ほとんどの中小企業の所有者にとって最もストレスの多い時の1つは、支払いが顧客から入ってこないためにキャッシュフローが厳しくなるときです。必ずしもあなたのビジネスが順調に進んでいるわけではないので、あなたの顧客はタイムリーに支払っていないので。
このガイドの請求書発行と支払いについては、顧客への請求書発行のベストプラクティスを共有したいと思います。さらに、キャッシュフローを心配する必要がないように、期限内に（またはできるだけ近いところで）支払いを受けるようにする方法を共有したいと考えています。
$config[code] not found請求書発行ソフトウェアを使用する
Hiveageのような請求書発行ソフトウェアを使用すると、ビジネスにいくつかの利点があります。まず第一に、それはあなたの会計プロセスが専門的かつ組織的であることをあなたの顧客に示しています。彼らはまた、彼らが亀裂をすり抜けて支払いを逃すことができないことを知っているでしょう。
最終的には、特定の顧客に提供される特別なプロモーション、顧客が支払う頻度の速さ、遅さ、請求書の期限切れなどを簡単に追跡できます。
また、顧客が請求履歴と支払い履歴に関心がある場合に役立つ詳細なレポートを作成することもできます。顧客が請求された金額に関連して受け取った製品またはサービスの金額に抗議するときにこれらのレポートを実行することもできます。
最初に請求書の詳細について話し合う
新しい顧客と仕事をするときは、請求の詳細をできるだけ早く確認することをお勧めします。購入注文番号などの1つのものが欠落しているという理由だけで、一部の顧客は請求書の支払いに失速します。請求書発行の将来を確実に成功させるために、最初から確立する必要があるのはこのためです。
あなたの顧客は共同作業の開始時にあなたのW-9を必要としますか？あなたの顧客は、各請求書に特定のプロジェクト名やPO番号が欲しいですか？あなたの顧客は複数の勤務先住所を持ち、適切なルーティングのために請求書に特定の住所が必要ですか。支払いを遅らせる正当な言い訳がないように、これらのことを見つけてください。
ほとんどの顧客は、Eメールでオンラインで請求されることで問題ありません。しかし、そのハードコピーをメールに入れたいという人もいます。それに応じてあなたの請求書を送ってください。
請求書発行に関しては、顧客によってルールが異なります。請求書の中には、承認のために会社の所有者に送付する必要があるものもあります。他の人たちはあなたが働いているプロジェクトマネージャへのCCでの会計に行かなければならないので彼らは彼らのOKを会計に送ることができます。
場合によっては、請求書を承認のためにPDFとして1人に送信する必要がある顧客がいます。それからそれは承認のために他の人に送られなければなりません。最後に、それは外部の会計部門に電子的に送られなければなりません。
そのプロセスが顧客のためのものであることを見つけ、それに従ってそれに従ってください。
用語を明確に定義する
驚くべきことに、支払い条件を指定しない人もいます。請求書の受領時にデフォルトをそのまま使用します。支払い条件が領収書の期日でない場合は、それに応じて請求書でそれらを変更する必要があります。それ以外の場合は、支払い条件がデフォルト設定から変更されていないとみなされ、自分で支払い条件を設定します。
支払い条件といえば、仕事をする前や製品を送る前に確実に支払いを受けるための1つの方法は、前払いのための割引を提供することです。あなたの顧客は少し節約するチャンスを愛するでしょう、そしてあなたはあなたが固まることを心配する必要はないという事実をあなたは愛するでしょう。
請求書発行時期を明確に定義する
通常、月末、月初、月中、週ごと、隔週ごと、またはプロジェクトの終了時に請求書を発行することを顧客に事前に知らせてください。そのようにして、彼らはいつ彼らがあなたの請求書を受け取ることを期待することができて、そしてうまくいけばそれを探していることができるかを知っています。
複数の支払い方法を提供する
顧客の90％がPayPalを使用したりオンラインで支払いをしたからといって、他の10％がそうするわけではありません。あなたの顧客がクレジットカードまたは小切手で支払うことを可能にすることによって、あなたはあなたのほとんどの顧客の支払いの障壁のほとんどを取り除くことができるでしょう。
あなたの顧客が彼らが望む方法で支払うことができることを確実にするために、請求書にあなたの郵送先住所を含めて、彼らがPayPalの外でオンラインで支払うために追加の支払いオプションを可能にする。
PayPalに代わる優れたクレジットカード処理には、Stripe、Braintree、およびAuthorizeがあります。 3つすべての取引で2.9％+ 0.30ドルの同様の価格設定があります。追加料金には以下が含まれます。
- Braintreeはそれらを通して処理された最初の50kの取引手数料を請求しません。彼らは国際通貨取引のために追加の1％を請求します。
- BraintreeとStripeは15ドルのチャージバック料金を請求します。
- 国際通貨取引の場合、Stripeはさらに2％を請求します。
- 認証には、49ドルのセットアップ料金、25ドルの月額ゲートウェイ料金、1.5％の国際取引評価手数料、および25ドルのチャージバック料金が請求されます。
それで、あなたはどのように選びますか？ここにあなたのビジネスについて尋ねるべきいくつかの質問があります。
- あなたは電話で、またはあなたのモバイル機器で直接支払いを受け付けますか？
- 標準のクレジットカード支払い（Visa、Mastercard、Discover、AMEXなど）のみを受け入れますか？それとも、Apple Pay、Bitcoin、またはVenmoなどの新しい支払い方法を受け入れますか？
- 定期購読料が必要ですか。支払いオプションを分割しますか？
- 世界中にPayPalを使用できない国に顧客がありますか。
これらの質問に対する回答が得られたら、ペイメントプロセッサの機能とニーズを一致させて、どちらがビジネスに適しているかを判断することができます。
また、PayPalに対して何かをしているためにPayPalで支払いをしていない顧客がいる場合、BraintreeはPayPalによって取得されているため、Braintreeも気に入らない可能性があります。
請求書を送ったことを確認する
あなたはあなたがあなたの請求書発行ソフトウェアに頼ることができることを知っています。だからあなたはあなたのソフトウェアを信じていないという理由で必ずしもこれをしているのではなく、あなたがあなたの請求書を送ったことをその最初の思い出させるためにもっと。
初めて得意先に請求書を送った後、請求書を受け取ることになっている人、および請求書を送ったばかりの人にコピーする必要がある人に電子メールを送ります。それはあなたのプロジェクトの更新に伴う簡単な言及として含めることができます。
あなたは通常初めての顧客や支払いが日常的に遅れている顧客に対してのみこれを行う必要があります。初めてのお客様の場合は、請求書の詳細が正しいことを確認できます。
優しい通知を送る
誰もが時間通りに100％を支払うわけではありません。合法的に非常に忙しくなり、意図せずに請求書を忘れてしまう人もいます。初めに、あなたはあなたの請求書が誤って忘れられていると仮定し、それに応じてあなたのリマインダーを組み立てます。
請求書を再送するときに、請求書のリマインダーにアプローチするためのいくつかの優れた方法は、特別な状況のためのいくつかの表現を含めて、以下のとおりです。
- 請求書をまだ表示していないことに気付きました。万が一それがうまくいかなかったなら、私はそれを再送します。 PDFで別のEメールにコピーを添付することもできます。最近では、電子メールのスパムフィルタについて知らないことがあります。
- 私はあなたが最近新しいプロジェクトの立ち上げに忙しかったことを知っています。万が一それがあなたの受信箱に埋められたのであれば、先月の仕事に対する私の請求書です。
- 私はあなたが良い旅をしたことを願っています！私はあなたがたぶんやることに追いつくことがたくさんあるのを知っています、それで私はそれが30日経って以来リストのトップにあることを確かめたかったです。
- これは先月からの私の請求書についてのちょうど友好的なリマインダーです。時間は飛ぶが、それは30日経っているので、私はあなたに知らせると思いました。
ほとんどの場合、これで問題が解決し、返事を受け取ることができます - そして支払いをすることができます。一人の人から返事がない場合は、いつでも他の人に優しい通知を送ることができます。あなたの請求書について返事がなかったこと、そしてそれが彼らに確実に届いたことを確認したいことをその人に知らせます。
パーソナライズされたリマインダーを持っていなければ、それも大丈夫です。代わりに自動リマインダーを送信することを選択できます。
あなたの足を置く
上記の注意が気付かれないままになった場合は、もう少し積極的になる必要があります。請求書が期限を大幅に過ぎてしまった場合、これは特に重要です。この道を進む前に考慮すべき点がいくつかあります。
- この会社を顧客として維持しますか？あなたがそうするならば、遅い支払いに同情することはあなたに彼らの将来の忠誠心を得るかもしれません。
- 未払いのため配送やサービスを停止できますか？繰り返しますが、この選択は、この会社を顧客のままにしたいかどうかにかかっています。
これらの答えを念頭に置いて、それに応じて行動します。デジタルでも郵便でも、請求書を再送信することから始めます。あなたの顧客に電話して、物事が難しいかもしれないことをあなたが理解していることを彼らに知らせなさい、しかしあなたは合意されたサービスを完了するか、または製品成果物を送りました。したがって、現在の支払いはすぐに支払われます。
はい、これは不快かもしれません。しかしそれはまたビジネスです。あなたの顧客が支払いを遅らせているのはあなただけではないのかもしれないので、この問題を強いているのはあなただけではないでしょう。しかし、あなたが彼らに圧力をかけている唯一の人であるならば、あなたは多分最初に支払われるでしょう。または少なくとも最初に必要な公共料金、家賃、および他の手形が支払われた後。
この問題を継続して続けることは、あなたとあなたの顧客の両方にとってイライラすることがありますが、それは報酬を得る上で重要になることがあります。一部の中小企業の所有者は、請求書が期限を迎えた後2年ほどで支払われていると報告しています。遅刻は決して良いことではありませんが、それは絶対に勝るものではありません。
Shutterstockによる請求書イメージ
もっとで：人気の記事9コメント▼
