管理アシスタントの日々は、スケジュール設定、Eメール送信、プロジェクト管理など、複数のタスクで満たされています。さらに、上司が利用できないときは上司にメッセージを送信する必要がある場合があります。はっきりしない、不適切に書かれたメッセージはあなたの上司をいらいらさせることがあります。彼女を感動させたい場合は、電話の種類と要求された応答を要約した詳細なメッセージを提供してください。管理アシスタントではない場合でも、利用できない上司にメッセージを送信しなければならない場合があります。
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発信者にメッセージを残したいかどうかを尋ねます。答えが「いいえ」の場合、メッセージを促すために少し時間をかけてください。あなたの上司は一日中会議に出席する予定なので、電話をかけるのは最善の方法ではないかもしれません。
詳細なメッセージを伝えるように発信者に依頼してください。 「ただ電話してもらってください」と答える人もいます。残念ながら、あなたの上司はそのようなあいまいなメッセージに満足していないかもしれません。この場合は、「もちろんです。これが何を意味しているのか教えてください」と返信します。
発信者にフルネームを要求してください。名は上司に混乱を招く可能性があります。単にあなたのフルネームを持ってもいいですか？と尋ねてください。メッセージを消すとき。
発信者の電話番号を聞いてください。これは明らかに思われるかもしれませんが、電話の他の側面に焦点を当てるときに番号を忘れるのは簡単です。発信者がEメールで連絡を取りたい場合は、これも書き留めてください。
質問をするときに、この情報をすべてスクラップペーパーに書き留めてください。通話の日時も書き留めます。
メッセージを中継する
電話のためのメモを小さな紙切れにまとめてください。各メッセージは一枚の紙に記入する必要があります。各伝票に複数のメッセージを書くことは避けてください。
電話の日付と時刻を書き留め、その後に紙の上に発信者の姓名を書き留めます。会計士やサプライヤなど、上司にも自分の立場や関係を与えている場合は、これもここに記入してください。
電話の目的を1つの短い文にまとめてください。これを発信者の名前の下に書きます。簡潔で具体的にして、あなたの上司がこれが何についてであるのか不思議に思う必要はありません。
メッセージの下部に発信者の電話番号を書きます。
電話が非常に重要である場合は、メモの右上隅に大文字で "緊急"を記入してください。ほとんどの電話メッセージはこのカテゴリに入りません。緊急メッセージは、会社に大きな悪影響を及ぼす可能性がある家族の緊急事態またはビジネス上の問題を示します。
メッセージが届いたらすぐに上司にメッセージを伝えます。あなたが彼にそれぞれのメッセージを渡すとき、それを声に出して読んでください。このようにして彼が重要なメッセージを見逃すことはないでしょう。
先端
いつ話すべきかを知っている。特に上司の家族にとって、メッセージが本当に緊急事態である場合は、彼女に迷惑をかけ、すぐに電話をかけてきた相手について伝えてください。人生のいくつかのことは、ビジネス会議よりも重要です。
