誰もが従業員の死について学びたいとは思いませんが、あなたがそうするとき、あなたとあなたの会社がそれをどのように扱うかについての計画を整えてください。この計画には、従業員の受取人、家族、または執行者に送付する必要がある用紙のリストと、従業員の最終給与を発行する前後に実行する必要がある手順を含める必要があります。州法は連邦のガイドラインに従う傾向がありますが、念のためあなたの州に確認してください。
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すべての新入社員の事務処理に受取人名の指定を含めます。この用紙に記入することにより、従業員は、雇用中に死亡した場合に最終給与を受け取るべき人物を知らせます。その情報が最新のものであり、従業員の希望に沿ったものであることを確認するために、毎年フォームを確認するよう従業員に注意を促します。従業員が受取人を指定していない場合は、遺言状または管理票の原本、死亡証明書の証明書、該当するWなどの必要な書類があれば、最終給与を執行者または近親者に発行できます。 -9フォーム
従業員の死を学んだ後
従業員の死亡を知った後、情報のパケットを従業員の家族または受取人の指定に送ってください。このパケットには、給付に関する情報、記入する必要のある用紙、必要に応じて郵便料金を支払う返却用封筒、連絡先情報、および未払いの給与に関する情報が含まれています。従業員の死亡については直ちに給与管理部門に通知してください。この部門は従業員の賃金を凍結し、死亡証明書と受取人または不動産のためのフォームW-9を含む必要な書類を受け取るまで、直接入金を停止する必要があります。給与計算部門は、最終給与の金額も計算する必要があります。これには、該当する場合は、賃金および休暇時間や未払病時などのその他の種類の給与も含める必要があります。給与計算処理サービスを使用している場合は、従業員の最終給与を処理する前に、その従業員の死亡証明書のコピーを発行する必要があります。銀行が死亡者の銀行口座を凍結する可能性があるため、これらの手順は重要です。これは、最後の給与の受け取りに影響を与える可能性があります。
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苗木によってあなたにもたらされた苗木によってあなたにもたらされた最終支払いの処理
従業員が給与を受け取ったがまだ支払っていない場合は、小切手での支払いを停止して、その金額の新しい小切手を従業員の受取人または不動産に発行する必要があります。従業員が未払いの収益に対する給与を支払わなければならない場合は、それを従業員の受益者または不動産に発行します。最終給与を発行する前に満たす必要がある特別な条件を規定する州法を確認してください。
IRSへの収入の報告
従業員の死亡と同じ暦年中に支払われ支払われる賃金については、その賃金を従業員のフォームW-2に含め、さらに受取人または執行者の名前でフォーム1099-MISCに最終支払額を報告する必要があります。 。従業員が死亡した年の後に賃金が支払われる場合は、最終給与を発行した年の従業員の名前にW-2を発行しないでください。代わりに、受取人または執行者に、最終給与の金額を含むForm 1099-MISCを発行してください。 IRSからこれらの用紙のコピーを入手することができます。また、これらの用紙の記入および発行に関する追加のガイダンスを提供することもできます。
