「プロジェクト予算について話す必要があります…」
$config[code] not found予算を議論するための緊急のEメールのように、ジュニア管理職と上級管理職の両方の心に恐れを与えることができるフレーズはありません。
あなたがプロジェクトマネージャであるならば、あなたはプロジェクトを時間通りにそして予算内に保つことがどれほど難しいかをよく知っています。プロジェクト範囲の変更、非現実的なクライアントの要求、予期しない後退の間に、プロジェクトを管理することは猫を飼うことのように感じることがよくあります。
あなたのチームが日常的に予算を超過しているのを発見した場合（初期予算が完全に野球場の中にあるように見えても）、問題はあなたのチーム、リーダーシップ、あなたのクライアントではなくあなたが使っているツールにある。はい、私はあなたが使っている高価な（そして混乱を招く）プロジェクト管理プラットフォームについて話しています。
間違ったオンラインプロジェクト管理ツールを選択すると、多くの問題にあなたのビジネスをセットアップすることができます。それが実現しなくても、企業が深刻な現金を無駄にしてしまう可能性がある最も一般的な方法の1つです。適切なプロジェクト管理ソフトウェアを選択するのに苦労していますか、それとも現在のプラットフォームがチームのニーズに適しているかどうかがわからないのですか。
次の赤い旗に注意してください。
レッドフラッグ1号
プロジェクト計画と特別作業は同じプラットフォームを使用しません。
プロジェクトマネージャは、コミュニケーションに90％の時間を費やしています。あなたのプロジェクト管理ソフトウェアがこのプロセスを容易にするべきではありませんか？
プロジェクト管理システムを選択するときは、単一のシステムからプロジェクトのあらゆる側面を簡単に追跡できるプラットフォームを選択してください。このようにして、アドホックタスクがポップアップしたときに、これらのタスクを同じプロジェクトプラットフォームに追加できるため、各チームメンバーの作業負荷と可用性を簡単に追跡できます。
優先順位や可用性が変化したときに、どのメンバーがスケジュールに時間があり、どのメンバーがワークロードをシームレスにシフトすることを余儀なくされているかを簡単に識別できます。
レッドフラッグ2
標準化されたオンボーディングはありません。
仮想チームを管理している場合、成功のための最初のステップはオンボーディングプロセスを標準化することです。
新しいプラットフォームを使用するための基本的なハウツーチュートリアルで、最初から同じページにいる全員にアクセスしてください。連絡ガイドブックと連絡先情報シートを使用して、可用性の見込みを設定します。
最良のプロジェクト管理プラットフォームには、仮想チャットツールと内部メッセージングプログラムがあります。プロジェクト管理ソフトウェアに含まれているものと同じチャットツールを使用すると、プログラムを離れることなく、タスク割り当てを微調整したり、さまざまな仕事にメモを追加したり、期限を変更したりできます。
レッドフラッグ3号
プロジェクト管理とクラウドファイル共有のために1つのサービスを使用します。
はい。DropBoxとGoogle Docsは素晴らしいですが、大規模プロジェクトを管理するときは、すべてのファイルをやることリストやスクリーン共有/共同会議と同じ場所に保管する方がはるかに簡単だと思います。
私は私のチームにすべてのファイル名にバージョン番号と最後の人のイニシャルを含めてファイルを編集してもらいます。このようにして、内容や何が変更されたのかについて質問がある場合は、誰に連絡すればよいかすぐにわかります。これにより、ファイルがEメールチェーンに埋め込まれたり、編集内容が重複したりするのを防ぐことができます。
選択したファイル命名規則に関係なく、ファイルを管理および追跡するためのシステムを初日から設置し、それらすべてを1か所に保管します。
レッドフラッグ4号
共同ディスカッションやバーチャルミーティングのためのスペースはありません。
プロジェクト管理ソフトウェアには、単にタスクを追跡してファイルを保存するだけではありません。
仮想チームを運営している場合、定期的な会議は困難な場合があります。そうは言っても、明確なコミュニケーションがなければ、プロジェクト全体がバラバラになる可能性があります。毎週のプロジェクトステータスチェックインセッションを開催するには、曜日と時間を選択します（月曜日の午前10時、木曜日の午後2時）。
さまざまなタイムゾーンに住んでいるチームメンバーには十分注意してください。正午の会議は一般的にみんなが「参加」するのが最も簡単です。特定の日時を事前に一貫してスケジュール設定しておくと、全員が同じページに表示され、プロジェクトは進められます。
レッドフラッグ5号
たくさんの鐘と笛、それでも十分なコア機能はありません。
プロジェクト管理プラットフォームを選択する際には、最も優れた機能を備えたプラットフォームを選択するのが魅力的です。
コア機能がこれらの鐘と笛を確実にバックアップするようにしてください。 GmailおよびDropBoxとの完全統合、電子メールからプロジェクトタスクへのワンクリック変換、または共有ワークスペース内でのインスタントメッセージングのいずれでも、仮想チームに適した機能を選択できます。
Wrike、Zoho Projects、Clarizenは、同様の機能を提供するプロジェクトコラボレーションのための3つの一般的なWebベースのオプションです。単一のプラットフォームにコミットする前に、それらをテストドライブに持って行き、どちらがニーズに最も適しているかを判断してください。
ボトムライン
完成したプロジェクトは、純粋な意志力によって実現することはできません。仕事をやり遂げることができない高価なプロジェクト管理プラットフォームにあまりにも多くのお金を使うことはあなたの会社の収益を傷つけるだけでなく、生産性を遅くし、そして締め切りを引き出します。
タスクの管理、概要の確認、ファイルの保存、チームメンバーの概要の確認、および同じ場所からの簡単な仮想会議/インスタントメッセージングの提供を行うプロジェクト管理プラットフォームで、元の状態に戻りましょう。
Shutterstockによる包帯創傷写真
