ペーパーレスの職場を生み出すことは、企業が経費を節約してより少ない費用を費やすのに役立つだけでなく、それらをより環境に優しいものにする道へと導きます。書類の山が溢れるファイルキャビネットをペーパーレスシステムと交換することを考えているが、どこから始めればよいかわからない場合は、次の10ステップを見てペーパーレスにしてください。
職場でのペーパーレス化
デジタルでファイルを共有する
大量のドキュメントを印刷するのにプリンタを使用する代わりに、Googleドキュメントなどのデジタル方式を使用してファイルを同僚と共有します。さらに、Gmailを介したこの無料サービスは継続的に節約されるため、コピー機とは異なり、作業ファイルが失われることはありません。
$config[code] not foundProgresslyの共同創設者で最高経営責任者（CEO）のNick Canditoは、Small Business Trendsに、ペーパーレス化がビジネスに役立ついくつかの重要な方法について語った。 「遵守」とデジタル化がどのように作業慣行を向上させるかといえば、Candito氏は述べた。
デジタル化がコラボレーションを向上させることに疑いの余地はありません。必要なときにだれでもが必要不可欠なドキュメントにアクセスし、適切な人のために適切な情報を一貫して収集できるようになれば、社内の通信エンジンの輪が広がります。」
クラウドにファイルを保存する
あらゆる規模の企業が事務処理に依存しており、すぐに大量のストレージ要件になります。重要な書類をファイリングキャビネットに詰め込むのではなく、Dropboxなどのクラウドベースのシステムに保存するのが便利です。これらのペーパーレスデジタルシステムは、重要な書類を安全に保管するのに役立つことは言うまでもありませんが、オフィス内のスペースを大幅に節約します。
スキャンとFAX
文書のスキャンとファックス送信には紙の使用が必要です。ドキュメントをスキャンするために携帯電話のスキャナアプリを使用して、ビジネスをペーパーレスにします。保存された文書はPDFに変換され、電子メールで同僚と共有されます。
デジタルコミュニケーションを奨励する
請求書や給与明細書の郵送などの以前の紙ベースのコミュニケーション方法が、電子メールやインスタントメッセージなどのデジタル方法に置き換えられるというデジタルコミュニケーションの文化を採用するように、従業員に奨励してください。
紙ベースのメッセージではなくデジタル通信に頼ることで、ビジネス時間を節約できます。 Candito氏は、紙のワークフローの代わりにデジタルを使用することで、経営陣は「ビジネスと主要なコラボレーションをリアルタイムで監視し、ボトルネックを分析してそれらを改善し、結果を改善する」ことを視野に入れています。
デジタルワンのための紙幣とステートメントの交換
エネルギー請求書、銀行取引明細書、請負業者の請求書など、すべての企業が請求書と明細書を作成します。あなたの請求書がまだ紙の形で作成されている場合は、単にそれらをデジタルで送るように依頼してください。一般的に言って、銀行や他の組織の同類は、印刷と郵送の費用を節約するので、デジタル明細書と郵便を送ることを好む。
デジタル名刺を生成する
名刺は、不可欠ではありますが、相当量の木を紛らわしい紙を必要とします。たくさんの名刺で財布を一杯にする代わりに、名刺をデジタル化します。 Pearl ScanやCamCardなど、名刺をスキャンしてデジタル文書に変換するソフトウェアやアプリは数多くあります。
電子署名を使用する
私たちの署名でさえも電子的に署名することができます。文書を印刷して物理的にペンで署名して受信者に送信する代わりに、署名に電子署名を付けることができるため、時間と費用のかかる書類を作成する必要はありません。 Abode Readerは、何も印刷せずに文書に署名するために使用できます。
このようなデジタル方式は、企業のセキュリティを向上させるのに役立ちます。 Candito氏は、次のように述べています。「デジタル化されたプロセスでは、適切な人だけが特定のドキュメントやシステムにアクセスできるように、ガバナンスとアクセス制御を特定します。」
既存の書類の選別と並べ替え
ペーパーレスオフィスを成功させるには、過去20年間または30年間オフィスに座っていた可能性のある既存の書類の一部を「間引く」必要があります。朝、またはそれ以上の時間をかけて、古い書類をふるいにかけ、何を流すことができるかを判断します。オフィスから余分な事務処理を排除すると、信じられないほど満足のいくだけでなく、より多くのスペースを作成します！
会議をペーパーレスにする
会議で紙の配布資料を配るのではなく、共有したい情報を1つのビジュアルソースから伝えるプロジェクタとテクノロジを利用します。
よりデジタルに精通するようにスタッフを訓練する
ペーパーレスビジネスにはデジタルのノウハウが必要です。電子メールで文書を送信するなどの作業からファイルを保存するためのクラウドベースのシステムの使用まで、あなたの従業員がデジタルの洞察力を欠いている場合、それらを訓練するために時間とお金を投資することは、やりがいがあり非常に貴重な長期投資になるでしょう。
Candito氏によると、紙を使わないことはパフォーマンスと企業の収益を最適化するのに役立ちます。
「最終的には、ペーパーレスに移行するために狙っているのは、カスタマーエクスペリエンスの向上、したがって収益の向上です。
Shutterstockで紙の写真を投げる
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