経費の払い戻し詐欺は、中小企業にとって非常に費用がかかる可能性があります。 Chrome River Technologiesによる最近の調査によると、米国企業には年間で最大19億ドルの費用がかかる可能性があるとのことです。
1ビジネスあたり約35,000ドルです。 Small Business Trendsは、Chrome River Technologiesの顧客成功担当シニアバイスプレジデント、Anne Becknell氏に、中小企業が知っておくべきことについて話しました。
$config[code] not found名前が示すように、経費払い戻し詐欺は、従業員が虚偽の事業経費の支払いを求める請求を提出したときに発生する犯罪です。
経費精算詐欺を回避する方法
最新技術を使用する
経費報告の管理と監査では、効果的になるために最新のテクノロジを使用する必要があります。手動の経費報告書を使用することは、調査の一番の問題でした。
「キャンドルライトとクレヨンを使用している中小企業の数が驚くほど多いのです」とBecknellは言います。 「彼らはまだ紙で、あるいは優れたスプレッドシートでそれをやっていて、会社の周りにそれを電子メールで送っています。」
これらの時代遅れのシステムの問題は、警報を引き起こすはずの傾向を追跡して見ることができないことです。自動分析などのツールを組み込んだテクノロジを使用すると、何度も送信された同じ領収書のようなホットスポットを見つけることができます。
Becknellによると、自動化によって経費払い戻しの詐欺が半減しました。
男性のチートを理解する
経費払い戻し詐欺は、男女が平等である分野の1つではありません。事実、同報告書によれば、男性は女性よりも犯罪を犯した可能性が2倍以上も高かったという。それだけでなく、彼らは彼らの費用に少なくとも1000ドルを追加する可能性が4倍以上高かった。
若い従業員がより多くのこれらの犯罪を犯すことを知っている
事実、経費払い戻し詐欺のほぼ83％が25〜44歳の従業員によって行われています。
正式な書面によるポリシーを実施する
書面によるポリシーが重要であるだけでなく、中小企業は経営陣の従業員が知っておくべきことを処理したことを伝える手順を持つべきです。ベックネルは、従業員に文書への署名を依頼することで、ポリシーの所有権を取得するのに役立つことを示唆しています。
「あなたが何かに署名すると、感情的な愛着があります」と彼女は言います。
高レベルの規則を組み込む
ポリシーを細かくする必要はありませんが、支出の境界を設定する必要があります。たとえば、タクシーに乗ることができる正確な金額を特定する必要はありませんが、ビジネスクラスとコーチクラスのどちらが適切かを従業員に知らせる必要があります。
シンプルさはあなたがここで使用するベンチマークの1つであるべきです。
プロセスを複雑にしないでください
経理担当者は、プロセスを自動化する際に、企業の経費を深く掘り下げる機会をよく見かけます。その結果、経費報告書が複雑になり、適切に精査されないとゴム印が付く傾向があります。
したがって、経費報告書が何回、なぜ個人から個人へと渡されるのかを検討することが重要です。中小企業はプロセスのその部分を合理化しようとするべきです。
個人的な費用に注意を払う
最大の経費詐欺の主張の1つは、個人的な経費を事業の経費に置き換えることです。その理由の1つは、従業員が出張する予定がない場合の週末の食事に対する請求です。
贅沢な費用に気をつけろ
Chrome River Technologyで不正行為を認めたと答えた人の3分の1以上が、100ドルから499ドルの金額を追加したと報告しています。変わって見える量はあなたが探しているべきである赤い旗です。たとえば、2種類の異なるインクを使用しているように見える領収書は、通常、デッドギフトです。
承認者を承認する
「これらの領収書に対する承認を意味のあるものにし、承認者をトレーニングすることを望みます」とBecknellは言います。彼女は彼らが何を探すべきかを理解していること、そして彼らがどんな詐欺的な主張でも捉えることに対して責任があると理解していることが重要であると付け加えます。
プロアクティブなステップとして会社のクレジットカードを使用する
可能であれば、会社のクレジットカードを使用すると、不正請求を防ぐことができます。これらは、取引の日付や金額などの重要な情報を固定するための優れた方法です。
Shutterstockによる写真
