秘書の職務には、通常、上司や他の従業員のための旅行の手配が含まれます。秘書は通常忙しいエグゼクティブのスケジュールを守る責任があるので、彼らはまた彼らの旅行計画の面倒をみて、そしてホテルの予約やレンタカーを含む手配が大事にされていることを確認する。
旅行の手配を計画する
秘書が彼女の上司が出張のために出張しなければならないことに気付いたら、彼女は予想される旅行の正確な日程を学ばなければなりません。あなたがあなたの部署やオフィスの全員のために旅行の手配をする責任があるならば、あなたは他のスタッフが同様に同時に旅行しているかどうか決定しなければなりません。勤務先の会社によっては、旅費の予算を決定するか、経理部門に連絡して、旅費の予算内かどうかを確認する必要があります。上司が旅行をする予定の地域にどのホテルがあるかを知り、彼女に好みがある場合は、部屋の料金と空室状況を確認する必要があります。
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旅行の日数と人数を確認したので、実際の旅行の手配をする必要があります。秘書の任務には、オンラインになって予約を自分で行うこと、または旅行会社に詳細をすべて連絡することが含まれます。大企業は、秘書が提案された旅程を提供するだけでよく、旅行スタッフが実際にすべての手配をする責任を負う旅行部門を持つことができます。あなたの責任には、取り決めの確認を見直し、それらが正しいことを確認することも含まれます。あなたの上司が飛行機の座席の好みを持っているかどうか、何個の荷物を持っていくか、そしてどれかをチェックしなければならないかどうかを知らなければなりません。上司が参加している会議または会議では、席を予約する必要がある場合があります。おそらく、あなたは彼女に代わってRSVPを送信する責任があります。
手配を完了する
旅行の手配をすることのもう一つの部分は彼女がいない間あなたの上司のための旅行ニーズの世話をすることを含みます。あなたの上司が空港への交通手段を必要としているのか、または彼女が車を空港に駐車するための費用を払い戻されるのかを知っておく必要があります。上司が目的地に到着したときに使用する旅程のコピーを印刷して、日程を知り、ホテルの住所と会議または会議の場所を知らせるようにしてください。あなたは彼女の到着時に利用可能になります事前にレンタカーを予約するか、ホテルに彼女を連れて行くためにホテルのシャトルを手配することができます。旅行の手配をする際の秘書の責務には、旅行のあらゆる面を確実に網羅することが含まれます。
