あなたがS CorporationまたはC Corporationとしてあなたの事業を組み入れたならば、ほとんどの州はあなたが会社の活動の慎重な記録をとることを要求します。取締役会が開催されるたびに、会社は規制遵守のために記録をファイルに保存する必要があります。
あなたが記録に残す必要があるかもしれない可能なトランザクションと決議の長いリストがあります。これには以下のものが含まれます。
$config[code] not found- 新しい役員の任命
- 取締役の辞任
- 保険を購入する。
- 株を売る
- 会社の名前で1行のクレジット/クレジットカードを取得します。
記録を保存することは、特に中小企業の所有者にとって、まっすぐに保つことは非常に困難です。ただし、適切な会議の議事録は、会社を健全な状態に保ち、個人の責任の盾を維持するために不可欠です。会議の議事録を作成する際に知っておく必要がある主な事項は次のとおりです。
議事録とは何ですか？
議事録には、行われた決定や取られた措置を含む、公式の会議で行われたことまたは話し合ったことについての公式の記録を保持します。
これらは、初回および年次総会など、取締役会または企業の株主による正式な会議中に開催されます。通常、会議の議事録は会社の秘書（または会議で指名された他の個人）によって記録されます。
議事録には何を含めるべきですか。
会議の議事録に細部をすべて含める必要はありません。あなたはただ重要な情報となされた決定または取られた行動を文書化する必要があります。一般的に、あなたの議事録はあなたの会社の「制度的記憶」として役立つのに十分なほど詳細にされるべきです。
典型的な議事録には次のものが含まれます。
- 会議に関する基本情報：日付、時刻、場所。
- 出席者が遅刻または早退した場合の特別なメモとともに、出席した人。
- 各項目の簡単な説明が付いた議題項目。
- 各個人がどのように投票したかを詳細に説明した投票行動と、恣意的な態度。
- 会議が延期されたとき。
ほとんどの場合、最初から議事録を作成する必要はありません。出発点として役立つ無料のテンプレートをオンラインで見つけることができます。議事録/文書の種類を選択し、空白を記入してそれを印刷してください。そうすれば、あなたはあなたの記録保持義務を果たしているでしょう。
会議の議事録を保持するために誰が必要ですか？
大多数の州では、S社とC社の両方が、重要なビジネス上の決定とあなたが開催する主要な会議を文書化することを要求しています。
現時点では、以下の状態 しない 維持するのに数分を要する：
- デラウェア
- カンザス
- ネバダ
- ノースダコタ州
- オクラホマ
さらに、LLCは議事録を保管する必要はありません。
それらが記録されたあと、私は議事録に対して何をすべきですか？
議事録は州に提出する必要はありませんが、定款、細則、決議事項などの他の企業記録と一緒に保管することができます。
他の文書と同様に、少なくとも7年間は議事録を取っておくべきです。株主、役員、および取締役など、会社のメンバーは、会社への「合理的な要求」に応じて議事録を確認することができます。
あなたはこれらの文書を州に提出する必要はありませんが、それでも重要な文書と見なされるべきであり、あなたの会社の優良さとあなたの有限責任の地位を保護するために不可欠です。
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