オフィスマネージャーの最優先の目標は、非営利事業でも営利事業でも、会社の管理機能が組織の目標を確実に推進することです。オフィスマネージャーとしてのあなたの責任には、オフィス運営の監督、会社の方針の設計と実施、給与の準備、会社と顧客の記録の維持、そしてスタッフの管理が含まれます。また、電子的および紙のファイリングシステムを整理し、在庫を監視し、年間予算を維持するのに役立つことも期待されます。事務室長は、上層部に報告し、事務室のニーズと懸念を知らせます。
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あなたの主な目標の1つは、事務職員と管理職員が彼らの仕事の責任についていくのを確実にすることです。記録管理、ファイリング、金融取引、在庫管理、顧客対応など、日常の管理業務を監督するのはあなたの仕事です。全員が会社の目標、方針、予算に関して同じページにいることを確認するために、すべての部門の従業員とコミュニケーションをとる必要があります。また、会社の発表、ポリシーの変更、スタッフ会議、セキュリティ対策の変更、および今後のオフィスのメンテナンスや修理についても、従業員に通知します。
オフィス運営
あなたはまた、オフィス運営が円滑に行われるようにする責任があります。訪問者に挨拶し、渋滞している作業スペースを排除するために適切な事務所または会議室に案内します。家主、公益事業会社、電話サービス、インターネットプロバイダと連絡を取り、すべての情報システムが正しく機能していることを確認します。あなたは事務用品が常に従業員に利用可能であることを保証するために在庫を管理しなければなりません。あなたはオフィス機器を調べて、そしてオフィスコンピュータの上で軽いメンテナンスを実行するかもしれないので、それらは効果的に作動します。主な目標は、管理上の問題をトラブルシューティングすることです。これにより、従業員は自分の作業を迅速に実行できます。
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苗木によってあなたにもたらされた苗木によってあなたにもたらされた資金管理
オフィスマネージャーとしてのあなたの主な目的は、会社がその予算上の制約の範囲内に留まることを確実にするために資金管理に勝ることです。予算の提案が満たされていることを確認するために部門リーダーと相談しなければなりません。各部署の消耗品、契約、および備品の予想コストを概説する財務ワークシートを作成できます。上級管理職が信頼できる財務上の決定を下せるように、事務所の経費やその他の運用経費を賄うために必要な、年間財務予算を準備します。
施設メンテナンス
また、施設が安全、安全、清潔で手入れの行き届いたものであることを確実にするために施設に注意を向けることが期待されます。あなたは事務所が市が承認した消火計画、十分な消火器そして応急処置キットを持っていることを確認しなければなりません。オフィスワークスペースに健康上のリスク、環境への懸念、またはセキュリティの問題がないことを従業員に保証するのはあなたの責任です。また、機械的および電気的システムやコンピュータなどの故障した機器の修理をスケジュールし、作業領域を消毒するために専門の洗剤を雇う必要があります。火災避難計画、州発行の職場文書および会社の方針を事務所全体の目に見える場所に掲示して、従業員が緊急時の手順や重要な規制について常に情報を得られるようにします。
