メモ（メモの略）は、文字とほとんど同じです。両者の主な違いは、文字は組織外の人々に情報を伝えるのに対し、メモは一般に内側の人々に書かれるということです。文字とメモのもう一つの違いはフォーマットです。手紙は挨拶文（ "Dear Madam"）と終わり（ "Sincerely"）を使います。メモは違います。メモは常に件名を含みます。メモは誰が読むかに応じて、正式または非公式にすることができます。
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メモに必要なポイントをリストし、それらのポイントをサポートするのに必要な情報を書き留めます。トピックをコンテキストにするために必要な背景情報を含めます。
情報を注文するトピックが複雑、不快、または物議を醸している場合は、おそらく背景の文脈が最初になるはずです。そうでなければ、主なアイデアから始めます。
あなたがサポートや主な情報を忘れていないことを確認してください。
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苗木によってあなたにもたらされた苗木によってあなたにもたらされたメモを書くときに参考になる補助文書を集めてください。
メモをフォーマットする
あなたの会社が社内メモ用の優先フォーマットを持っているかどうかを確認してください。覚書フォームを印刷した会社もあります。使用可能な場合は、優先フォーマットまたは事前印刷フォーマットを使用してください。
上部と下部の両方に少なくとも1 1/2インチのスペースと両側に1インチのスペースを残して、余白を設定します。メモの内容はページの中央に配置する必要があります。メモが非常に短い場合は、上下の余白を増やす必要があります。
ワープロ文書のスタイルをブロック形式に設定します。左揃え、シングルスペース、段落間にスペースを入れます。
見出しを作成
メモを開始する見出しの構成要素を入力します。1行に1つの構成要素。各コンポーネントの後にはコロンを付ける必要があります。たとえば、次のようになります。Date：To：From：Subject：
タイトルスタイルを使用して主題情報を記入してください。つまり、題名の先頭または末尾を除き、冠詞、前置詞、および4文字未満の接続詞を除いて、主題の単語はすべて大文字にする必要があります。主題を具体的にしてください。
"Date"、 "To"、および "From"の各行に、それぞれの最初の単語を件名の最初の単語に合わせて入力します。たとえば、2020年7月4日のように、日付はつづりを付けた月で書く必要があります。 "To"と "From"の行にはフルネームを使用してください。
メモが1ページ以上続く場合は、2ページ目以降に見出しを作成します。メモが複数の受信者宛てのものである場合は、件名の短い形式、スペース1つを使用して日付を入れ、さらにスペース1つを入れてページ番号を入れます。一人の場合は、読者の名前、ページ番号、および日付を1行にリストし、名前を右寄せ、番号を中央揃え、日付を左寄せにして別のフォームを使用することができます。
ボディを書く
読者が文脈のためにそれを必要とするならば、紹介パラグラフを書きなさい。この段落は歴史を与え、メモで扱われるべき問題を述べ、そして/またはトピックについての以前のコミュニケーションについて読者の記憶をリフレッシュします。
メモの主な考えを述べなさい。あなたが序文の段落を書かなかった場合、これが最初の行になります。ここであなたは方針、解決策、決断、勧告、発見または出来事を発表します。紹介がなかった場合は、例えば「私たちが議論したように」または「食堂は長い列を経験しているので」などの簡単な文脈を提供してください。
読者がトピックを理解するために必要な情報を説明、サポート、または完全に伝えるために必要な情報を提供します。
最後の仕上げ
見出しに記載されている人以外の人にメモのコピーを送信する場合は、一番下に「cc：」などの表記を付けます。
メモを編集します。つづりと文法が正しいこと、アイデアが開発されていること、読者があなたが言う必要があることを理解することを確認してください。
メモをプリントアウトして初期化します。組織によっては、ヘッダーの "From"行の隣にイニシャルを書くことを望んでいます。他の人は一番下にイニシャルを望んでいます。会社の方針を確認してください。
先端
上司や部下、何人かの人々、あるいは物議をかもしている、あるいは歓迎されていないトピックについて他の人に知らせるためにメモを書くかどうかにかかわらず、トーンはビジネス的で正式なものにしてください。メモを簡潔、明瞭かつ読みやすいものにしてください。
警告
書くとき、メモはもはや一時的なコミュニケーションではなかったことを覚えておいてください。内容はおそらく無期限に残るでしょう、会社の活動と歴史の記録としてファイルに保存されます。だから永続性を念頭に置いて書いてください。
