ビジネスの世界では、日常的なビジネスレターは、企業、クライアント、およびベンダー間の重要なコミュニケーション慣行の一部です。ビジネスレターは、組織が共有しなければならない変更、更新、またはニュースに関する重要な情報を受信者に提供する手段として使用されます。ビジネスレターは正式な文書であり、そのため、専門的な口調で書かなければなりません。ビジネスレターの一貫性と職業上の見栄えを確実にするために、書式設定標準も適用されます。
$config[code] not foundあなたのコンピュータ上であなたのライティングアプリケーションを開きます。通常のビジネスレターは手書きではなくタイプ入力する必要があります。白紙の文書を作成して、コンピューターのファイルに保存します。
ページ上部から約6スペース下にスペースを空けます。会社のレターヘッドのために、レターの上部にスペースを残したいと思うでしょう。ページの左端に日付を入力してください。 「9/16/11」ではなく、「2011年9月16日」などの日付を書き留めます。
日付から2つ下のスペースに移動します。受取人の名前を入力し、その後に職名を入力します。たとえば、ある会社の最高経営責任者宛の書簡を扱う場合は、「CEOのJohn Smith」と書きます。行をスキップして受信者の組織の名前を書きます。別の行を飛ばして、手紙が郵送されているところの完全なアドレスを含めてください。
挨拶文を内側の住所から2つ下のスペースに入力します。通常のビジネスレターの場合、適切な挨拶文は「Dear Mr. Smith」とそれに続くコロンです。あなたは常に "Dr."、 "Ms."などの個人的な称号を含める必要があります。あなたが受信者の性別を知らない限り、「Mr.」。受信者の性別がわからない場合は、個人的なタイトルを削除し、あいさつ文に氏名を使用して中立にしてください。そうすれば、 "Dear Chris Smith"になります。
1行スキップして、あなたの手紙の本文を始めてください。段落がきれいに見えるように、左揃えのブロック設定で本文をフォーマットします。簡潔で専門的な方法であなたの手紙の本文をタイプしてください。あなたの要点は最初に述べられるべきです。あなたは、「この手紙は…の間の合併に対応するためのものです。」と書くかもしれません。あなたの手紙の本文に毛羽立ちやフィラーを加えないでください。受信者は知っておくべきことだけを読みたいと思っています。
手紙の本文が1段落より長い場合は、段落の間に1行の空白行を入れてください。
「ありがとう」「心から」「誠意をこめて」と言ってビジネスレターを閉じます。クロージャーは、体の段落の最後の行の後に1スペースを空ける必要があります。 4行スキップして名前を入力してください。文字が印刷されると、空白スペースがあなたのぬれた署名に使用されます。
接続しているエンクロージャをすべてリストします。入力した名前の後の行をスキップしてEnclosuresと入力し、続けてコロンを入力してから、送信する文書の名前をその文字と一緒に入力します。
