IRSに必要な手頃な価格の医療法（Obamacare）の報告フォームを提出していない雇用主には、最大300万ドルの罰金が科せられる可能性があることをご存知ですか？夜中にあなたを維持するのに十分です！そしてそれはただ一つの法的要件です。
中小企業の所有者をコンプライアンスの負担から解放することに専念している会社のComplyRightからのこのインフォグラフィックが明らかにしているように、今日の雇用者は広範囲の従業員記録管理要件に直面しています。そしてそれらの要求は年々高まるようです。
$config[code] not found小規模事業体は人事機能を管理するスタッフが少ないか、または専任の人事リソースをまったく持っていない場合があるため、事務処理および記録管理の負担は、中小企業にとってはさらに困難になる可能性があります。しかし、幸いなことに、テクノロジーは雇用主として法令遵守の要件を常に遵守するのに役立ちます。
ここにあなたを驚かせる（またはショックを与える）かもしれないいくつかの従業員記録管理要件があります。
求人情報の投稿
雇用主が新規求人の広告を掲載するとき、彼らは雇用法における年齢差別法（ADEA）に従って1年間記録を保持しなければなりません。
ジョブアプリケーション
ADEA、米国障害者法（ADA）、および/または公民権法のタイトルVII（タイトルVII）の対象となる雇用者は、少なくとも1年間、すべての求職申請書をファイルに保管しなければなりません。 1年間の要件は、季節労働者と臨時労働者にも適用されます。
履歴書
要請された履歴書は、ADEAおよびADAにより1年間、ファイルに保管されなければなりません。ただし、未承諾の履歴書を保持する必要はありません。
終了記録
ADAおよびタイトルVIIでは、すべての退職記録を従業員の退職日から1年間保存することを求めています。
給付プラン
ADEAは、ADEAに基づく年金制度の終了後1年間、給付金計画を記録に残すことを要求しています。さらに、従業員退職所得保障法（ERISA）では、給付制度の記録を6年間ファイルに残すことが義務付けられています。
パフォーマンス評価
公正労働基準法（FLSA）では、業績評価を2年間維持することが求められています。
失業税の記録
連邦失業税法（FUTA）によると、失業税の記録は、納税期日または支払いから4年後のどちらか遅い方にしておく必要があります。
I-9フォーム
従業員が米国での就労を許可されていることを証明するI-9フォームおよび追加の確認情報は、雇用日から3年間または退職日から1年間、どちらか遅い方に保管する必要があります。適用される法律は、入国管理改革法（IRCA）です。
雇用契約
従業員と雇用契約を結んでいる場合は、FLSAに従ってすべての契約を3年間保持する必要があります。
傷害と病気のためのOSHAフォーム
11人以上の従業員を抱える雇用者は、暦年の終わりから最低5年間、あらゆる形態の怪我や病気の報告を続けなければなりません。
めまいがするコンプライアンスの展望
上記のリストが示すように、雇用主は、増え続ける従業員記録管理法のパッチワークの対象となります。
コンプライアンスを困難にするのは、法的要件の数だけではありません。法律が常に変化しているのは事実です - そして複雑です。
法律はしばしば微妙な違い、例外、そして詳細な定義で満たされています。記録保持の要件は、その規模や業界に基づいて一部の雇用主を対象とすることができますが、それ以外のものは対象としません。
法律も頻繁に変更され、新しい法律や規制が追加されています。あなたが変更や新しい法律に気付いていないのに気付いた場合、あなたの会社は多額の罰金を支払うことになるかもしれません。覚えておいて、知識の欠如は通常防衛ではありません。
テクノロジー：雇用主コンプライアンスのための不可欠な基盤
従業員の記録管理は、テクノロジが中小企業の活躍の場となっている今日の分野の1つです。
優れた社員記録管理アプリを使用すると、ビジネスに適用される法的要件をより適切に満たすことができます。
しかし、今日の最善の記録管理ソフトウェアは、さらに多くの価値を付加することができます。
最高のアプリは、中小企業のチームがより困難ではなくより賢く働くのを助けることによって生産性を助けます。ヒント：すぐに使い始められ、直感的で使いやすいソフトウェアを探してください。自動プロンプトや効率性を高めるためのリマインダーなどの機能も探してください。
優れた従業員記録管理アプリは、リスクを管理することで費用を節約できます。あなたは、大企業と同じように、あなたの中小企業が複雑な記録管理要件を満たすためのツールを持っていることを知っているので、安心して眠ることができます。
テクノロジーのもう1つの大きな利点は、紙の代わりに電子記録です。従業員記録のハードコピーを維持するには、大量の物理的スペースが必要になるだけでなく、極端な組織化も必要になります。平均的な従業員は紙の文書を探して毎年400時間を無駄にしています。
ComplyRightによると、電子文書化は紙に牽引されている。それは当然のことです。記録が電子的に保存されている場合、情報は1か所にまとめられ、簡単に検索できます。スタッフは数回のクリックで従業員データを取得できます。
そして、あなたの会社が成長し、記録が増加するにつれて、電子記録管理システムは、増大する大量のデータを容易に整理し検索することを可能にします。効率の悪い紙を使わずに、ビジネスを迅速に拡大することもできます。
従業員の記録保管に関するヘルプの入手先
従業員の記録保持要件の完全なリストを確認し、あなたのビジネスに適用されるものを特定するには、ComplyRightから無料の「従業員と従業員管理者のための従業員記録保持ガイドライン」をダウンロードしてください。
そしてHRDirectからEmployee Records Appをチェックしてください。それは無料で早く始めることができます - そしてそれは従業員記録の管理を簡単にします。
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