読めるようにしてください。
礼儀に気をつけて
そしてもちろん、あなたはpleaseのような素晴らしいものを入れて、それぞれのメッセージにあなたに感謝するべきです。
クライアント/上司にとってより正式なものにする
電子メールに関しては、さまざまなレベルの形式があります。ですから、快適になりすぎる前に、必ず各自との関係を考慮してください。 「やあみんな」はあなたの友達にふさわしい挨拶かもしれません。しかし顧客と取引するとき、あなたはおそらくそれをもう少し専門的にしたいと思うでしょう。
新しい連絡先に形式を使用する
同様に、変更するのに十分な情報が得られるまで、初めてメールを送信する人には形式的にしておくことをお勧めします。
許容できる挨拶を使用する
より具体的には、あなたはあなたがそれぞれの人に使う挨拶を考えたいと思うでしょう。一般的に、あなたはあなたがかなりよく知っている人々に「ねえ…」を守るべきです。 「こんにちは」とフルネームは、クライアントまたは初めての連絡に適しています。
ポイントに固執する
実際のメールの本文では、できるだけ短くすることをお勧めします。あなたの主なポイントが何であるかを理解するためだけに受信者に小説を読ませないでください。
$config[code] not found長いメッセージを分割する
複数のポイントがある場合は、読みやすくするためにテキストを段落ごと、または数字ごとに分けてください。
行動を促す声で明確にする
受信者にあなたのメッセージで何をさせたいのかも検討する必要があります。特定の情報で返信するように探している場合は、その旨をメールの最後に伝えてください。
頭字語とJargonでケアを使用する
メールに頭字語や業界固有の用語が含まれている場合は、受信者の知識を考慮してください。たとえば、さまざまな業界の顧客と取引している場合は、同僚よりももう少し多くの情報を含めることをお勧めします。
あなたの終結を考えなさい
それから、それぞれのEメールの終わりに、あなたは適切なクロージングステートメントを選びたいでしょう。ビジネスEメールには、「ありがとう」や「最高」などのものを使用してください。
署名ブロックを含める
あなたはまたあなたの電子メールの下部にいくつかのより多くの情報を含む署名ブロックを含めることができます。あなたの名前と連絡先を記入してください。
添付ファイルを書き留めます
電子メールに書類を添付している場合は、受信者にその内容を知らせてください。そうすれば、確認のために開封する必要がなくなります。
添付するのを忘れないで
人が何かを付けていると言って、それを実際にやるのを忘れるのも、よくあることです。送信する前に、もう一度確認してください。
ファイルサイズを確認する
大きなファイルを添付するときは注意してください。どうしても必要なときだけそうしてください。または、写真のサイズを変更したり、ファイルを細かく分割して管理しやすくすることもできます。
大きなファイルを圧縮する
大きなファイルを添付する必要がある場合は、受信者が簡単にできるようにそれらを.zipファイルに入れてください。
これらの添付ファイルについて最初に質問する
大きなファイルを事前に送信してもよいかどうかを受信者に確認することもお勧めです。そして、いつあなたがそのようなファイルを送るのに最適な時期であろうかを調べてください。
ファイルの種類について問い合わせる
さらに、受信者がどのプログラムにアクセスできるのかを確認して、送信した添付ファイルを確実に開くことができるようにします。
可能な限りPDFを送信する
しかし、PDFファイルはどのタイプのデバイスでも簡単に表示できます。可能であれば、特定のプログラムを必要とするファイルの代わりにPDFを送信してください。
知らない人からの添付ファイルを開かないでください
反対に、予期していなかった添付ファイルが電子メールに添付されている場合は、それを開くことに注意してください。わからない場合は、実際に開く前に送信者に添付ファイルについて尋ねてください。
機密情報を共有しない
電子メールは転送や共有が容易であるか、誤って他の人に送信される可能性が非常に高いため、機密情報や機密情報を共有するのに適した形式ではありません。
ユーモアに注意を払う
あなたはまた、あなたのEメールにちょっとした面白さやユーモアを加えたいと思うかもしれません。しかし、Eメールのトーンを解読するのは難しい場合があるので、それが明確であることを確認するか、またはあなたが本当に満足している人々に冗談を言っているようにしてください。
愚かなフォントから離れて滞在
デザイン要素を使ってクリエイティブになるには、電子メールも適切な場所ではありません。古典的で読みやすいフォントを使用してください。
白黒にこだわる
同様に、ユニークなフォントカラーや背景パターンから離れてください。古典的な白黒は最も読みやすいです。
感嘆符の使用を制限する
感嘆符は、あなたが興奮や強調の感覚を伝えるのに役立ちます。しかし、それらを過剰に使用しないでください。そうしないと、あなたのメッセージはプロフェッショナルには思えません。
すべてのキャップで注意を払う
すべての上限はいくらか強調を加えることもできます。しかし、それは叫び声として遭遇することもあります。実際に必要な場合以外は、代わりに斜体または何かを使用することを検討してください。
特定の人とのみ絵文字を使用する
スマイリーや顔文字については、友達や親しい同僚と会話をして誤解したり、専門外と見なしたりしないでください。
異なる文化や言語を検討する
あなたはまた時には異なる文化や背景からの人々と一致するかもしれません。ですから、返答を作成するときには、他人を怒らせたり混乱させたりしないように注意してください。
感情的なメッセージを送信する前に戻る
あなたが怒っているか、そうでなければ感情的なEメールを送らなければならない状況に自分自身を見つけたならば、あなたのメッセージを作成してからあなたの頭をきれいにするためにしばらく離れてください。その後、メッセージをもう一度見直して、実際に伝えたいことであることを確認します。
誤ったメッセージに返信する
意図しない電子メールを受信した場合は、送信者に返信してすぐに知らせてください。
すぐに届かないメッセージの受信確認
また、自分宛の電子メールを受け取ったがすぐに返事が返らないものがある場合は、送信者に受信したことと連絡が取れたことを知らせてください。
新しい科目用に新しいEメールチェーンを作成する
あなたが頻繁に連絡を取る人に電子メールを送るとき、それは1つのチェーンだけを継続的に続けさせ続けるのを誘惑することができます。しかし、これはあなたがあなたの会話を整理し続けることを難しくする可能性があります。それで、それぞれの新しい主題のために新しい連鎖を始めてください。
必要なときだけメッセージを転送する
転送は、電子メールユーザーにとって便利な機能です。しかし、それは乱用される可能性もあります。したがって、メッセージを転送する前に、実際に必要なメッセージがあることを確認してください。そうすれば、人々が電子メールで攻撃されることはありません。
転送時に個人用メッセージを追加する
電子メールを転送する必要があるとわかったときは、単に前方にたどり着いて受信者にコンテキストなしで電子メール全体を読ませるのではなく、説明のために上部に個人的なメッセージを追加します。
転送前に内容を確認する
また、ニュース記事など、個人的に保証できない種類の情報を転送する場合は、正確なことを確認するために簡単な調査を行って、正しくない情報で時間を無駄にしないようにします。
登録していないEメールリストに人を追加しない
定期的にEメールを送信するグループEメールチェーンまたはリストがある場合は、許可されている場合にのみそのリストに人を追加してください。
登録していないリストを削除するよう丁寧に依頼する
まだ登録していないリストに追加したことがある場合は、送信者に連絡して丁寧に削除するよう依頼することをお勧めします。
リマインダーを送信する前に返信するのに十分な時間を人々に与える
電子メールを送信しても返信がない場合は、すぐに通知を送信することをお勧めします。通常、返信に1日か2日かかることを確認してください。
迷惑メールフォルダを確認する
念のため、リマインダメールを他の人に送信する前に、迷惑メールフォルダやスパムフォルダを確認することをお勧めします。
休暇中にメッセージを退席させる
あなたが1日か2日以上休暇に出かけるとき、または外出するときは、自動返信メッセージまたは不在通知メッセージを設定してください。
返信があったら知らせる
そのメッセージに、あなたがオフィスに戻ってくる予定の日付と、いつ返信を待っているのかがわかるように、電子メールを返せるようになる予定の日時を含めてください。
緊急事態のためにそれらに別の連絡先を与える
また、万一お問い合わせが特に緊急の場合に備えて、連絡が取れる可能性のある連絡先をあなたのビジネス内に含めてください。
最後にEメールアドレスを追加
新しいEメールを作成する場合は、受信者のEメールアドレスを追加する前に、件名と内容から始めてください。これにより、誤って早く送信しすぎるのを防ぐことができます。
受信者を再確認してください
また、適切な人に送信していることを確認する必要があります。それで、あなたが送る前にそれを常に二重チェックしなさい。
トリプルチェックの名前のつづり
また戻って、もう一度あなたの電子メールにその人の名前が正しく入力されていることをもう一度確認してください。あなたはこの例ではあまりにも注意することはできません。
自分の名前が正しく表示されるようにする
また、自分の名前が署名と送信者フィールドに正しく表示されるようにする必要があります。
必要に応じて素早く削除
Gmailなどの一部の電子メールクライアントには、送信した電子メールをすぐに削除できるようにする機能があります。そのため、何もダブルチェックするのを忘れた場合は、実際に受信者に届く前に電子メールをすばやく削除します。
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