利用可能なすべての通信方法を使用して、あなたの従業員が社内メッセージについてのトレーニングを必要としないと思うかもしれません。真実は、さまざまなオプションが正しい道を選ぶことをしばしば困難にするということです。いくつかのルールとベストプラクティスを確立することで、複数のオフィスが対話を行っているときに従業員が正しい選択をするようになります。明確なプロトコルがあると、競合や誤解が少なくなります。
$config[code] not foundポリシーと手順を作成する
方針や手順を起草、執筆、改訂、公開することは、あなたの会社で起こる基本的なやり取りを形式化します。このような状況を検討するのに時間をかけないと、セキュリティ侵害やプライバシーの問題があなたの業務を妨害する可能性があります。オフィス間での情報の収集、処理、転送、使用方法、電子メール、郵便用の特別な封筒、その他の迅速な方法に関する基準を設定する必要があります。人事や顧客データを保護し、法的に順守していることを確認してください。たとえば、フィッシングやその他の不正なインターネット活動を表す疑わしいEメールを見つけるように従業員を訓練します。
テンプレートを開発する
社内通信に関する従業員のトレーニングには、電子メール、ニュースレター、プレゼンテーション、およびその他のオフィス情報のテンプレートの使用方法を含める必要があります。標準フォーマットを作成することで、会社のロゴ、フォント、色の使用を強制します。これらを社内のイントラネットサイトに公開すると、すべての従業員が簡単にアクセスできるようになります。トレーニングでは、テンプレートの目的、カスタマイズ方法、および使用方法について説明します。
ロールプレイング演習の実施
人がはっきりと表現せず、注意深く聞き、そして互いを完全に尊重しないと、部署間のコミュニケーションが無効になります。チームビルディングのエクササイズを行うことによって、あなたはあなたのスタッフが危険のない練習環境でコミュニケーションを練習する機会を提供します。たとえば、異なる場所にいる従業員のグループをペアに分割します。従業員の辞任など、難しい会話について考えるよう参加者に依頼します。一人が管理者の役割を果たし、もう一人が従業員の役割を果たします。メッセージを配信してから5分後、参加者に会話について話し合ってもらい、何がうまくいったかどうか、あるいはそのプロセスを助けなかったかについて話し合うように依頼します。職場での意見の相違や交渉を避けることはできません。しかし、解決に寄与しないパターンをどのように解読するかを学ぶことによって、私たちは防御なしに会話し、言われていることの本当の意味を聞き、告発や怒りにかかわらず落ち着いて、生産的な問題解決に集中できます。
良いコミュニケーターへの報いと認識
効果的なコミュニケーションのパターンを確立したら、紛争を拡散させ共同作業をする人々に報酬を与え、認識することによって傾向を永続させます。たとえば、ギフトカード、映画のチケット、クーポンなど、感謝の小さなトークンを配布することで、ソーシャルメディアを使用して責任を持って会社の製品を宣伝したチームプレーヤーに報酬を与えることができます。会社の会議、イベント、式典で人々に情報を提供し続けることができるかどうかについて、従業員に公的に感謝することもできます。たとえば、会社で配布されている最高のニュースレターの達成証明書を提供します。
