プロジェクト管理の聖杯：時間とお金の両方を節約しながら、優れた高品質のプロジェクトを実現します。それはすべての企業が達成したい目標ですが、多くの理由でそうしない人もいます。リソースの不足、予算の不足、知識の不足のいずれにおいても、企業はプロジェクトの範囲、予算、その他多くの方法でプロジェクトを無駄にしてしまうことを可能にします。
$config[code] not foundそれでは、アウトオブコントロールプロジェクトの問題はどれほど一般的なのでしょうか。さらに重要なことに、それを防ぐための秘訣は何でしょうか。
プロジェクトがアホウドリになる方法
数年前、European Services Strategy Unitは、予算を超えたプロジェクトの数と、長期的に見て企業にかかるコストを決定するための調査を行いました。彼らの調査結果は予想以上に極端だった：
- 契約総額 - 476億5000万ドル。
- コスト超過額は合計145億4000万ドルでした。
- 総契約の57％（105）がコスト超過を経験しました。
- 総契約の33％（105）が大幅に遅れた。
- 総契約の30％（105）が解約されました。
ハーバードビジネスレビューが発表した同様の調査では、合計1,471のITプロジェクトが分析され、平均オーバーランは27％でした。それだけでも十分ですが、この調査では6つのプロジェクトのうち1つのプロジェクトが予算を平均200％超過し、スケジュールを70％近く超過していることがわかりました。
これらの問題の原因は何ですか？ HBRの研究では、多くの要因が原因であることが判明しました。しかし、それらの多くは、計画不良や情報不足に陥っていました。一部の企業は、特定のプロジェクトにかかるコストと時間を大幅に過小評価していました。他の人たちは自分たちのマーケティングの宣伝に興味を持ち、関与したことを単純化しすぎて自分の能力を過大評価していました。
幸せな媒体を見つける
言うまでもなく、適切なプロジェクト計画は必須です。しかし、それは正確にはどういう意味ですか？
非常に高い目標は提案段階では良いように思えるかもしれませんが、それらはプロジェクトの存続期間にわたって壊滅的な可能性があります。プロジェクトが大きく長くなるほど、非常に高い目標を見逃す余地が多くなり、プロジェクトは予算と時間の制約を超過します。
しかし、最善の計画を立てても、予期しないことが起こります。これは、クライアントが要求する範囲の変更から、調整が必要な市場での予期しない変更まで、さまざまな可能性があります。
超過プロジェクトのコストと不十分な予算計画を削減するための最良の方法の1つは、関係する従業員のプロジェクトごとに時間と費用を単純に追跡することです。そうすることによって、プロジェクトマネージャは、プロジェクトの範囲と、プロジェクトに費やされている時間とプロジェクトの実際の支出に関して何が費やされているかについて、より正確な見積もりを得ることができます。時間を追跡することで、どの従業員がプロジェクトをスキルをもって正確に終了するために少し注意を払う必要があるかもしれないし、より多くのガイダンスが必要になるかもしれません。
多くの場合、多くの場合、プロジェクトはその目的を後でよりも早く超過します。残念なことに、多くのプロジェクトマネージャは盲目的に概説したコースをたどり、中間の目標が予算の目標およびスケジュールの目標と一致していることを確認するためにほとんど分析を行いません。プロジェクトの目標の10％を達成したにもかかわらず予算の15％を消費したとしても、傾向が邪魔をせずに調整を加えずに変化すると信じる理由はありません。調整をしなければ、作業の20％で、プロジェクトは予算の30％を消費していることになります。この割合では、プロジェクトが完了するまでに、割り当てられた予算の150％の費用がかかります。
考慮すべきいくつかのガイドライン
すべてのプロジェクトで、進捗状況を評価し、その進捗状況がプロジェクトのパラメーターと目標とどのように一致するかを確認するためのマイルストーンを確立しておくことが重要です。これが早く行われるほど、潜在的な問題が早く発見され、プロジェクトを目標に維持するための調整が行われます。
マイルストーン全体を通して少しの明確化が必要な場合に備えて、プロジェクトで従業員と定期的に連絡を取り合うことを忘れないでください。これによってプロジェクトが順調に進むだけでなく、グループの取り組みにもまとまりが追加されます。
良い計画と勤勉なフォロースルーによって、あなたの会社は不幸な統計であることを避け、質の高い製品やサービスを提供しながら時間とお金を節約するという目標を達成することができます。
Shutterstockによる会議写真
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