30分で自動化できる10回の無駄な作業

時間は、事業主にとって最も貴重な資産の1つです。しかし、あなたのやることリストに非常に多くの時間を浪費するタスクがあるので、あなたはあなたの仕事をコントロールする必要があります。幸いなことに、技術が役立ちます。

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これは、時間を解放するために自動化するための10の一般的な時間の浪費タスクです。

メールの並べ替え

あなたが電子メールに返信することに慣れる前に、それはそれらを整理するのを助けます。あなたがすることができる最も効率的な動きの1つはあなたの電子メールプログラムでラベル、タグおよび/またはフォルダー機能を使うことです。このようにして、あなたは最初に重要なEメールに取り組むことができ、後で重要でないEメールに取り組むことができます。それはまた効率のために電子メールを「バッチ」するのを助けます。

たとえば、他の人が待つことができる間、いくつかのメッセージが即時の応答を必要とするかもしれません。あるいは、一度に1つの特定のプロジェクトに関連するEメールに焦点を当てることをお勧めします。これらの状況はラベル付きフォルダに最適です。

GmailのようなEメールプラットフォームは、あなたが指定した規則に従って、Eメールを自動的にフォルダに分類することができます。たとえば、週刊ニュースレターを1つのフォルダに入れることができます。クライアントからの電子メールは優先度の高いフォルダに送信するか、「重要」とラベルを付けることができます。

メールに返信する

電子メールに返信するときが来たら、おそらく同じかまたは少なくとも似たような返信がいくつかあります。たとえば、見込み顧客や一般の人々からの問い合わせに対しても同様の回答を送ることができます。

そのような場合は、Gmailの定型応答やOutlookの電子メールテンプレートを使用すると、時間を大幅に節約できます。

ソーシャルメディアへの投稿

個人的にソーシャルメディアに参加することは重要です - そしてあなたはそれをスキップするべきではありません。ただし、すべてのことを手動で行う必要があるわけではありません。

一般的なアップデート、リンク、または同様のコンテンツを投稿するときに、BufferやHootsuiteのようなアプリをスケジュールすると、週中に投稿するように投稿をスケジュールすることで時間を節約することができます。サイトとアプリを行き来するのではなく、1つのダッシュボードからすべてを管理します。

WordPressなどのブログプラットフォームやEtsyなどのeコマースサイトでも、ソーシャルメディアサイトに新しいリンクや製品を自動的に投稿するためのオプションがあります。

最後に、フォロワーのためにサードパーティのコンテンツをキュレーションすることを好む場合は、指示に従って、99ドルのソーシャルソースなどのサービスをソーシャルアカウントに投稿します。実行の詳細ではなく、社会戦略に取り組むことができます。

予定のスケジューリング

何人かの忙しい人との約束をスケジュールするために行ったり来たりしたことがあります - で動く日時を見つけるのに苦労していますみんなのカレンダー？それはイライラすることができます。

あなたが多くの予定を予定しているなら、あなたはこの時間を無駄にしている仕事に毎年何時間も費やすことができました。代わりに、なぜScheduleOnceのようなオンラインスケジューリングアプリケーションを実装しないのですか？

既存のカレンダーをアプリに接続するだけです。優れたスケジューリングアプリは、OutlookやGoogleのカレンダーなどの一般的なカレンダーと統合されます。それからあなたのスケジュールで利用可能であるものを見るためにオンラインに行くために第三者を招待して、彼らにとって都合の良い日付と時間を選びなさい。

頭のいい人たちの中には、電子メールの署名に自分のオンラインカレンダーへのリンクを含めるものもあります。

メールの配信や比較に時間を無駄にすることは避けられます。会議のスケジュール設定は、スケジュール設定アプリケーションの場合ほど簡単ではありませんでした。

定期請求書の送信

毎月同じ金額を顧客または顧客に請求する場合は、それを自動化するのは簡単です。 Xeroなどの一部の会計ソフトウェアは、定期的な請求書を生成して電子メールで送信するように設定できます。請求書がタイムリーに支払われない場合、システムによってはフォローアップのリマインダーも送信します。

あるいは、定期購読など、定期的なクレジットカード請求の取り決めに関する顧客がいるかもしれません。その場合は、FreshbooksやPayPalなどを使用して、毎月顧客のカードに請求してください。

多くの中小企業は残念ながら送り状の発送と追跡に怠惰です。自動化はもちろん時間を節約します。また、この重要な作業が亀裂を乗り越える可能性も低くなります。

Webサイトのトラフィックレポートを自動化する

より多くのWebサイトのトラフィックを引き付ける方法を学ぶための最良の方法の1つは、既存のトラフィックをよりよく理解することです。あなたは今日何が働いているのか - そして何がそうでないのかを知る必要があります。言い換えれば、あなたは訪問者が探しているもの、彼らがあなたのサイトにどうやって近づいているか、そして彼らがそこに着いたら彼らが何をするかについての良いハンドルを持つ必要があります。これを定期的に見直して、進歩しているかどうかを判断することが重要です。

しかし、大量のGoogle Analyticsデータを検索するには時間がかかります。そしてあなたは先延ばしになるかもしれません。

代わりに、重要な統計のレポートを設定するために、一度だけ時間をかけてください。その後、それらの報告を週に1回あなたやあなたのチームの他の人にEメールで送ってください。それらをPDFまたはCSVスプレッドシートとして送信することができます。

これらの定期的なGoogle Analyticsのトラフィックレポートは、長期的には非常に時間を節約します。 Googleアナリティクスのダッシュボードにアクセスして手動でデータを検索するのではなく（毎週忘れずに）、チームミーティングをすばやく確認したりカバーしたりできるレポートを毎週配信することになります。

カスタマーサポートへの連絡

中小企業は、通常の電子メールを介して顧客の問題を処理することが扱いにくくなる点に到達する傾向があります。あなたはコピーしてあなたの注文入力システムや連絡先データベースなどの他のソフトウェアシステムに電子メールから情報を貼り付けることになります。

さらに悪いことに、重要なコミュニケーションは1人の従業員の受信箱に埋もれてしまいます。同僚を手動でメールで送信してループに入れないようにするのを忘れない限り、会社内の他のユーザーには表示されません。

Grooveのようなヘルプデスクソフトウェアは命の恩人になることができます。ヘルプデスクまたは発券システムは、顧客とのコミュニケーションを1か所にまとめ、適切なチームメンバー全員に自動的に通知します。

それから1つ上に行く - Zapierのようなツールを使ってカスタマーサポートコミュニケーションをあなたが使う他のシステムと統合する。 Zapierを使用して、会計ソフトウェアに通信を送信します（顧客連絡先情報の更新など）。あるいは、それをあなたのプロジェクト管理システムに送ってください（特別なアカウントのメンテナンスが必要な場合など）。

他のシステムと統合することで、重複したデータ入力、またはさらに悪いことに、混乱や間違いの影響を無駄にする時間を避けることができます。