あなたはどう思いますか？私たち全員がEメールの重要性を過小評価していませんか？スパムで迷子になったのか、それともTwitter、LinkedIn、そしてFacebookの代替チャネルのせいだろうか。賢い人が最近私に電子メールがソーシャルメディアのバックボーンであることを思い出させました。
そして、American Express OPENフォーラムの最近のビジネスエチケットの投稿で、スモールビジネスの専門家Steve Straussは次のように書いています。
「電子メールは今やビジネスコミュニケーションの主要な形態であり、そのように扱われるべきです。統一されたポリシーの中には、全員が順調に進むのに役立つものもあります。
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前に「e」が付いていても、それはまだメールであると私は言います。それはあなたのビジネスコミュニケーションです。売り上げだけではありません。そして、私たちが迅速かつ不注意なテキストコミュニケーションに没頭しているからといって、私たち自身のEメールに注意を払うべきではありません。そして、あなたがそれをやろうとしているなら - そしてそれに直面するなら、あなたは - それを正しくしなさい。私のここでのリストは、私たちがまだ知らないものではないと思いますが、注意が必要かもしれません。これが役立つことを願います。
1. 短くしてください。私たちはみんな忙しいです。私たちのほとんどは、電子メールを読み飛ばし、重要なポイントを探し、そしてすぐにメールを出し入れしようとしています。私はその長さの半分に切ったときにもっと有用ではなかった何かを書いたことは一度もない。
2. 件名を要約にする。これは明らかに思われますが、あなた自身のEメールをスキャンすれば、ほとんどの件名はせいぜい偶然であることがわかります。最初のメッセージの件名、つまり変更されてからずっと経った件名に、雪玉のように成長する糸があります。見出しのような新たなテーマがあり、私たちをだましてさらに読むことを試みます。スパマーのように聞こえないでください。件名にあなたのメッセージを書いてください。
3.開始し、「あなた」で終了します。 これは、ビジネスレター作成の基本の1つです。読者の自己関心に対処する。最初の段落を「あなた」という言葉で始め、「あなたは私に…」、「あなたが欲しい…」、「あなたが言及した」、「あなたが必要」などの何かを含めます。あなたが頼んでいることが何であれ、読者は何でもすることから抜け出すでしょう。
4. 1メッセージにつき1トピックのみ。メールをトピックごとに1つのメッセージに分割すると、実際のメール結果が上がることがわかります。含めたい追加のメッセージは、紛失する可能性がはるかに高くなります。メッセージを分割します。
適切なトーンを使用する。注意してトーンに合わせてください。皮肉、パロディ、皮肉は冷たい硬い白黒のテキストに入れるのは難しいです。トーンは非常に簡単に誤解されています。誤って解釈され、文脈を超えて他の人に転送される可能性があるEメールを決して書かないでください。引用されていると恥ずかしいだろう電子メールを決して書かないでください。
6.追加のコピーを送信しないでください。 それはメッセージであり、アーカイブやボールトではありません。私たちは皆、裏表紙のような余分なコピーが電子メールで送られてくるのを嫌がっています。あなたのEメールをそれが意図されている人々に送信し、他の誰にも送信しないでください。
7.スペルと文法を尊重する。少なくともスペルチェッカを使用してください。ただし、スペルチェッカは、明らかに悪いエラーを多くキャッチすることはありません。たとえば、「あの人」のために「そこ」を使用したり、複数形の単語すべてにアポストロフィが必要な場合のように、アポストロフィと複数形の非常に一般的な混同を使用したりします。このGoogle検索または私のお気に入りの、oatmeal.comの10のつづりの間違いを試してください。これらのエラーはあなたのコミュニケーションにあなたの歯につかまえられた大きなほうれん草の部分があなたの笑顔にすることをします。
8.非公開ではないことを忘れないでください。あなたの会社のEメールはその会社のものであり、あなたの個人的なEメールは法廷で呼ばれる可能性があります。やりたいことを知り、知りたい人は電子メールを盗み見ることができます。あなたやあなたの受取人にとって恥ずかしいこと、不適切、偏見、違法、または愚かなことをEメールで決して書かないでください。
9.電子メールは議論のためではない。怒っている言葉は生分解性ではありません。電子メールで主張しないでください。ホールを歩くか、電話に出ます。私はこれを私自身が難しい方法であることを学んだ。私の英語を上手に使うことで昔ながらの話をするよりもどうにかしても意味があると思う。しません。電子メールはほとんど勝ち目がなく、議論を止めます。それはほとんど常に物事を悪化させますが、良くはしません。
10.それらのスレッドを気にする。私たちの電子メールソフトウェアのほとんどは、子供たちが雪玉を降りるように長いメールを作成します。新しいEメールはそれぞれスレッドの下の方に集められます。少なくとも一度は狼狽して遅すぎて、あなたが誤って長いスレッドを電子メールで送ってしまったことを知っている人がいますか。それが起こったときあなたはそれを嫌いではありませんか？そして、その問題を除けば、スレッド内のすべての新しいEメールに以前のEメールがすべて含まれているため、役に立たない情報は明らかに大量に存在します。パイプラインを通過しているスラッジの量を考えます。すべての関連Eメールに記載されているすべてのことについて、すべてのEメールにすべての人が思い出す必要がありますか？
