FAXドキュメント送付状の送信方法

文書をファックスまたはファクシミリで送信するときの送付状は、文書自体と同じくらい重要です。カバーシートには、ファックスが誰のためのものであるか、何ページあるべきか、そして文書が何を参照しているのか、それが何のために使用されるのかに関する重要な情報が記載されています。

カバーシートの上部にあるすべての情報を、テンプレートを開いて、または紙のフォームに記入します。ファックスしている人の名前がある場合はそれを使用してください。それ以外の場合は、部門名または会社名を使用してください。送信先のFAX番号と、個人、部署、または会社の電話番号を必ず含めてください。これは、ファックスを受信した人または店員が適切な人または場所に情報を入手するのに役立ちます。

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送付状を含むすべてのページを数え、その数をページ数分のスペースに入れます。これにより、受信側は送信中にページを失うことがないようにすることができます。

あなたの識別情報をすべてフォームに記入してください。このタイプのコミュニケーションを扱うとき、受信者があなたとあなたが送っているドキュメンテーションを識別するのに問題がないこと、そして情報がどのように使われるべきであるかについて問題がないことが重要です。

ファックスの件名を含めます。いずれかの種類のアカウントに関する場合は、件名にそのアカウント番号を含めます。プロジェクトやプログラムに関するものであれば、それを件名に入れてください。メモの領域には、文書に関するディスカッションに関する情報を含めます。

送付状の他のすべてのページの上に表紙がくるようにしてください。これにより、受信者はファックスが送信されたときにすべての文書を受信したかどうかを知ることができます。その後、通常どおりにファックスを送信します。